Al pegar el expediente de un cliente en un chatbot, el despacho comunica datos personales a un tercero sin contrato. Ese tercero suele estar fuera de la Unión Europea. El despacho arriesga una sanción del RGPD, una reclamación ante la AEPD y una vulneración del secreto profesional. El modelo, además, no necesita esos datos para hacer el trabajo.
Por qué lo hace gente sensata
Probablemente lo ha hecho usted o alguien de su equipo. Se pega un arrendamiento para pedir un resumen, o un informe pericial para buscar contradicciones. La respuesta llega en segundos y es útil. Cada decisión, por separado, es racional: ahorra media hora y no parece perjudicar a nadie.
El gesto tampoco deja huella: no hay destinatario que teclear ni ventana que pida confirmación. Con la IA, exponer datos confidenciales no cuesta nada, y lo que no cuesta nada se repite. Quien pega el texto cree usar una herramienta de redacción. En realidad, comunica datos a un tercero.
En la primavera de 2023, según la prensa, ingenieros de Samsung pegaron en ChatGPT código fuente y la transcripción de una reunión interna. Ocurrió al menos tres veces en pocas semanas. Nadie actuaba de mala fe, y la empresa tenía su propio equipo de seguridad. Aun así, terminó restringiendo estas herramientas.
Lo que dice la ley
Los artículos 44 a 49 del RGPD regulan la salida de datos de la Unión. Sin una decisión de adecuación que ampare al proveedor, hacen falta las garantías del artículo 46, normalmente las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Su incumplimiento cae en el tramo superior de sanciones del artículo 83.5. Ese máximo legal no indica lo que pagaría un despacho de doce personas.
Algunas ofertas para empresas incluyen esas garantías y un contrato de encargo, aunque sus condiciones cambian a menudo. Una cuenta personal abierta por un abogado del despacho no ofrece nada de eso al despacho.
Aunque los servidores estuvieran en Fráncfort, quedaría el artículo 28. Quien trata datos por cuenta del despacho es un encargado del tratamiento. Necesita un contrato que fije el objeto, la duración, las instrucciones y las medidas de seguridad. Es lo que pediría la AEPD si un cliente reclamara.
El secreto profesional añade un deber que no depende del RGPD. Lo recogen el artículo 542.3 de la LOPJ y el Código Deontológico de la Abogacía Española. Alcanza a todo lo conocido por razón del encargo, haya o no datos personales. La LOPDGDD completa el régimen en España.
Este artículo explica de dónde vienen esas obligaciones. Si su caso concreto las cumple, debe valorarlo su delegado de protección de datos.
El modelo no necesita los nombres
Sin alternativa, se seguirán pegando documentos. Pero casi nada de lo que se pide a un modelo depende de los identificadores. Veamos esta cláusula de un contrato de trabajo, ya sin los datos de las partes:
«El Trabajador se compromete a no prestar servicios, por cuenta propia o ajena, para empresas competidoras de [EMPRESA] durante los dos años siguientes a la extinción de su contrato, en todo el territorio nacional, sin que ello genere derecho a compensación alguna.»
Faltan el nombre del trabajador, su DNI, su número de la Seguridad Social y los datos de la empresa. No falta nada de lo que decide si el pacto es válido. Un modelo puede señalar que el artículo 21.2 del Estatuto de los Trabajadores limita la duración: dos años para los técnicos, seis meses para el resto.
El mismo artículo exige un interés industrial o comercial efectivo y una compensación adecuada. Una cláusula «sin compensación alguna» difícilmente se sostendría. La respuesta es la misma con los nombres o sin ellos.
A mano, esto funciona con una cláusula suelta. En un expediente de cuarenta páginas, el mismo nombre aparece en el encabezado, las firmas, las notas al pie y los metadatos del PDF. Ahí hace falta una herramienta.
Cómo lo hace promptShield
promptShield se encarga de este paso previo. Al pulsar Detectar en la aplicación de escritorio, Patrones reconoce valores de forma fija, como un DNI o un IBAN. Expresiones busca los términos de cada asunto, y el Reconocimiento de entidades localiza nombres, sociedades y domicilios. El Análisis profundo, con un modelo de lenguaje, es opcional y viene desactivado.
Los resultados se combinan sin duplicados y se propagan entre páginas: un nombre de la primera se marca también en la cuarta. Al final se descartan las detecciones dudosas. Ningún modelo local detecta todos los identificadores. Por eso, de forma predeterminada, un archivo no se descarga hasta que una persona repasa los hallazgos en Revisar.
Tachar elimina el contenido en vez de taparlo con un rectángulo negro. También lo quita de partes ocultas del PDF, como las etiquetas de accesibilidad, los metadatos XMP o los campos de formulario. Las miniaturas anteriores al tachado se descartan, porque en una imagen no se puede buscar y reemplazar.
Codificar sustituye el valor por un código reversible y guarda la correspondencia en el Registro de códigos, en su equipo. Decodificar restituye los valores con una llamada local, sin servicio externo. Dentro de una carpeta, un valor conserva su código; otras carpetas no lo ven, y solo un código fijado a mano vale en toda la Biblioteca. Llegamos a publicar lo contrario en siete idiomas.
El plan Pro del escritorio añade un modo aislado, sin comprobación de licencia ni informes de errores. La aplicación gratuita del navegador tampoco saca el documento de su equipo. Pero envía una señal anónima al abrirse, así que no la llamamos «100 % sin conexión». El modo remoto opcional del Análisis profundo sí envía texto a un tercero, y en ese caso vuelve a aplicarse el artículo 28.
Preguntas frecuentes
¿Qué subí en realidad al pegar el documento?
Todo el texto pegado: nombres, DNI, domicilios, importes y, a menudo, datos de terceros. Lo que el proveedor haga después depende de sus condiciones y del tipo de cuenta.
¿Me protege la política de privacidad del proveedor?
No sustituye al contrato de encargo del artículo 28 ni a las garantías del artículo 46. Si la aceptó un empleado a título personal, el despacho ni siquiera es parte.
¿Qué debería hacer en su lugar?
Quitar los identificadores antes de que el texto salga del equipo, revisar el resultado y pegar la versión tratada. Para el caso concreto de ChatGPT, vea si es seguro pegar documentos en ChatGPT.
¿Basta con una circular que lo prohíba?
Fija responsabilidades, pero sin una alternativa más cómoda la práctica solo se oculta. Y la responsabilidad sigue en el despacho, ante el cliente, el colegio y la AEPD.