Con cuatro estrategias distintas: plataformas de gobernanza, API en la nube, tachado gestionado y tachado manual. Cada una responde a una pregunta diferente, y por eso compararlas en una sola tabla confunde. Este artículo las sitúa, señala el hueco que dejan y explica qué lugar ocupa promptShield.
Cuatro preguntas en una
En las reuniones para elegir proveedor suele aparecer la pregunta «¿cómo protegemos los datos personales?». En realidad son cuatro preguntas distintas: dónde están los datos, cómo se tratan millones de registros, quién hace el trabajo y cómo se deja limpio este documento hoy.
Cada una tiene sus herramientas, sus métricas y sus clientes. Una comparativa que pone en la misma fila un inventario de repositorios y un servicio de tachado compara respuestas a preguntas diferentes. El lector cree que el mercado es caótico, cuando lo caótico es la tabla.
Cuatro estrategias, cuatro trabajos
Las plataformas de gobernanza responden a dónde están los datos. Recorren bases de datos, unidades compartidas, correo y aplicaciones en la nube, y levantan un inventario. Ese inventario se cruza con el registro de actividades del artículo 30 del RGPD. Sirven al delegado de protección de datos para saber qué se guarda y dónde, no para decidir qué se tacha en la página catorce de un contrato.
Las API en la nube responden a cuánto. Google describe Sensitive Data Protection, antes Cloud DLP, como un servicio para descubrir, clasificar y desidentificar datos sensibles. Actúa sobre el almacenamiento y sobre el contenido que circula por una aplicación.
Sirve cuando el volumen impide revisar cada registro: tablas de millones de filas, transcripciones de un centro de atención al cliente, un repositorio que se seudonimiza antes del análisis. El proveedor actúa como encargado del tratamiento, con su contrato del artículo 28. Una organización de ese tamaño suele tenerlo negociado.
El tachado gestionado responde a quién. Se envía el expediente y lo devuelve tratado el personal del proveedor, su software o ambos. Resuelve un problema de capacidad, y ante una revisión documental de diez mil páginas puede ser la única salida sensata.
Tiene un coste distinto. El documento sale antes de estar protegido, y el proveedor se convierte en encargado del tratamiento. Si el material está bajo secreto profesional, habrá que explicar por qué un tercero lo ha leído entero.
El tachado manual responde a cómo, documento a documento: un editor de PDF, una persona atenta y una tarde. Para una docena de documentos al año basta, y no exige comprar nada. Falla de dos maneras: el cansancio, que hacia la página cuarenta deja pasar un IBAN en una nota al pie, y el rectángulo negro sobre un texto que sigue debajo.
El documento que alguien tiene que firmar
Queda un caso que ninguna estrategia cubre bien: el documento concreto del que responde una persona identificada. Por ejemplo, el informe que una asesoría envía con el DNI y el número de la Seguridad Social de los trabajadores. O el contrato que alguien quiere resumir con un modelo de lenguaje.
El volumen es pequeño, el documento no puede salir antes de estar tratado y quien lo envía responde de él. Aquí una cifra estadística deja de ser una respuesta.
Suponga que un proveedor anuncia que detecta el 99,5 % de los datos personales. Con un millón de registros, la cifra indica cuántos se escapan de media. Con un solo contrato no dice nada útil, porque quien firma responde de ese documento y no de la media. La cifra es un ejemplo: no es la nuestra ni la de ningún proveedor concreto.
Explicamos por qué aparece este hueco cuando los documentos pasan por modelos de IA en qué cambia cuando los datos personales van a una IA. Aquí basta la consecuencia: hace falta detección automática para el grueso del trabajo y una persona que revise el resultado antes de que exista ningún archivo.
Lo que hace promptShield en ese hueco
La aplicación de escritorio trabaja sobre el documento en el propio equipo. Al pulsar Detectar actúan primero los Patrones, expresiones regulares de alta precisión para lo que tiene forma reconocible, como un DNI o un IBAN. Después, el Reconocimiento de entidades busca nombres, organizaciones y domicilios, con un modelo que se configura según la instalación.
El Análisis profundo, con un modelo de lenguaje, solo actúa si el usuario lo activa, y viene desactivado de forma predeterminada. Los resultados se fusionan sin duplicados y se propagan entre páginas: un nombre de la primera queda marcado en la cuarta. Al final se filtra el ruido.
Nada de eso garantiza que se haya encontrado cada identificador, y ningún modelo local lo consigue. Lo importante es el paso siguiente. Un archivo con regiones protegidas no se descarga hasta que una persona las ha revisado.
Si se pulsa Descargar antes, una ventana explica qué falta y lleva directamente a la revisión. Al verificar, los códigos quedan anotados en el Registro de códigos.
Con cada hallazgo se elige Tachar, que elimina el texto de forma definitiva, o Codificar, que lo sustituye por un código reversible. Dentro de una carpeta, un mismo valor recibe el mismo código, y el expediente se sigue leyendo como un expediente. Los códigos de una carpeta no valen en otra, y solo un código fijado a mano vale para todas.
Lo subrayamos porque nuestras páginas dijeron lo contrario en siete idiomas. La decodificación se hace en el propio equipo, sin enviar nada a ningún servicio.
Dónde están los límites, empezando por los nuestros
El escritorio funciona sin conexión, y el plan Pro tiene un modo aislado sin comprobación de licencia ni informes de errores. La aplicación gratuita del navegador trata el documento sin que salga del equipo. Pero envía una señal anónima al arrancar, así que no la presentamos como herramienta sin conexión.
La API autoalojada tampoco es independiente de nosotros. Valida la licencia con nuestro servidor cada seis horas, su caché sin conexión no pasa de tres días y no tiene modo aislado. Quien necesite una API que funcione indefinidamente sin contacto exterior debe buscar en otra parte.
Para las otras tres preguntas no somos la opción adecuada. No inventariamos repositorios, no procesamos flujos de millones de registros y no ponemos personal a tachar por usted. Las categorías descritas arriba lo resuelven mejor.
El marco jurídico no cambia con la herramienta. El RGPD y la LOPDGDD obligan a quien trata los datos. El artículo 28 exige un contrato con cada encargado, y es lo primero que pediría la AEPD. En las profesiones que lo tienen se suma el secreto profesional.
La estrategia elegida decide cuántos encargados intervienen y cuándo sale el documento. No exime a nadie de esas obligaciones, y no nos corresponde decir si su caso las cumple.
Preguntas frecuentes
¿Qué estrategia necesito?
Gobernanza si no sabe dónde están sus datos, API en la nube para millones de registros, tachado gestionado si le falta personal y tachado manual para pocos documentos al año. Si son documentos recurrentes que una persona debe dar por limpios sin que salgan de su equipo, ahí es donde encajamos. Combinar herramientas es lo normal.
¿Por qué cuesta tanto comparar estas herramientas?
Cada categoría publica la métrica de su propia pregunta: cobertura de repositorios, registros por segundo, plazo de entrega, precio por página. Esas cifras no son comparables entre sí. Antes de comparar productos, conviene decidir qué pregunta se está haciendo.
¿Para quién no es promptShield?
Para quien necesite inventariar sistemas, procesar flujos a gran escala o externalizar el trabajo. Tampoco para quien busque una API autoalojada sin servidor de licencias, ni detección sin revisión. La revisión antes de descargar es deliberada, y a quien solo quiere un resultado automático le estorbará.