U riskeert een boete onder de AVG, een datalek dat u niet kunt overzien en een schending van het beroepsgeheim. Een chatvenster vraagt niet naar een ontvanger, een land of voorwaarden. Toch verstrekt u het dossier aan een derde, waarover uw kantoor geen zeggenschap heeft.
Een doorgifte die niemand ziet
Volgens hoofdstuk V van de AVG (artikelen 44 tot en met 49) mogen persoonsgegevens de Europese Economische Ruimte alleen verlaten met een grondslag, zoals een adequaatheidsbesluit. Of een chatbot die grondslag heeft, hangt af van de dienst, het account en de voorwaarden. Niets maakt de doorgifte zichtbaar: er komt geen waarschuwing en er blijft geen spoor in het dossier.
Voorzichtigheid met ‘gevoelige’ stukken helpt daarom niet. Ook een gewoon huurcontract bevat een naam, een geboortedatum en vaak een IBAN. Voor de doorgifte telt alleen waar het stuk naartoe gaat.
Waarom dit gedrag zich snel verspreidt
In het voorjaar van 2023 meldden media dat ontwikkelaars bij Samsung broncode en vergadernotulen in ChatGPT hadden geplakt. Samsung beperkte daarna generatieve AI op bedrijfsapparatuur. Niemand was roekeloos: de een zocht een fout in code, de ander wilde een verslag laten samenvatten.
Ook in een klein kantoor is elke keuze op zich verstandig: de deadline dringt en het kost dertig seconden. Alleen ziet niemand anders het, en nergens wordt gevraagd wie de ontvanger is. Zo verspreidt het gedrag zich zonder dat iemand ervoor kiest.
De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg in 2024 datalekmeldingen over patiënt- en klantgegevens in chatbots. Een verbod helpt zelden, want het gebruik verschuift dan naar de privételefoon. Plakte u vorige week zelf een contract in een chatbot, dan deed u wat bijna iedereen doet.
Wat de wet erover zegt
Wie namens uw kantoor persoonsgegevens verwerkt, heeft volgens artikel 28 AVG een verwerkersovereenkomst nodig. Een persoonlijk chatbotaccount heeft die meestal niet.
Zonder de waarborgen van artikel 46 valt een doorgifte naar een derde land onder het hoogste boeteregime van artikel 83 lid 5. Dat is tot 20 miljoen euro of 4% van de totale wereldwijde jaaromzet, als dat hoger is. Het is een maximum en geen verwachte boete.
De UAVG beperkt het gebruik van het BSN tot doelen die de wet aanwijst. Na een datalek hebt u volgens artikel 33 AVG 72 uur om te beoordelen of u het bij de Autoriteit Persoonsgegevens meldt. U moet het lek ook documenteren als u niet meldt. Voor beide moet u weten wat er geplakt is.
Voor advocaten, notarissen en accountants komt het beroepsgeheim erbij. Het verschoningsrecht berust erop dat wat een cliënt toevertrouwt binnen de vertrouwelijke kring blijft. Of een geplakt stuk die vertrouwelijkheid aantast, beslist in een concreet geval de rechter. Dit artikel beoordeelt uw situatie niet.
Wat het model echt nodig heeft
Het alternatief is om de identificerende gegevens eruit te halen voordat u plakt. Het model heeft ze zelden nodig. Neem deze clausule uit een huurovereenkomst:
Zegt Huurder, mevrouw A.M. Jansen, geboren 3 februari 1968, BSN 123456782, de huur op binnen twaalf maanden na aanvang, dan is zij aan Verhuurder, Vastgoed De Linde B.V., een vergoeding verschuldigd van drie maandhuren, te voldoen op IBAN NL91 ABNA 0417 1643 00.
Dezelfde clausule met codes. Hier staat alleen de letter voor het soort gegeven; een echte code is ongeveer even lang als de tekst die hij vervangt:
Zegt Huurder, [P…], geboren [D…], BSN [S…], de huur op binnen twaalf maanden na aanvang, dan is zij aan Verhuurder, [O…], een vergoeding verschuldigd van drie maandhuren, te voldoen op IBAN [B…].
Uw vraag blijft dezelfde: houdt een opzegvergoeding van drie maandhuren stand gelet op het dwingende huurrecht? Daarvoor maakt het niet uit hoe de huurder heet of waar zij bankiert. De betekenis zit in de opbouw: wie wat verschuldigd is, onder welke voorwaarde en binnen welke termijn.
Die opbouw blijft zonder namen intact, en het antwoord van het model blijft even bruikbaar. Zet u de codes terug, dan staat er weer mevrouw Jansen, zonder dat haar naam het kantoor verliet.
Een tekst zonder namen is niet vanzelf anoniem: een beroep in een kleine gemeente kan iemand nog herkenbaar maken. Wie met de hand verwijdert, mist onder tijdsdruk al snel een BSN in een bijlage. De stap moet dus sneller zijn dan het plakken zelf, anders wordt hij overgeslagen.
Hoe promptShield die stap uitvoert
promptShield is software voor deze stap. In de Bibliotheek kiest u Detecteren. Patronen zoeken eerst waarden met een vaste vorm, zoals een BSN, en een entiteitenmodel zoekt namen en adressen. Diepteanalyse, een groot taalmodel voor lastige gevallen, staat standaard uit.
Geen lokaal model vindt elke identificerende waarde. Daarom kunt u een beschermd bestand standaard pas downloaden nadat iemand de vondsten in Beoordelen heeft nagekeken.
Coderen vervangt een waarde door een code, met de koppeling in het Coderegister op uw computer. Zwartlakken haalt de tekst echt uit het bestand. Bij export verdwijnt de waarde ook uit metadata, formuliervelden en verborgen tekst, en een miniatuur van vóór het zwartlakken wordt verwijderd.
Codes gelden per map, en alleen een code die u zelf vastzet, geldt in de hele Bibliotheek. Decoderen gebeurt op uw eigen computer, zonder dienst op internet.
De desktoptoepassing werkt offline, in Pro ook zonder licentiecontrole en crashrapporten. De gratis browserversie houdt het document lokaal, maar meldt anoniem dat de app is gestart. Een externe stand van Diepteanalyse stuurt paginatekst weg, maar staat standaard uit.
Veelgestelde vragen
Wat heb ik eigenlijk geüpload?
Alles wat in de tekst stond, ook een BSN in een bijlage. Een geüpload bestand geeft vaak ook metadata mee, zoals de auteur. Of de tekst wordt bewaard en voor training gebruikt, hangt af van uw account en instellingen.
Beschermt de privacyverklaring van de aanbieder mij?
Een privacyverklaring beschrijft hoe de aanbieder zelf met gegevens omgaat, en hij kan haar eenzijdig wijzigen. Ze vervangt geen verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, en training uitzetten maakt het verzenden niet ongedaan.
Wat kan ik doen in plaats van vertrouwelijke documenten in een chatbot te plakken?
Verwijder namen, BSN, IBAN, geboortedata en adressen voordat de tekst het kantoor verlaat. Kijk het resultaat na, stel uw vraag, zet de codes lokaal terug en leg die werkwijze vast in het kantoorbeleid. Wat er bij het plakken zelf misgaat, leest u in een apart artikel.