El despacho ya usa inteligencia artificial. Lo que casi con seguridad no tiene es forma de demostrar cómo. Esa segunda carencia es la que se convierte en expediente el día en que alguien pregunta, y preguntan: el cliente en una auditoría de proveedores, la aseguradora de responsabilidad civil, la Junta de Gobierno del colegio, la AEPD.
Esa última línea determina cómo leer las otras cuatro. Las cifras son norteamericanas: las publican la American Bar Association, Clio y la North Carolina Bar Association. De un mercado a otro viaja la curva de adopción; las obligaciones son locales.
El secreto profesional no entiende de interfaces
El artículo 542.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial obliga al abogado a guardar secreto de cuanto conozca por razón de su actuación profesional; el Código Deontológico de la Abogacía Española lo extiende a todo el personal del despacho; el artículo 199.2 del Código Penal convierte su quebranto en delito. Ninguna de las tres normas menciona formatos ni canales, y en eso reside su fuerza: da igual el correo, el fax o el cuadro de texto de un asistente conversacional.
Cuando se pega el borrador de un pacto de socios en un asistente de consumo, el expediente entra en la infraestructura de un tercero con el que no existe contrato de encargo del tratamiento. Si eso constituye revelación o cesión sin base jurídica admite matices. La posición procesal no los admite: ese debate se sostiene a posteriori, con el documento ya fuera, y lo sostiene el despacho.
¿Puedo usar ChatGPT con datos de clientes sin incumplir el secreto profesional?
Con los datos del cliente tal cual, la respuesta prudente es que no. El problema rara vez consiste en que un proveedor sea poco fiable; consiste en que, pasados seis meses, nadie puede acreditar qué salió, cuándo y con qué cobertura contractual.
Con el documento tratado antes de salir, la pregunta cambia de naturaleza. Si lo que llega al modelo son [PERSONA_1], [DNI_4] y [SOCIEDAD_2], no hay dato personal que transferir ni secreto que revelar, y el análisis sigue sirviendo porque la estructura del documento permanece intacta: qué tiene que significar «seguro» cuando un documento va a un modelo.
Ante la AEPD no basta con cumplir: hay que poder demostrarlo
El artículo 5.2 del RGPD recoge el principio de responsabilidad proactiva: el responsable del tratamiento debe poder demostrar el cumplimiento. El artículo 24 añade que las medidas técnicas y organizativas han de poder acreditarse. La LOPDGDD fija el régimen que la AEPD aplica.
Merece la pena detenerse en el verbo. La norma no dice «cumplir»; dice «poder demostrar». ¿Y quién responde ante la AEPD? El despacho, nunca el proveedor del modelo. Responde además con dinero: el artículo 83 permite multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio anual, y en enero de 2021 la Agencia sancionó a CaixaBank con 6 millones.
De ahí que la duda sobre si un despacho pequeño necesita una política escrita se disuelva al leer el artículo 5.2: el deber de demostrar no depende del número de letrados. Ocho personas cargan con la misma obligación que ochocientas, y con menos gente para atenderla.
La norma sin rastro
Conviene fijar una expresión, porque nombra el hueco en el que se acumula la exposición: la norma sin rastro. Es la distancia entre la regla que el despacho dice tener y la prueba de que alguien la siguió. Casi todos tienen lo primero; solo el 9 % de la profesión tiene lo segundo. Entre guardar una circular y poder reconstruir quién trató qué documento, con qué herramienta y en qué fecha, media todo lo que importa cuando llega el requerimiento. Ni registro, ni fecha, ni manera de reconstruirlo. Una norma sin rastro no es una política, sino una buena intención con membrete.
La reacción habitual es prohibir, y el atractivo administrativo es evidente: se redacta en una tarde y no cuesta nada. También tiene un historial. La adopción en los despachos pequeños va ya por el 75 %, y tres de cada cuatro no es una cifra que se revierta con una circular. Prohibir no hace desaparecer el uso; lo vuelve invisible, y el uso invisible no deja rastro por definición.
El segundo dato explica por qué se incumple desde dentro. El 60 % de los grandes despachos declara más ingresos por la IA; menos de un tercio de los pequeños, lo mismo. El trabajo se aceleró, la facturación no: la eficiencia se fue al cliente y el riesgo se quedó en casa. Clio añade el detalle decisivo: esos despachos recurren a asistentes de consumo, y el expediente acaba en una plataforma pública.
¿Qué debe incluir una política de IA en un despacho?
Cuatro apartados, y ninguno pasa de un párrafo:
- Qué información no sale nunca sin tratar: DNI o NIE (12345678Z), número de la Seguridad Social, números de cuenta, nombres de partes y de terceros, domicilios y el contenido literal de todo documento sujeto a secreto.
- Qué vía está autorizada para consultar un modelo externo, descrita como procedimiento concreto y no como principio general.
- Quién revisa qué antes de que un documento salga, y de qué forma queda constancia de esa revisión.
- Qué se hace cuando algo se sale de la vía, incluido el plazo de notificación de brechas del artículo 33 del RGPD: 72 horas.
El tercer apartado es el que separa una política defendible de una declaración de buenas intenciones: sin constancia, lo que no se puede probar no cuenta ante la AEPD.
Que la vía protegida sea también la más rápida
Si el uso no se puede prohibir y la declaración no vale como prueba, queda una sola estrategia: que la vía protegida sea la más rápida del despacho y que al recorrerla quede constancia. Nadie rodea un procedimiento que le ahorra tiempo.
promptShield se instala en el equipo y trabaja sobre documentos, no sobre texto pegado: quince formatos entran en la Biblioteca, y en el escritorio hay además un botón para subir una carpeta, que recorre un nivel sin bajar a las subcarpetas. El reconocimiento de texto de las páginas escaneadas se dispara por sí solo al abrir el documento, sin paso previo que nadie tenga que recordar. Un abogado maneja documentos y no cadenas de texto, y buena parte de las herramientas de anonimización da por sentado lo contrario (por qué fallan con un expediente).
La detección se organiza en cuatro capas que se activan por separado y que una sola pulsación de Detectar lanza a la vez: Patrones, para los valores con forma reconocible, como un DNI o un IBAN; Expresiones, para el vocabulario propio de cada asunto, que es por donde se cuela el alias interno de la operación; Reconocimiento de entidades, para lo que no tiene forma fija, esto es nombres, empleadores, denominaciones sociales y domicilios; y Análisis profundo, una pasada opcional para los casos límite.
Luego hay que decidir qué se hace con cada hallazgo. Tachar elimina el texto de forma permanente, y es lo correcto para todo aquello que abandona el despacho. Codificar sustituye el valor por un código corto y reversible, y guarda la correspondencia en un Registro de códigos que vive en la máquina del usuario.
Dentro de una misma carpeta, el mismo valor recibe siempre el mismo código, documento a documento, de modo que un asunto se sigue leyendo como un asunto y no como ruido: el arrendatario del contrato es reconociblemente el mismo que firma la correspondencia del expediente. Entre carpetas distintas los códigos son deliberadamente diferentes, y el sistema fuerza esa separación para que dos asuntos no se contaminen; si un valor debe conservar el suyo en todo el despacho, se fija a mano desde Configuración. De ahí que esa estabilidad dentro del expediente sea una condición de uso y no un adorno.
Al volver el análisis, Decodificar admite un archivo o texto pegado y restituye los valores reales en local; la Protección del portapapeles cubre el copiar y pegar. El Registro de códigos no está cifrado, a propósito: el usuario ya guarda los originales sin cifrar en ese disco, así que cifrarlo no añade nada.
Y queda el punto en el que el procedimiento deja de depender de la disciplina de cada uno. De forma predeterminada, un archivo protegido no se descarga hasta que una persona ha revisado los hallazgos en el panel de Revisar; pulsar Descargar antes abre una explicación de lo que falta con la vía de entrada a la revisión. Esa exigencia se puede desactivar en Configuración, y ahí está una de las decisiones que la política debería recoger por su nombre.
¿Salen los documentos del despacho?
Con la configuración que se entrega instalada, no. La detección, el reconocimiento de texto y el tachado se ejecutan en el mismo equipo en el que ya está el archivo, y el Registro de códigos vive allí también. A nuestros servidores llegan dos cosas, y solo dos: la validación de la licencia y los recuentos de actividad, es decir páginas, valores detectados y marcas de tiempo. El contenido de los documentos no llega nunca, y esa parte no admite matices.
Sí los admite una opción concreta, y conviene conocerla antes de redactar la política. La capa de Análisis profundo funciona por omisión con un modelo local, pero incluye un modo de API remota que el usuario puede apuntar a un servicio de terceros, y en ese modo se envía texto de las páginas. Desactivado, las tres operaciones anteriores quedan en local; activado, el despacho vuelve al supuesto del artículo 28 del RGPD y necesita contrato de encargo. Dónde esté esa casilla, y poder acreditarlo, forma parte del rastro.
Lo que queda registrado, y quién lo ve
La capa de gestión convierte el uso en rastro: el panel del navegador asigna cada licencia a una dirección de correo y la etiqueta por equipo, tipo de expediente o centro de coste. Revocar una licencia termina la habilitación: ese escritorio deja de estar licenciado en su siguiente validación en línea, no al instante. Los planes de pago incluyen dos puestos personales: sobremesa y portátil no se pagan aparte.
El Monitor de cumplimiento enumera cada puesto con los documentos exportados, las páginas procesadas y los valores detectados, codificados y tachados, además de su última actividad; suma los puestos conformes frente a los que presentan lagunas respecto a la política, con un umbral que fija el propietario; y exporta un informe de cumplimiento. Ese informe es lo que se adjunta a un cuestionario de proveedores o se lleva a una Junta de Gobierno.
El Registro de auditoría y el Monitor pertenecen al titular de la cuenta: quien solo tiene licencia no puede abrirlos. El personal recibe una aplicación que protege documentos, no una consola para vigilarse entre compañeros.
¿Qué plan necesita un despacho de diez personas?
El Pro. Basic es la aplicación de escritorio sin la capa de gestión, y a quien ejerce por cuenta propia le resuelve el problema técnico. A partir de cinco o seis personas el problema deja de ser técnico y pasa a ser de acreditación: el gestor de licencias, el Registro de auditoría y el Monitor son lo que permite decir «esto es lo que hicimos y así consta» en lugar de «esto es lo que acordamos hacer».
Lo que la herramienta no puede ver
Queda el límite, y conviene decirlo antes de que lo descubra usted. El Monitor de cumplimiento refleja solo la actividad que ha pasado por promptShield. No puede decirle si alguien ha tratado un documento sensible fuera de la herramienta, con su cuenta personal y en su portátil de casa, y un equipo activado sin conexión aparece señalado porque su actividad no se puede verificar. Quien le prometa otra cosa le describe un producto que no existe: ningún programa observa lo que ocurre fuera del ordenador en el que está instalado.
Ese límite es lo que vuelve utilizable todo lo anterior. Una política no se defiende diciendo que nadie se salió de la vía; se defiende acreditando que la vía existía, que era la más rápida, que se usó en estos asuntos y en estas fechas, y que el despacho sabe dónde no alcanza su propia constancia. De ahí que no necesite ser larga. La constancia es lo único que la separa de una norma sin rastro, y lo único que se sostiene ante la AEPD, ante el colegio y ante el cliente.