Coller un document client dans un chatbot revient à le transmettre à un tiers, souvent établi hors de l'Union européenne. Vous risquez donc d'enfreindre le RGPD et, selon votre métier, le secret professionnel. Le geste paraît anodin, et c'est pour cela qu'il passe inaperçu.
Un envoi que personne n'a décidé
À dix-neuf heures, un collaborateur veut gagner une heure sur une synthèse. Il colle le dossier d'un client dans un chatbot et, sans l'avoir décidé, l'envoie à une société étrangère. Rien ne lui laisse le temps de réfléchir : ni pièce jointe, ni destinataire, ni bouton « Envoyer ».
C'est pourquoi la prudence envers les documents « sensibles » ne suffit pas. Le risque tient à l'endroit où part le texte. Un avocat qui ne collerait jamais une expertise médicale collera sans hésiter un extrait de bail, avec les noms, l'adresse, le loyer et un RIB. Pris isolément, chaque usage fait gagner du temps sans conséquence visible. La question propre à ChatGPT est traitée dans un article distinct.
D'où viennent les obligations
L'éditeur qui traite des données personnelles pour accomplir votre tâche est un sous-traitant. Or l'article 28 du RGPD exige un contrat écrit. Celui-ci fixe les instructions, les garanties de sécurité et le sort des données en fin de contrat. Un clic sur « J'accepte » n'y suffit pas : il faut un accord de sous-traitance conclu et lu.
Hors de l'Espace économique européen, il faut en outre une décision d'adéquation ou des garanties appropriées (article 46), comme les clauses contractuelles types. Sans l'une ni l'autre, le transfert relève du plafond d'amende le plus élevé de l'article 83, paragraphe 5.
Ce plafond range les transferts parmi les manquements les plus graves, sans rien dire du montant réellement prononcé. La CNIL sanctionne pourtant lourdement. En décembre 2020, elle a infligé 100 millions d'euros d'amende à Google et 35 millions à Amazon, pour des cookies.
Pour les professions tenues au secret, l'article 226-13 s'ajoute au RGPD. Ce délit n'exige ni préjudice ni intention de nuire, et aucune clause contractuelle type ne lève le secret. Le professionnel répond donc de l'envoi devant la CNIL comme devant son ordre.
Ce que vous risquez vraiment
Une fois collé, le texte suit les règles de conservation de l'éditeur. Il peut rester dans l'historique, être lu par des équipes de sécurité ou servir à l'entraînement. Vous ne pouvez ni le rappeler, ni prouver son effacement.
Les directions juridiques interrogent désormais leurs prestataires sur l'IA, et une réponse floue peut coûter un client. Pour un avocat, révéler un secret reste une faute disciplinaire, voire un délit, même de bonne foi.
Chez Samsung, des ingénieurs pressés ont collé des données internes dans ChatGPT dès les premières semaines où l'outil a été autorisé en interne. Le groupe a ensuite restreint l'IA générative sur ses appareils. Ses salariés pouvaient pourtant toujours passer par leur téléphone ou leur ordinateur personnels.
Le modèle n'a pas besoin des noms
Retirer les identifiants avant de coller n'enlève presque rien à l'analyse, comme le montre cette clause fictive :
En cas de rupture anticipée par Varenne Transports SAS, celle-ci versera à M. Julien Morel, 12 rue des Tanneurs, 69002 Lyon, une indemnité de 48 000 € sur le compte FR76 3000 6000 0112 3456 7890 189, si M. Morel n'exerce aucune activité concurrente à moins de cinquante kilomètres pendant douze mois.
Voici la même clause une fois encodée. Chaque code est réduit ici à sa lettre de type, alors qu'un vrai code a à peu près la longueur du texte remplacé.
En cas de rupture anticipée par [O…], celle-ci versera à M. [P…], [A…], une indemnité de 48 000 € sur le compte [B…], si M. [P…] n'exerce aucune activité concurrente à moins de cinquante kilomètres pendant douze mois.
Toutes les questions d'un juriste demeurent : clause pénale modérable (article 1231-5 du code civil), proportionnalité de la non-concurrence, lien entre la condition et le paiement. Aucune ne dépend du nom, de la rue ou de la banque de M. Morel. Le montant peut aussi être encodé s'il est sensible.
Une fois la réponse obtenue, Décoder rétablit les vrais noms sur votre poste. Le service interrogé, lui, ne les a jamais vus.
Retirer avant de coller
promptShield intervient sur votre poste, avant le chatbot. Dans la Bibliothèque, Détecter repère d'abord, par des motifs précis, les numéros de sécurité sociale, IBAN, RIB et SIREN. Un modèle trouve ensuite les noms et les adresses. L'Analyse approfondie, confiée à un modèle de langage, est facultative, désactivée par défaut, et locale sauf si vous activez son mode distant.
Les résultats sont alors étendus à tout le document : un nom trouvé en page 1 est aussi signalé en page 4. Aucun modèle local ne repère tous les identifiants : relisez donc chaque valeur dans Réviser avant tout envoi.
Caviarder supprime le contenu, au lieu de le couvrir d'un rectangle noir. Encoder le remplace par un code réversible, conservé dans le Registre de codes de votre machine. L'export traite aussi les parties cachées du fichier : métadonnées, textes de remplacement, champs de formulaire. Une miniature créée avant le caviardage est supprimée, car on ne peut pas remplacer un mot dans une image.
Un code est propre à son dossier de la Bibliothèque. Dans un autre dossier, la même valeur reçoit un autre code. Seul un code créé avec Ajouter un code vaut pour toute la Bibliothèque.
L'application de bureau fonctionne 100 % hors ligne, et l'offre Pro y ajoute un mode isolé, sans vérification de licence. L'application web gratuite, elle, envoie un signal anonyme au lancement. Dans les deux cas, le document reste sur votre machine.
Changer l'ordre des gestes
Le problème ne vient pas de l'imprudence de l'utilisateur. L'outil donne à un envoi l'apparence d'une simple saisie au clavier. Il ne s'agit donc pas de renoncer à l'IA, mais de changer l'ordre des gestes : retirer ce qui identifie, vérifier, puis envoyer le reste.
Questions fréquentes
Qu'ai-je transmis exactement en collant un extrait dans un chatbot ?
Toute la sélection est partie, y compris un nom dans un en-tête ou un numéro de sécurité sociale en annexe. Si vous joignez un fichier, ses métadonnées partent aussi : auteur, commentaires, parfois les révisions. Ce qu'il en advient dépend des conditions du service au moment de l'envoi.
La politique de confidentialité de l'éditeur me protège-t-elle ?
Pas à elle seule. L'éditeur peut la modifier quand il le veut. Elle ne remplace pas le contrat de l'article 28, ne règle pas le transfert et ne lève pas le secret professionnel. Pour savoir si une offre professionnelle suffit, interrogez votre DPO ou votre conseil.
Que faire, alors ?
Gardez l'outil, mais retirez les identifiants avant de coller : encodez-les si vous devez les retrouver, caviardez-les sinon. Relisez la détection, puis décodez la réponse sur votre poste. Inscrivez enfin la règle dans la charte du cabinet, avec le nom de la personne chargée de la faire respecter.