Omkeerbaar afschermen vervangt elke gevonden waarde door een code die de ontvanger niet kan lezen en u wel. De tabel met de koppelingen staat op uw eigen computer, zodat de namen terugkomen zodra het antwoord binnen is.
Zwartlakken of Coderen
Een letselschadedossier gaat naar een medisch deskundige, een klantbestand naar een leverancier die zijn software toetst. De namen moeten eruit en daarna terugkomen. Zwartlakken haalt een waarde onherroepelijk uit het bestand, voor alles wat nooit terug hoeft.
Coderen, ook wel tokenisatie, vervangt de waarde door een code en onthoudt welke code bij welke waarde hoort. Komt het antwoord terug, dan zet Decoderen de originelen weer op hun plaats. Een deskundige die over [PRKW1FJR] schrijft, ziet dat de persoon in de polikliniekbrief de eiser uit de schadeclaim is. Met drie zwarte balken kan dat niet.
Welke waarden een code krijgen, bepaalt u. Detecteren zoekt vaste vormen zoals een BSN of IBAN, namen, adressen en uw termen onder Uitdrukkingen. Per vondst kiest u Coderen of Zwartlakken. Kijk alles na in Beoordelen, want geen lokaal model vindt alle namen.
Hoe een code eruitziet
Een code bestaat uit een vierkante haak, één hoofdletter voor het soort gegeven, vultekens en een sluitende haak. [PRKW1FJR] is alleen een voorbeeld van de vorm. Welke code een naam krijgt, ziet u in uw Coderegister.
De eerste letter noemt het soort gegeven, niet het gegeven zelf. P is een persoon, A een adres, D een datum zoals een geboortedatum, en B alleen een IBAN. Zo blijft ‘[P…] maakte op [D…] geld over vanaf [B…]’ een leesbare zin.
Een code heeft geen vaste lengte: hij volgt de tekst die hij vervangt. Elk vulteken heeft de breedte van het teken waarvoor het staat. Zo blijven tabelkolom, marge en handtekeningblok staan, en verwijst een deskundige naar dezelfde plek als u.
De gratis browserversie maakt codes op dezelfde manier, met een eigen sleutel in de browser. Een code die u daar ziet, heeft dus de echte vorm.
Een code geldt binnen zijn map
Binnen één map houdt dezelfde waarde steeds dezelfde code. Staan de dagvaarding, de polikliniekbrief en de mail van de verzekeraar in één map, dan heet de eiser overal in die map hetzelfde.
Over de mapgrens heen gebeurt bewust het omgekeerde. Mappen zien elkaars codes niet, en dezelfde naam krijgt in een tweede map een code die afwijkt. Omgekeerd delen twee verschillende mensen nooit een code: elke code is uniek in het hele Coderegister.
Dat is een beperking. Wilt u dat één cliënt in tien dossiers dezelfde code houdt, zet de stukken dan in één map of zet de code in Instellingen vast. Alleen zo'n vastgezette code geldt in elke map.
Het is ook een bescherming: zonder de tabel zegt een gelekt gecodeerd stuk niemand iets. Een eerdere versie van deze uitleg zei dat codes in een hele bundel gelijk bleven. Dat klopte niet.
Waar de tabel staat
Wat deze methode betrouwbaar maakt, is de plek van de tabel. In promptShield is dat het Coderegister, een lokaal databasebestand op uw computer. Decoderen gebeurt daar ook, zonder dienst op internet.
Het Coderegister is bewust niet versleuteld. De brondocumenten met alle namen staan al onversleuteld op dezelfde schijf, dus wie bij de computer kan, heeft het origineel al. Bescherm daarom de computer zelf, met schijfversleuteling en een scherm dat op slot gaat.
Op de desktop gebeurt alles op de machine zelf, in Pro ook zonder licentiecontrole en foutrapportage. De gratis browserversie stuurt bij het opstarten een anoniem signaal, dus ‘100% offline’ geldt alleen voor de desktop. Voor beide geldt dat het document uw computer niet verlaat.
De export is het gevaarlijkste bestand
Vanuit het Coderegister kunt u een export maken: één leesbaar bestand met elke code en het origineel erbij. Wie die export en het gecodeerde stuk samen heeft, leest het origineel. Houd ze dus gescheiden: niet in dezelfde mail, niet in dezelfde gedeelde map en niet bij een vraag aan een helpdesk, ook niet de onze.
Wat er achter de pagina zit
Zwartlakken en Coderen halen de waarde uit het bestand, in plaats van er een zwart vlak overheen te leggen. Een pdf bewaart tekst ook op onzichtbare plekken: ActualText en Alt, XMP-metadata, PieceInfo, benoemde bestemmingen en formuliervelden. Bij het downloaden krijgen die de code, of een neutrale markering als de waarde is zwartgelakt. Een miniatuur van vóór het afschermen verdwijnt, want in een plaatje valt niets te vervangen.
Juridisch is dit pseudonimisering
Artikel 4, onder 5, AVG noemt deze methode pseudonimisering: zonder apart bewaarde aanvullende gegevens is niemand meer aan te wijzen. Het Coderegister bevat die aanvullende gegevens. Volgens overweging 26 blijft wat daarmee te koppelen is, een persoonsgegeven, en voor u kost dat koppelen seconden.
De AVG en de UAVG blijven dus gelden, ook de beperking op het gebruik van het BSN (artikel 46 UAVG). Wat dit betekent voor een ontvanger zonder tabel, staat in wat de AVG wel en niet als anonimiseren telt. Beide stukken concluderen dat dit pseudonimisering is.
Een leverancier die uw klantbestand test, verwerkt nog steeds persoonsgegevens, onder een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Die regelt wat hij mag. Coderen bepaalt wat hij in handen krijgt, en dat telt als zijn testomgeving lekt.
Bij een dossier voor een deskundige of een tweede mening spelen ook beroepsgeheim en verschoningsrecht. De deskundige krijgt de inhoud zonder de identiteit, en de tabel blijft bij u. Of dat volstaat, beoordeelt u zelf of met uw beroepsorganisatie. Waar de tabel moet staan bij beroepsgeheim, werken we apart uit.
Lekt het gecodeerde stuk toch, dan beoordeelt u zelf of een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is. Wat er dan op straat ligt, is wel een rij codes in plaats van BSN's met geboortedatums.
Veelgestelde vragen
Blijven gecodeerde gegevens persoonsgegevens?
Voor wie de tabel heeft wel. Coderen is pseudonimisering in de zin van artikel 4, onder 5, AVG, en volgens overweging 26 blijven zulke gegevens persoonsgegevens.
Kunnen twee verschillende personen dezelfde code krijgen?
Nee, ook niet in twee verschillende mappen: elke code is uniek in het hele Coderegister. Wel krijgt dezelfde waarde in elke map een andere code. Alleen een code die u in Instellingen vastzet, geldt in elke map.
Waar staat de sleutel om codes terug te zetten?
In het Coderegister, een lokaal bestand op de computer waarop u codeert. Het is bewust niet versleuteld, omdat de brondocumenten al onversleuteld op dezelfde schijf staan.
Wat gebeurt er als ik de tabel exporteer?
U krijgt een leesbaar, onversleuteld bestand met elke code en het origineel. Wie die export en een gecodeerd stuk samen heeft, leest het origineel, dus bewaar ze nooit bij elkaar.