Porque el riesgo ha pasado del lugar donde se guardan los datos al momento en que se usan. Quien copia un expediente en un asistente de IA es la persona autorizada a tenerlo, y ningún control de los sistemas de almacenamiento lo ve. La protección tiene que estar antes del modelo, en el equipo de quien trabaja con el documento.
Lo que sus controles actuales ya resuelven
Un programa de protección de datos consolidado se diseñó en función del lugar donde se guardan: la base de clientes, el gestor documental, el correo. Ahí actúan los permisos, el cifrado en reposo, las copias de seguridad, el registro de accesos y la prevención de fugas en el correo saliente. Cada proveedor de esos sistemas tiene su contrato de encargo, y el registro de actividades del artículo 30 del RGPD lo documenta. La LOPDGDD lo completa.
La idea era coherente: quien controla la entrada del almacén controla lo que sale. Durante años funcionó, porque sacar datos exigía un gesto visible, como exportar una tabla o copiar una carpeta a una memoria USB. Cada gesto tenía su control y su alerta.
Lo que ha cambiado
Una abogada abre, con sus credenciales y desde su equipo corporativo, el contrato de arrendamiento que tiene asignado. Selecciona tres cláusulas y las pega en un asistente para que le proponga una redacción más clara. Ni el gestor documental ni el registro de accesos detectan nada anómalo, porque no lo hay.
Es una usuaria autorizada, con un documento autorizado, en horario laboral. Pero el texto, con el nombre del arrendatario, su DNI y el IBAN de la renta, ya está en la infraestructura de un tercero.
Nadie ha forzado nada: cada control sigue funcionando, pero ninguno mira el portapapeles. La herramienta usada tampoco figura en ningún registro de actividades.
Reforzar esos controles sirve de poco. Un permiso más estricto sigue dando acceso a quien lo necesita para trabajar, que es quien copia y pega. Hace falta un nuevo punto de control, en otro lugar.
Un encargado del tratamiento que nadie contrató
Quien trata datos personales por cuenta del responsable es un encargado del tratamiento. El artículo 28 del RGPD exige un contrato con un contenido mínimo, del objeto y la duración a las medidas de seguridad. El artículo 33 de la LOPDGDD remite a ese mismo régimen.
Un asistente de IA de uso personal no tiene ese contrato con la organización. La AEPD lo pediría si examinara el tratamiento, y un cliente lo pide en cualquier auditoría de proveedores.
En despachos y asesorías se suma el secreto profesional del artículo 542.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Obliga al abogado a guardar secreto de cuanto conozca por su actuación, sin distinguir entre correo, fax o un asistente. No nos toca decidir si un caso concreto constituye una revelación. En todo caso, ese debate empieza cuando el texto ya ha salido.
Proteger en el momento de uso
Si el riesgo aparece cuando el documento se usa, la protección tiene que estar donde se usa. Eso fija dos condiciones. La primera es de tiempo: antes del modelo, porque cualquier control posterior trabaja sobre algo que ya ha salido. La segunda es de lugar: en el dispositivo de quien va a pegar, por donde pasa todo lo que acaba en un asistente.
Esta frontera no sustituye al programa existente, que sigue protegiendo el almacén. En la práctica, se detectan los datos personales en su equipo y se sustituyen por códigos que el modelo maneja sin saber a quién se refieren. Los valores reales vuelven cuando llega la respuesta. El análisis sigue siendo útil, y no queda dato personal que transferir.
Cómo lo hemos construido
promptShield es una herramienta de este tipo. Explicamos cómo se compara con las demás opciones en un mapa de las estrategias de protección.
La detección se ejecuta en el dispositivo. Primero, Patrones reconoce los valores de forma fija: un DNI como 12345678Z, un número de la Seguridad Social o un IBAN. Después, un modelo de Reconocimiento de entidades, configurable según la instalación, busca nombres, sociedades y domicilios. El Análisis profundo es opcional y está desactivado por defecto.
Los resultados se fusionan sin duplicados y se propagan entre páginas: un nombre hallado en la página 1 se marca también en la 4. Después se descartan las detecciones dudosas. Ningún modelo local encuentra todos los identificadores, y por eso el documento pasa por Revisar antes de salir.
Con cada hallazgo se elige Tachar, que elimina el valor, o Codificar, que lo sustituye por un código reversible. La correspondencia queda en el Registro de códigos, en su equipo. Dentro de una carpeta, un valor conserva su código; las carpetas no se ven entre sí, y solo un código fijado a mano es global.
Decodificar restituye los valores reales con una llamada local al motor que se instala con la aplicación, sin ningún servicio externo. La Protección del portapapeles cubre el gesto de copiar y pegar.
Dónde no llega lo que vendemos
Por defecto, ninguna petición al modelo sale del dispositivo. Pero existe una excepción, y durante un tiempo la negamos. El Análisis profundo tiene un modo remoto que envía texto de las páginas a un servicio que elige el usuario. Puede ser un modelo en su propia red o un proveedor externo.
Ese modo viene desactivado de forma predeterminada, es del plan Pro y exige tres pasos expresos. Este mes, una revisión de nuestra web halló que la página de seguridad negaba esa vía, y la hemos corregido. Si se usa un proveedor externo, este vuelve a ser un encargado del tratamiento, con su contrato del artículo 28.
La aplicación gratuita del navegador tampoco saca el documento de su equipo. Pero envía una señal anónima al arrancar, así que «100 % sin conexión» solo vale para el escritorio. El modo aislado del escritorio, sin validación de licencia ni informes de errores, es del plan Pro.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi programa actual no cubre esto?
Se diseñó para vigilar dónde se guardan los datos, y el riesgo está ahora en el momento de uso. Ningún control de acceso salta ante un uso autorizado, porque está configurado para permitirlo.
¿No puede el proveedor en la nube eliminar los datos personales?
Puede ofrecer garantías contractuales, exclusión del entrenamiento y filtros propios, y algunas medidas son serias. Pero actúan cuando el texto ya ha llegado a su infraestructura. La AEPD no preguntaría qué hizo con el DNI, sino por qué lo recibió.
¿Dónde debería estar la frontera?
En el último punto que la organización todavía controla: el equipo de quien trabaja con el documento. Antes, en el servidor, nadie ve el gesto de copiar. Después, en la red o en el proveedor, el dato ya ha salido.
¿Funciona con documentos escaneados?
Sí: la página se procesa a 300 ppp y se lee con Tesseract en el idioma del documento más el inglés. Los datos personales se cubren como zonas de la imagen, y debajo se reconstruye una capa de texto en la que se puede buscar. Hay ocho paquetes de idioma (español, inglés, francés, alemán, italiano, neerlandés, portugués y polaco), y si se elige el que no corresponde, la lectura empeora sin aviso.