Depende menos del asistente que de tres cosas que usted controla. Son los datos identificativos del documento, el tipo de cuenta que lo recibe y su deber de confidencialidad. Las tres se resuelven a la vez si los identificadores salen del texto antes de pegarlo.
Adónde va lo que se pega
ChatGPT no se ejecuta en su ordenador. Al pulsar Intro, el texto viaja a los servidores del proveedor. Queda bajo la custodia de un tercero, con las reglas que ese tercero publique.
Tres preguntas deciden si el envío era razonable: qué datos identifican a alguien en el documento, qué cuenta los recibe y qué deber de confidencialidad tiene usted. Solo la primera se puede cambiar antes de pegar (por qué la protección pasó de la base de datos al documento).
Lo que cambia el plan y lo que no
Las condiciones de OpenAI describen lo que el proveedor puede hacer con lo que recibe. Es la descripción que una empresa hace de su servicio en 2026, y esas condiciones cambian. Otra cuestión es si el texto salió de su equipo. La respuesta es sí en todos los planes, del gratuito al Enterprise.
Una cuenta Enterprise mejora las condiciones de uso y suele venir con un contrato. Pero quien piensa «estamos en Enterprise, no hay problema» confunde el entrenamiento con la custodia.
Lo que dejó claro el caso Samsung
El 2 de mayo de 2023 se informó de que Samsung había prohibido a su plantilla el uso interno de herramientas de IA generativa. El mes anterior había habido una filtración interna. La fuente no permite afirmar más.
Una empresa con recursos para negociar con cualquier proveedor vio el problema en lo que salía. Prohibir tiene además un inconveniente conocido: la gente sigue usando la herramienta donde nadie la ve.
Responsable y encargado del tratamiento
Si el documento contiene datos personales de terceros, su empresa o despacho es el responsable del tratamiento y el proveedor, el encargado. Hace falta una base jurídica y, por lo general, un contrato conforme al artículo 28 del RGPD. Es lo que le pedirán si alguien revisa el envío. La cuenta personal de un empleado no lo tiene.
El artículo 5 de la LOPDGDD añade un deber de confidencialidad para todos los que intervienen en el tratamiento. Se suma al secreto profesional y a los acuerdos de confidencialidad con clientes. Ninguna de estas obligaciones distingue entre un correo, una memoria USB y un chatbot. Si le impiden enseñar el documento a un tercero, también le impiden pegarlo.
Un texto en el que los nombres, el DNI y el IBAN son códigos ya no contiene esos valores. Si el envío ya se hizo, vea lo que está en juego cuando los datos ya están en el chatbot.
Una comprobación rápida antes de pegar
Antes de pegar, hágase tres preguntas con el texto a la vista:
- ¿Aparece alguien identificable? Busque nombres, DNI o NIE, número de la Seguridad Social, IBAN, teléfonos, correos y domicilios. Un IBAN como ES91 2100 0418 4502 0005 1332 se ve enseguida, pero un apellido cuesta más.
- ¿Qué cuenta lo recibe? Una cuenta personal o una de empresa con contrato cambian lo que el proveedor hace con el texto. Pero el texto sale igual.
- ¿Tiene alguna obligación sobre ese contenido? Piense en el secreto profesional, un acuerdo de confidencialidad o la política interna.
Si la primera respuesta es «no», las otras dos pesan mucho menos. Si la respuesta es «sí», quite esos datos antes de pegar. Tenga en cuenta también el alias interno de una operación, que delata el asunto.
Cómo quitar los identificadores sin perder el documento
Con promptShield, el documento entra en la Biblioteca de la aplicación de escritorio y se procesa en su equipo. Detectar localiza valores como un DNI o un IBAN, los términos añadidos en Expresiones y los nombres, empresas y domicilios. Tras Revisar, Tachar elimina un dato y Codificar lo sustituye por un código reversible.
Un código tiene un corchete, la letra del tipo de dato, un relleno y otro corchete. La letra indica qué se sustituyó. P es una persona, B un IBAN, D una fecha y E un correo. T es un teléfono, A un domicilio y O una organización.
[P0ABCD] solo ilustra la forma. La longitud depende del original: al menos seis caracteres y, si el original tiene más de diez, tres menos que él. Cada carácter de relleno tiene una anchura parecida al que sustituye, así que el código ocupa el mismo hueco. Una frase como «[P…] pidió el reembolso en la cuenta [B…]» sigue teniendo sentido para el modelo.
Dentro de una misma carpeta, un valor recibe siempre el mismo código. Cada carpeta tiene sus propios códigos, y solo un código fijado a mano es común a toda la Biblioteca. Decodificar restituye los valores reales con una llamada local a la aplicación.
El Registro de códigos es un archivo SQLite en su equipo y no está cifrado, a propósito. Los originales ya están sin cifrar en el mismo disco. Merece el mismo cuidado que ellos (la guía sobre el tachado reversible mediante códigos).
La versión gratuita para navegador emite los mismos códigos, con su propia clave. El documento no sale de su equipo. En el escritorio, el modo de API remota del Análisis profundo envía texto de las páginas a un servicio externo. Viene desactivado; si lo activa, vuelve a aplicarse el artículo 28.
Preguntas frecuentes
¿Basta una cuenta ChatGPT Enterprise para pegar datos de clientes?
Ayuda, porque según OpenAI no entrena con ese contenido por defecto y suele incluir un contrato de encargo. Pero el texto sale igual de su equipo y el deber de secreto no depende del plan. Si ese contrato basta en su caso, compruébelo con quien lleve la protección de datos.
Si borro la conversación, ¿se deshace el envío?
No se deshace. Borrar limita lo que el proveedor conserva, según sus condiciones. El envío ocurrió al pulsar Intro.
¿Es más seguro pegar el texto que subir el archivo?
Se envía menos, porque un archivo lleva todas sus páginas y a menudo metadatos con autores. Pero el contenido sale de su equipo en ambos casos.
¿Qué dice la AEPD sobre esto?
Aplicaría las reglas de siempre: base jurídica, contrato del artículo 28, información a los interesados y medidas tomadas antes del envío. Un texto sin identificadores cumple la última.
Si ya lo ha pegado
Anote qué contenía el documento y en qué cuenta lo pegó. Comuníquelo por el cauce previsto en su organización. El delegado de protección de datos, si lo hay, valora si debe notificarse una brecha. La próxima vez, saque los datos de las personas antes de que el texto salga de su equipo.