Oui, une fois que les noms, les adresses et les numéros ont été retirés du document. Avant cela, coller le dossier d'un client dans un chatbot revient à le communiquer à un tiers.
Quatre questions à se poser avant de coller
- À qui sont ces données ? Si elles ne sont pas seulement les vôtres, prenez le temps de vérifier.
- Le texte contient-il des identifiants ? Noms, adresses, numéros de sécurité sociale, IBAN, numéros de client.
- Avez-vous le droit de le transmettre ? Regardez le contrat et vos règles professionnelles, pas la page du fournisseur.
- L'assistant a-t-il besoin des vrais noms pour vous aider ? Presque jamais.
Si la réponse à la dernière question est non, retirez les vrais noms avant de coller. Les trois autres questions ne se posent alors plus. Voici pourquoi.
Deux questions différentes
« Est-ce sans danger ? » recouvre en général deux questions. La première : le fournisseur risque-t-il de divulguer ou de réutiliser votre texte ? Cela dépend de sa sécurité. La seconde : pouvez-vous l'envoyer tout court ? Cela dépend de vos contrats, de la loi et de votre profession.
Vous ne maîtrisez pas la première. En revanche, la seconde dépend entièrement de vous, et c'est elle qui compte. Un fournisseur parfaitement sécurisé ne vous autorise pas pour autant à transmettre les données personnelles de quelqu'un d'autre.
Samsung l'a constaté en 2023. L'entreprise a interdit les outils d'IA générative en interne après une fuite de données le mois précédent. Personne n'avait été piraté : des salariés avaient utilisé un outil autorisé, sur des documents auxquels ils avaient accès. Le problème tenait au simple fait d'avoir envoyé ces données.
Ce que contient le document
Un brouillon d'article, un document public ou vos propres notes ne posent pas de problème. Un contrat signé, une fiche de paie, un dossier de santé ou un CV parlent de personnes qui n'ont rien autorisé.
Or cela se voit rarement au premier coup d'œil. Un tableau peut cacher une colonne de noms avec les salaires. Un modèle réutilisé peut encore porter l'adresse du client précédent. Considérez donc qu'un vrai document contient des données personnelles, sauf preuve du contraire.
Le compte qui reçoit le texte
D'après OpenAI, les conversations des comptes grand public peuvent servir à entraîner les modèles, sauf si vous changez les paramètres de gestion des données. Les comptes Team, Enterprise et API en sont exclus par défaut. Encore faut-il être réellement sur ce type de compte, avec les bons paramètres. Et OpenAI peut modifier ses conditions.
Surtout, même le meilleur abonnement ne règle que ce que le fournisseur peut faire de votre texte. Il ne change rien au fait que ce texte est sorti de chez vous.
Vos obligations envers les personnes citées
Dès que le texte contient des données personnelles d'un client, d'un salarié ou d'un patient, l'envoi est un traitement au sens du RGPD. L'organisation pour laquelle vous travaillez, ou vous-même si vous exercez seul, en est le responsable du traitement. Le fournisseur de l'assistant est le sous-traitant. Il faut donc une base légale et un contrat conforme à l'article 28 du RGPD, qu'un compte personnel ne prévoit pas. En cas de contrôle, la CNIL demandera à votre organisation de prouver qu'elle disposait des deux.
Viennent ensuite vos engagements. La plupart des clauses de confidentialité et des accords de non-divulgation interdisent de communiquer l'information à un tiers, et le fournisseur d'un assistant en est un. Chez les avocats, les médecins ou les experts-comptables, l'enjeu est pénal : l'article 226-13 du code pénal punit la violation du secret professionnel d'un an d'emprisonnement et de 15 000 € d'amende, quel que soit l'abonnement choisi.
Ce que devient le texte collé
Le texte part sur les serveurs du fournisseur, où il est conservé, au moins un temps, et traité. Selon votre compte, il peut être gardé pendant une durée fixée, relu par une personne ou utilisé pour l'entraînement. Même sans entraînement, il se trouve désormais sur des systèmes que vous ne contrôlez pas.
Retirer les identifiants avant l'envoi
Pour résumer un contrat ou préparer une réponse, l'assistant a besoin du contenu et de la structure. Il peut très bien travailler sans savoir que l'autre partie s'appelle Marie Lefèvre et habite rue de la Paix. Retirez donc ces informations avant d'envoyer quoi que ce soit depuis votre machine.
Avec promptShield, Encoder remplace un nom par un code comme [P0ABCD] et une adresse par [A1WXYZ]. La première lettre indique le type de donnée. Vous collez la version codée, vous obtenez votre réponse, puis vous rétablissez les vraies valeurs sur votre ordinateur avec Décoder. Dans un même dossier de la Bibliothèque, une valeur garde le même code : l'assistant peut donc suivre qui est qui d'un document à l'autre. Le fonctionnement est détaillé dans notre article sur le caviardage réversible.
Les questions sur le type de compte, le contrat ou la durée de conservation ne se posent alors plus, puisqu'aucune donnée personnelle n'est partie. Et promptShield fait tout ce travail sur votre propre poste.
Si le texte est déjà parti
Gardez une trace de l'envoi : le document, le compte utilisé, la date. Signalez-le ensuite au délégué à la protection des données de votre organisation, ou à défaut à votre responsable. Il lui revient de dire s'il s'agit d'une violation de données. Si c'est le cas, le RGPD impose en principe de la notifier à la CNIL sous 72 heures, sauf absence de risque pour les personnes. Les risques d'un tel envoi sont détaillés dans un article distinct.
Questions fréquentes
Un compte ChatGPT Enterprise suffit-il pour coller des données clients ?
En partie seulement. Ses conversations ne servent pas à l'entraînement par défaut. Mais il ne vous autorise pas à transmettre les données personnelles d'autrui, et il ne lève ni une clause de confidentialité ni le secret professionnel.
Supprimer la conversation annule-t-il l'envoi ?
Non. La suppression retire l'échange de votre historique. En revanche, le sort de la copie conservée chez le fournisseur dépend de ses conditions. Dans tous les cas, le texte a bien été envoyé.
Coller le texte est-il plus sûr qu'envoyer le fichier ?
Dans les deux cas, le contenu quitte votre ordinateur. Le fichier en dit souvent plus : il peut aussi contenir le nom de l'auteur, les commentaires de relecture et les modifications suivies.
Risque-t-on une sanction de la CNIL ?
La CNIL s'adresse au responsable du traitement, c'est-à-dire à votre organisation, ou à vous si vous exercez seul. Elle vérifiera la base légale de l'envoi et l'existence d'un contrat de sous-traitance. Si les identifiants ont été retirés avant l'envoi, le fournisseur n'a reçu aucune donnée qui permette d'identifier quelqu'un.