O segredo profissional não admite graduações: ou se cumpre, ou se viola. O que mudou nos últimos dois anos foi a facilidade com que se viola sem intenção e sem rasto, bastando colar a minuta de um contrato numa janela de conversa para obter um resumo em três linhas. Num escritório de dez pessoas não há comité de inovação nem departamento informático que acompanhe esse gesto. Há, quase sempre, uma regra dita numa reunião de sócios que ninguém registou e que ninguém consegue provar.
Em Portugal, o problema chama-se segredo profissional
O art.º 92.º do Estatuto da Ordem dos Advogados cobre tudo aquilo de que o advogado toma conhecimento no exercício da profissão, estende-se aos colaboradores do escritório e não se extingue com o fim do mandato. A sua violação é disciplinar perante a Ordem dos Advogados e criminalmente punível nos termos do art.º 195.º do Código Penal. Nada disto é delegável: o contrato que um fornecedor de modelos de linguagem propõe pode repartir papéis de tratamento, mas não transfere o sigilo profissional nem o dilui.
O RGPD e a Lei n.º 58/2019 acrescentam uma exigência de outra natureza: o art.º 5.º, n.º 2 impõe ao responsável pelo tratamento que esteja em condições de demonstrar o cumprimento dos princípios, e o responsável é o escritório. Daí que as duas perguntas da CNPD sejam, no fundo, a mesma por duas vias: com que fundamento jurídico trataram estes dados, e o que têm para o provar.
Vale a pena recordar a primeira coima aplicada em Portugal ao abrigo do RGPD. Em 2018, a CNPD sancionou o Centro Hospitalar Barreiro-Montijo em 400 000 €, por existirem 985 contas com acesso a processos clínicos numa instituição com 296 médicos. O que falhou não foi a inexistência de uma regra de acesso. Falhou o controlo, e falhou a prova dele.
A regra sem rasto
Chamemos-lhe a regra sem rasto: a distância entre a regra que o escritório diz ter e a prova de que foi cumprida. A primeira metade existe em quase todos os escritórios, mesmo quando nunca passou de uma indicação dada de passagem. A segunda quase nunca existe, e é a única que conta numa inspeção.
A decisão de usar já foi tomada, documento a documento, por quem tinha um prazo. A de como usar continua por tomar, e é esse o desfasamento que os números norte-americanos medem bem.
Há um segundo dado mais incómodo. Cerca de 60 % dos grandes escritórios declaram crescimento de receitas associado à IA, contra menos de um terço dos pequenos e dos advogados em prática isolada. O trabalho acelerou, a forma de faturar não mudou: a eficiência foi para o cliente e o risco ficou no escritório. O Clio observa ainda que os escritórios pequenos recorrem sobretudo a assistentes de consumo, e não a ferramentas jurídicas: o processo do cliente entra numa plataforma pública para que o trabalho saia a horas, e é aí que a palavra «seguro» precisa de ser definida antes de ser usada.
Proibir é a política que não sobrevive a uma sexta-feira à tarde
A reação instintiva de muitos sócios é a proibição: nenhum dado de cliente em qualquer ferramenta de IA. Tem a vantagem de ser curta e o defeito de ser inverificável. Uma proibição que torna o trabalho mais lento não elimina a utilização, empurra-a para o telemóvel pessoal e para a conta particular, onde não fica registo algum: mantém-se o uso e desaparece a prova.
Por isso a saída está em inverter a ordem dos incentivos. O percurso protegido tem de ser o percurso mais rápido e tem de deixar rasto por si. Se preparar um ficheiro para enviar a um modelo demorar meio minuto e produzir, no mesmo gesto, a entrada no registo, ninguém tem de ser convencido a cumprir a política: cumpri-la é a maneira mais cómoda de trabalhar.
O que o percurso protegido faz, em concreto
O promptShield trabalha sobre ficheiros, e não sobre texto colado: quinze formatos entram na Biblioteca tal como estão, de PDF a documentos Word, folhas de cálculo, apresentações e imagens, e na aplicação de secretária há também um botão para carregar uma pasta, que percorre um nível. É aqui que as ferramentas que esperam receber uma cadeia de texto falham quem tem um ficheiro nas mãos. O reconhecimento de texto das digitalizações não pede passo algum: dispara quando o ficheiro é aberto, nas páginas sem camada de texto utilizável e nas imagens.
A deteção corre em quatro camadas, independentes entre si, que uma única passagem de Detetar percorre por inteiro. Padrões trata os valores com forma própria: NIF, número de Cartão de Cidadão, NISS, IBAN. Expressões cobre o vocabulário de cada processo, como a referência interna de um dossiê. Reconhecimento de entidades trata o que não tem forma fixa: nomes, entidades patronais, moradas. A Análise profunda, opcional, fica para os casos limite.
Feita a deteção, há duas decisões possíveis para cada valor encontrado. Ocultar elimina o texto de forma permanente, e é o que se usa em tudo o que sai do escritório. Codificar substitui o valor por um código curto e reversível, cuja correspondência fica guardada no Registo de códigos, na máquina de quem trabalha.
O alcance desse código merece uma frase exata. Dentro de uma mesma pasta, o mesmo valor recebe sempre o mesmo código, em cada ficheiro e em cada passagem: com o contrato de arrendamento e a correspondência na mesma pasta, o modelo percebe que a parte de um é a parte do outro, e o conjunto codificado continua a ler-se como um processo. Entre pastas distintas não há essa continuidade. O mesmo valor recebe códigos diferentes, de propósito, e o gerador força a divergência para impedir colisões. Só um código fixado à mão nas Definições vale em qualquer lugar, pelo que a pasta é a unidade a fazer coincidir com o processo. A razão pela qual um valor tem de conservar o seu código é uma exigência de método.
A Descodificação aceita um ficheiro ou texto colado e repõe os valores reais a partir do registo, na máquina. Esse registo é local e não está encriptado, por uma razão que convém dizer: quem lhe consegue aceder já tem, no mesmo disco, os documentos originais sem proteção alguma.
Por predefinição, um ficheiro protegido não se descarrega antes de alguém ter verificado os resultados, e premir Descarregar antes disso explica o que está pendente e abre caminho para a janela de Rever. A verificação pode ser desligada nas Definições, e desligá-la é uma decisão a tomar com os olhos abertos: é essa fricção que transforma uma deteção automática num ato profissional assumido por quem assina.
A prova que ninguém tem de redigir
É aqui que a regra sem rasto se fecha. O painel do navegador atribui uma licença a um endereço de correio eletrónico e etiqueta licenças por equipa, tipo de processo ou centro de custo, para que uma exportação se reconcilie com a forma como o escritório fatura. Revogar uma licença termina o direito de utilização dessa pessoa, e o equipamento deixa de estar licenciado na validação seguinte com ligação à rede: não é um desligamento imediato à distância. Num plano pago, cada licença inclui dois lugares pessoais, para que quem tem um computador fixo e um portátil não pague duas vezes.
O Monitor de conformidade apresenta cada posto com os documentos exportados, as páginas processadas, os valores detetados, codificados e ocultados, e a data da última atividade. Totaliza os postos conformes face às falhas de política, segundo um limiar definido pelo titular da conta, e exporta um relatório. Com o Registo de auditoria ao lado, é isto que se junta a uma resposta à CNPD ou ao questionário de um cliente: um histórico verificável, com datas.
O Registo de auditoria e o Monitor de conformidade pertencem ao titular da conta, e quem detém uma licença não consegue abrir nenhum dos dois. Aos colaboradores chega uma aplicação que protege documentos, e não uma consola para se observarem uns aos outros.
Há um limite que convém dizer antes de qualquer demonstração, e que é mais relevante do que aquilo que o Monitor promete: reflete apenas a atividade que passou pelo promptShield. Não sabe, e não pode saber, se alguém tratou um documento sensível fora da ferramenta, no telemóvel pessoal ou numa conta particular. Uma máquina ativada sem ligação à rede é sinalizada justamente por esse motivo: porque a sua atividade não é verificável. Um relatório que se apresentasse como retrato integral do comportamento da equipa prometeria o que nenhum programa instalado em postos de trabalho consegue entregar.
Perguntas que um sócio faz antes de assinar
Posso usar o ChatGPT com dados de clientes sem violar o sigilo profissional?
Com o documento tal como está, não. Colar o texto de uma minuta, de um parecer ou de uma troca de correspondência numa ferramenta de consumo é uma comunicação a terceiro de factos cobertos pelo art.º 92.º do Estatuto, e o consentimento do cliente não resolve a questão com a ligeireza que às vezes se supõe. Retirados ou substituídos por códigos, antes de o texto sair da máquina, os dados pessoais e os elementos que identificam as partes, a conversa é outra: o que chega ao modelo já não identifica ninguém. É nessa diferença que mora a fronteira.
Um escritório de dez pessoas precisa de uma política de IA por escrito?
Precisa, por uma razão mais prática do que a conformidade formal. A política escrita é o único documento que, perante a Ordem ou perante a CNPD, fixa o que era exigido a cada pessoa numa data concreta. Sem ela, qualquer incidente é avaliado contra um padrão reconstruído depois do facto, e a reconstrução raramente favorece o escritório. Com ela, e com um registo que mostre que foi seguida, a discussão passa a ser sobre um desvio individual. Redigi-la é a metade fácil: os 9 % medidos nos Estados Unidos dizem respeito a políticas aplicadas.
O que deve constar na política de IA de um escritório?
Cinco pontos bastam e cabem numa página. Primeiro, que categorias de informação nunca saem em claro, nomeadas como aparecem nos documentos: nome, morada, NIF, número de Cartão de Cidadão, NISS, IBAN. Segundo, qual é o percurso autorizado para pedir ajuda a um modelo, em passos e com o nome do programa, porque uma instrução sem percurso é uma recomendação. Terceiro, quem verifica o resultado antes de o ficheiro seguir. Quarto, o que fica registado e durante quanto tempo. Quinto, o que acontece quando alguém se desvia, porque uma política sem consequência prevista vale como intenção.
Os documentos saem do escritório?
Na configuração que vem de origem, não saem. A deteção, o reconhecimento de texto das digitalizações e a ocultação correm na máquina onde o ficheiro já se encontra, e o Registo de códigos fica nessa mesma máquina. A exceção a conhecer é a Análise profunda: usa por norma um modelo local, mas admite um modo de API remota apontado a um serviço de terceiros, e nesse modo o texto das páginas é enviado. Quem o ligar regressa ao problema de partida, e deve dizê-lo na política. Quanto aos nossos servidores, a regra não tem exceção: chegam a validação da licença e contagens de atividade. Conteúdo, nunca.
Que plano serve um escritório de dez pessoas?
O plano Basic é a aplicação de secretária sem camada de gestão: protege documentos e serve bem quem trabalha sozinho. O plano Pro acrescenta o painel de licenças, o Registo de auditoria e o Monitor de conformidade, ou seja, a metade que produz prova. Num escritório de dez pessoas, quem responde perante a Ordem dos Advogados e perante a CNPD é o sócio, e é essa a metade que lhe serve. Num plano pago, cada licença inclui dois lugares pessoais, pelo que o portátil levado para a audiência não consome uma segunda.
Fica a prova, ou fica a palavra
A adoção da IA já não é uma decisão à espera de ser tomada em reunião de sócios: foi tomada em silêncio, por quem tinha um prazo e uma minuta em cima da mesa. O que continua em aberto é se existirá, dentro de dois anos, forma de o mostrar. Uma política afixada no servidor interno responde pela intenção; um registo de atividade responde pelo que sucedeu, e é por esse que perguntam.
O que está em causa não é a tecnologia. É o rasto.