Um escritório pequeno precisa de uma política de IA e da prova de que ela é seguida. Basta colar uma minuta numa janela de conversa para ter um resumo em três linhas. O sigilo profissional pode ser violado assim, sem intenção e sem rastro. Num escritório de dez pessoas, a regra costuma ser uma frase dita numa reunião de sócios, que ninguém registrou.
O que a lei brasileira exige
O art. 34, VII da Lei nº 8.906/1994, o Estatuto da Advocacia, faz do sigilo profissional um dever do advogado. O Código de Ética e Disciplina da OAB o estende aos colaboradores, e ele não termina com o mandato. Violar o sigilo é infração disciplinar perante a OAB e crime pelo art. 154 do Código Penal.
Esse dever não se delega: o contrato de um fornecedor de IA pode dividir papéis de tratamento, mas não transfere o sigilo. A LGPD acrescenta outra exigência: pelo art. 6º, X, o controlador, aqui o escritório, precisa demonstrar medidas eficazes. Desde a Emenda Constitucional nº 115/2022, a proteção de dados pessoais é direito fundamental expresso.
A ANPD quer saber com que base legal os dados foram tratados. O art. 6º, X não exige só uma regra. Exige prova de que ela era seguida.
A distância entre a regra e a prova
Quase todo escritório diz ter uma regra sobre IA, mesmo que seja só um comentário de passagem. Quase nenhum tem prova de que ela foi cumprida, e numa fiscalização só a prova conta. Quem tinha prazo já decidiu usar, documento por documento. Como usar, ninguém decidiu ainda.
Segundo o Clio, cerca de 60% dos grandes escritórios relatam aumento de receita com IA, contra menos de um terço dos pequenos. O trabalho ficou mais rápido e a cobrança não mudou. A eficiência foi para o cliente e o risco ficou com o escritório.
O Clio observa ainda que os pequenos usam sobretudo assistentes gratuitos de uso geral, mais do que ferramentas jurídicas. O processo do cliente entra numa plataforma pública para o trabalho sair no prazo. Por isso a palavra “seguro” precisa ser definida antes de ser usada.
Por que proibir não resolve
Muitos sócios reagem com uma proibição. É fácil de escrever, mas ninguém consegue verificá-la. Se atrasa o trabalho, ela empurra o uso para o celular pessoal e a conta particular, onde não fica registro.
O caminho protegido precisa ser o mais rápido e registrar o uso automaticamente. Se preparar um arquivo leva meio minuto e já gera o registro, cumprir a política vira o jeito mais cômodo de trabalhar.
O que o caminho protegido faz
O promptShield recebe arquivos inteiros na Biblioteca: PDF, Word, Excel, PowerPoint, texto simples e imagens. As ferramentas feitas para texto colado falham com quem tem um arquivo. O texto das digitalizações é reconhecido ao abrir o arquivo, sem passo extra.
A detecção tem quatro camadas independentes, e um clique em Detectar aciona todas. A camada Padrões trata valores de formato fixo, como CPF, CNPJ, CEP e dados bancários. A camada Expressões cobre o vocabulário próprio de cada processo. Reconhecimento de entidades acha nomes, empregadores e endereços, e a Análise profunda, opcional, cuida dos casos difíceis.
Para cada valor há duas opções. Ocultar remove o texto de vez e serve para tudo o que sai do escritório. Codificar troca o valor por um código curto e reversível, guardado no Registro de códigos, na máquina de quem trabalha.
Dentro de uma mesma pasta, o mesmo valor recebe sempre o mesmo código. Assim o modelo entende que a parte do contrato é a mesma da correspondência.
Em outra pasta, o valor recebe outro código, de propósito, e só um código fixado à mão nas Configurações vale em qualquer lugar. Por isso, faça cada pasta corresponder a um processo, como explicamos em por que um valor precisa manter seu código.
Decodificar aceita um arquivo ou texto colado e restaura os valores reais na própria máquina. O registro é local e não é criptografado, de propósito: quem consegue acessá-lo já tem os originais no mesmo disco.
Por padrão, um arquivo protegido só é baixado depois que alguém verifica os resultados. Se você clicar em Baixar antes, o aplicativo mostra o que falta e leva à revisão. A verificação pode ser desligada nas Configurações, mas é ela que torna quem assina responsável pela detecção.
A prova que ninguém precisa redigir
O painel no navegador atribui cada licença a um e-mail. Nele, você marca as licenças por equipe, tipo de processo ou centro de custo, para a exportação bater com o faturamento.
Revogar uma licença encerra o direito de uso, e o computador da pessoa deixa de estar licenciado na próxima validação on-line, não na hora. Num plano pago, cada licença inclui dois dispositivos pessoais.
O Monitor de conformidade mostra, por licença, documentos exportados, páginas processadas, valores detectados, codificados e ocultados e a última atividade. Ele conta as licenças em conformidade e as que têm falhas de política, conforme um limite definido pelo titular. Com o relatório exportado e o Registro de auditoria, o escritório responde à ANPD ou a um cliente com um histórico datado.
Esses dois recursos pertencem ao titular da conta, e quem tem uma licença não abre nenhum deles. A equipe recebe só um aplicativo que protege documentos, sem painel para vigiar os colegas.
O Monitor tem um limite. Ele mostra só a atividade que passou pelo promptShield e não sabe se alguém tratou um documento fora da ferramenta, no celular ou numa conta particular. Uma máquina ativada sem conexão é sinalizada porque sua atividade não pode ser verificada.
Perguntas frequentes
Posso usar o ChatGPT com dados de clientes sem violar o sigilo profissional?
Não com o documento original, porque colar uma minuta numa ferramenta gratuita de uso geral comunica a um terceiro fatos cobertos pelo sigilo. O consentimento do cliente não resolve isso tão facilmente quanto se supõe. Se os dados que identificam as partes forem retirados ou codificados antes de o texto sair da máquina, o modelo não recebe nada que identifique alguém.
Um escritório de dez pessoas precisa de uma política de IA por escrito?
Sim, porque ela mostra à OAB ou à ANPD o que se exigia de cada pessoa em determinada data. Sem ela, um incidente é julgado por um padrão reconstruído depois. Escrever é o mais fácil: os 9% medidos nos Estados Unidos se referem a políticas que são de fato aplicadas.
O que precisa constar na política de IA de um escritório?
Cinco pontos cabem numa página. Primeiro, os dados que nunca saem sem proteção, como nome, CPF, CNPJ e CEP. Depois, o caminho autorizado, com o nome do programa, e quem verifica o resultado. Também o que fica registrado e por quanto tempo. Por fim, o que acontece quando alguém descumpre a regra, porque sem consequência a política é só intenção.
Os documentos saem do escritório?
Na configuração padrão, a detecção, o reconhecimento de texto, a ocultação e o Registro de códigos ficam na máquina onde o arquivo está. A exceção é a Análise profunda, que pode usar um modo de API remota e enviar o texto das páginas a um terceiro. Aos nossos servidores chegam só a validação da licença e contagens de atividade, nunca conteúdo.
Qual plano atende um escritório de dez pessoas?
O plano Basic é o aplicativo de desktop sem a camada de gestão e serve bem a quem trabalha sozinho. O plano Pro acrescenta o painel de licenças, o Registro de auditoria e o Monitor de conformidade, a parte que produz prova. Num escritório de dez pessoas, é o sócio quem responde perante a OAB e a ANPD.
A prova ou a palavra
Uma política no servidor interno mostra a intenção. Um registro de atividade mostra o que aconteceu, e é sobre isso que vão perguntar.