La ocultación reversible sustituye cada dato personal por un código que el destinatario no puede leer y usted sí. La tabla que traduce los códigos se queda en su equipo. Así el documento puede salir del despacho y volver después con los nombres en su sitio.
Tachar o Codificar
Quien prepara un expediente para un peritaje no necesita que el perito sepa quién es el arrendatario. Necesita que pueda reconocerlo a lo largo del expediente: que reconozca al firmante del contrato en el burofax de la página 40. Lo mismo ocurre con una revisión por un proveedor o con un informe clínico enviado para una segunda opinión.
Tachar elimina el texto del archivo de forma permanente. No lo tapa con un rectángulo que se puede seleccionar y copiar. Codificar deja un código y guarda la correspondencia en su equipo.
Cuando el informe vuelve hablando de [P…] y [O…], Decodificar devuelve cada nombre a su sitio. Funciona en un archivo o en un texto pegado.
Cómo es un código
Todo código empieza con un corchete y una letra que indica el tipo de dato. P es una persona, O una organización, A un domicilio, D una fecha, T un teléfono y B un IBAN. Sigue un relleno de letras y cifras, y otro corchete lo cierra. Así, un IBAN como ES91 2100 0418 4502 0005 1332 pasa a un código que empieza por B.
La longitud del código se ajusta a la del texto que reemplaza. Cada carácter del relleno tiene la anchura visual del que sustituye. En el PDF, el código cubre además la superficie del valor. Las columnas no saltan y una cláusula de dos renglones sigue ocupando dos.
No damos una cifra mínima de caracteres. Es un parámetro que ya ha cambiado una vez. Nuestra documentación interna llegó a indicar un valor distinto del que aplicaba el programa. Lo comprobable es la página: el código mide más o menos lo que el texto sustituido.
El relleno no se deduce del nombre, porque cada instalación lo genera con su propia clave. No hay ninguna lista pública donde buscar qué código corresponde a quién.
El código vale dentro de su carpeta
Dentro de una carpeta, un mismo valor recibe el mismo código en todos los documentos. Entre carpetas, los códigos son distintos a propósito. Cada carpeta es un espacio propio, invisible para las demás.
Esa regla es un límite. Un cliente no lleva el mismo código en todos sus asuntos, salvo que usted lo fije a mano en Configuración. También es una protección. Si un documento codificado se filtra, sus códigos no sirven sin la tabla ni lo relacionan con documentos de otra carpeta.
Lo contrario no ocurre: cada código es único en todo el Registro de códigos, así que dos personas distintas nunca comparten código, ni siquiera en carpetas distintas. Lo detallamos porque lo explicamos mal. Nuestra web afirmó en siete idiomas que un valor tenía un código idéntico en toda la Biblioteca. La versión anterior de este artículo lo repetía, y era falso.
Dónde se guarda la tabla
La tabla está en el Registro de códigos, una pequeña base de datos en su disco. No está cifrada, a sabiendas. Los originales están sin cifrar en el mismo disco, y cifrar la tabla no protege frente a quien ya accede a la máquina.
Antes usábamos una contraseña. La quitamos porque obligaba a recordar algo más y no añadía seguridad frente a ese atacante.
Decodificar funciona en su equipo, con un componente que se instala con la aplicación y sin servicio externo. Con un documento sujeto a secreto profesional, conviene tratar los PDF del despacho sin pasar por la nube.
La tabla se puede exportar. La exportación es un JSON en texto plano con cada código junto a su original. Enviarla con el documento codificado es entregar el original en dos piezas. La aplicación la señala como sensible, y no debe ir en un paquete de diagnóstico ni en registros compartidos.
El texto que el PDF guarda fuera de la página
Un PDF guarda texto fuera de lo visible, como ActualText y Alt para lectores de pantalla y los metadatos XMP. También lo guardan los campos de formulario y su apariencia, los destinos con nombre y los datos PieceInfo. promptShield escribe ahí el código del valor, o una marca neutra si se tachó. Las miniaturas generadas antes se eliminan, porque dentro de una imagen no se puede buscar y sustituir.
Ninguna detección automática da con todos los datos, tampoco la nuestra. Por eso el archivo no se descarga, de forma predeterminada, hasta que una persona revisa los hallazgos en Revisar.
El RGPD ante un documento con códigos
El artículo 4.5 del RGPD define la seudonimización. Con ella, los datos ya no pueden atribuirse a una persona sin información adicional guardada por separado. Eso es lo que hace la codificación, y una exportación que viaja con el documento rompe ese «por separado».
Según el considerando 26, los datos siguen siendo información sobre una persona identificable. Lo analizamos en qué cuenta como anonimización según el RGPD.
Si el proveedor que revisa los contratos trata los datos por cuenta de usted, es encargado del tratamiento. El artículo 28 exige un contrato con objeto, duración, naturaleza y finalidad. Es lo que pediría la AEPD. La codificación reduce lo que el encargado ve. Si eso cambia la calificación del envío, lo juzga usted o su delegado de protección de datos.
La LOPDGDD, en su artículo 5, extiende el deber de confidencialidad a todos los que intervienen en el tratamiento. El abogado responde además del secreto profesional del artículo 542.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial. El médico responde del suyo. Ningún código exime de esos deberes, y la tabla sigue sujeta a ellos.
Preguntas frecuentes
¿Un dato codificado sigue siendo un dato personal?
Para quien conserva la tabla, sí. Es seudonimización según el artículo 4.5 del RGPD, y el considerando 26 la mantiene dentro del Reglamento.
¿Pueden dos personas distintas recibir el mismo código?
No. Cada código es único en todo el Registro de códigos, también entre carpetas. Lo que cambia de una carpeta a otra es el código de un mismo valor, salvo que usted lo fije a mano en Configuración.
¿Qué ocurre si exporto la tabla?
Obtiene un JSON en texto plano con cada código junto a su original. Guárdelo como los originales y no lo envíe nunca con el documento codificado.