In Italia la domanda ha già una storia. Il Garante per la protezione dei dati personali ha bloccato ChatGPT nel marzo 2023, primo regolatore occidentale a farlo, e il 20 dicembre 2024 ha sanzionato OpenAI per 15 milioni di euro: base giuridica inadeguata per l’addestramento, obblighi informativi disattesi, violazione non notificata. In studio quella vicenda si è letta come una partita fra un’autorità e un fornitore americano. Era anche la dimostrazione di come il Garante ragiona quando l’IA tratta dati personali, e vale per uno studio di otto persone quanto per una piattaforma globale.
Il Garante non domanda se ci si fida del modello. Domanda su quale base giuridica lo si usa, quali dati gli arrivano, chi è stato informato e che cosa si riesce a dimostrare. Alle prime tre si risponde in una riunione di soci. Alla quarta no: o esiste una traccia, o non esiste, e nessuna riunione la produce a posteriori.
Nessuno di questi numeri è italiano, e conviene dirlo prima che lo faccia qualcun altro: li hanno prodotti l’American Bar Association, Clio e la North Carolina Bar Association, non il Garante e non il Consiglio Nazionale Forense. Valgono per quello che sono, la fotografia di un mercato comparabile. I tassi di adozione viaggiano; gli obblighi restano locali, e quelli italiani sono più stretti.
Prima del GDPR c’è il segreto professionale
La valutazione corretta non parte dal regolamento europeo, parte dal codice penale. L’art. 622 c.p. punisce la rivelazione del segreto professionale, l’art. 200 c.p.p. ne fa un dovere opponibile al giudice, e il codice deontologico forense lo tratta come il nucleo del rapporto con l’assistito. Un nome, un codice fiscale come RSSMRA85T10A562S, la partita IVA di una società in difficoltà: incollati in una finestra di chat, questi dati non sono soltanto un trattamento privo di base giuridica. Sono, potenzialmente, una rivelazione.
Il GDPR aggiunge la parte scomoda. Il principio di responsabilizzazione dell’art. 5, par. 2 non chiede di essere conformi: chiede di poterlo dimostrare. Il Codice Privacy (d.lgs. 196/2003, come modificato dal d.lgs. 101/2018) regge l’impianto nazionale, e il Garante lo applica con un’istruttoria che comincia sempre dalla stessa richiesta: mostri le procedure, mostri chi le ha seguite, mostri quando.
È qui che la posizione di uno studio di dieci persone si rovescia. Il titolare crede di avere davanti una scelta di strumenti. Ha davanti un obbligo di documentazione.
La regola senza prova
Fra una regola enunciata e la prova che è stata seguita si apre uno scarto, e quasi tutti gli studi stanno su un lato solo. Lo si può chiamare lo scarto fra il dichiarato e il dimostrabile; in studio il nome breve funziona meglio: la regola senza prova. È la riunione in cui si decide che i dati dei clienti non vanno nei chatbot, seguita da diciotto mesi in cui nessuno sa dire quante volte la decisione sia stata rispettata.
Il 55% senza policy e il 9% con una policy applicata misurano le due metà dello stesso scarto. La prima cifra dice che la regola manca. La seconda dice che, dove la regola c’è, manca quasi sempre la prova. Non è un problema di tecnologia, ma di prova, ed è la seconda metà quella che un’autorità chiede per iscritto.
Il riflesso naturale è il divieto: non costa nulla, si scrive in una riga e sembra risolvere. Non risolve. L’uso ha precorso la regola di almeno un anno, e gli studi piccoli ricorrono in prevalenza ad assistenti di consumo invece che a strumenti pensati per il diritto, perché il fascicolo finisce dove il lavoro si sbriga in fretta. Vietare lo sposta sul telefono personale del collaboratore, dove non lascia traccia: una seconda regola senza prova, e senza il tempo guadagnato.
Rendere la via protetta anche la via più rapida
Una regola tiene quando la strada conforme è anche la strada comoda. Nessuno aggira una procedura che gli fa risparmiare mezz’ora; tutti aggirano quella che gliene costa dieci minuti per documento. È su questo crinale, non sulla severità del testo, che una policy IA di studio legale sopravvive al secondo mese.
In concreto significa lavorare sui file anziché sul testo incollato. Quindici formati entrano nella Libreria, da PDF e documenti Word a fogli di calcolo, presentazioni e immagini; e dall’applicazione desktop un pulsante carica una cartella in un colpo solo, al primo livello. Un avvocato non ha una stringa da ripulire, ha un allegato da mandare, e gli strumenti costruiti intorno a una stringa gli chiedono un lavoro che non è il suo.
Rileva procede su quattro strati, e un solo comando li manda tutti. Gli Schemi prendono i valori che hanno una forma: codice fiscale, partita IVA, IBAN, numeri di conto. Il Riconoscimento di entità prende quelli che una forma non l’hanno: nomi, datori di lavoro, indirizzi. Le Espressioni coprono il lessico della singola pratica, dal nome in codice di un’operazione al numero di repertorio. L’Analisi approfondita, opzionale, raccoglie i casi limite. Ogni strato si accende e si spegne per conto proprio, il che permette a una policy di prescrivere una configurazione invece di raccomandare prudenza.
Il riconoscimento del testo sulle pagine scansionate parte da sé all’apertura del documento, sulle pagine dallo strato testuale povero e su tutte le immagini: nessun passaggio in più da ricordare. Conta, perché quel passaggio verrebbe dimenticato proprio sui fascicoli cartacei, i più riservati.
Poi viene la scelta, e sono due verbi distinti. Rimuovi cancella il testo in modo irreversibile, ed è quello che serve per ciò che esce dallo studio: una memoria depositata, un allegato alla controparte. Codifica sostituisce il valore con un codice breve e reversibile, e serve quando il documento deve restare leggibile e poi tornare indietro.
Dentro una cartella lo stesso valore riceve sempre il medesimo codice, file dopo file: è ciò che rende una pratica codificata ancora una pratica e non una poltiglia di sigle, perché finché il contratto di locazione e la corrispondenza stanno nella stessa cartella la parte dell’uno resta riconoscibile come la parte dell’altra. Fra cartelle diverse i codici sono invece deliberatamente differenti, e il generatore li tiene separati anche quando potrebbero coincidere: due pratiche non devono poter essere ricongiunte attraverso le sigle. Vale per l’intero archivio soltanto il codice fissato a mano nelle impostazioni.
La corrispondenza sta in un Registro codici sulla macchina dell’utente, non cifrato per scelta dichiarata: chi lo apre possiede già i documenti originali in chiaro. La Decodifica ripristina i valori reali in locale, da un file o da del testo incollato, e la Protezione degli appunti copre il passaggio che sfugge sempre: il copia e incolla fatto a mano.
Per impostazione predefinita un file protetto non si scarica finché una persona non ha verificato le rilevazioni nella Revisione. Chi preme Scarica prima non ottiene silenzio: ottiene la spiegazione di che cosa manca e la via d’ingresso alla Revisione. È il vincolo che infastidisce al primo documento e che poi diventa l’unica ragione per cui si potrà affermare, con una data accanto, che quel documento è stato controllato da una persona. L’interruttore che lo disattiva sta nelle impostazioni, e la policy dovrebbe nominarlo: chi può spegnerlo, e quando.
Dove nasce la prova
Finché l’applicazione resta sul singolo portatile, la metà dimostrabile non esiste. Nasce nel livello di gestione, che appartiene al piano Pro. Dalla dashboard nel browser il titolare assegna una licenza a un indirizzo e-mail ed etichetta le licenze per gruppo, tipo di pratica o centro di costo, così che un’esportazione segua il modo in cui lo studio fattura. Revocare una licenza chiude il diritto d’uso: quel computer smette di essere licenziato alla successiva validazione online, non nell’istante del clic. Nei piani a pagamento sono comprese due postazioni personali.
Il Monitor di conformità elenca ogni postazione con i documenti esportati, le pagine lavorate, i valori rilevati, codificati e rimossi, e la data dell’ultima attività; somma le postazioni allineate alla policy e quelle in scostamento rispetto a una soglia che il titolare stabilisce, ed esporta un rapporto di conformità. Il Registro di audit conserva la cronologia. Entrambi appartengono al titolare dell’account e chi ha soltanto una licenza non può aprirli: al personale arriva un’applicazione che protegge i documenti, non una console per guardarsi a vicenda.
Il Monitor di conformità riflette soltanto l’attività che è passata da promptShield. Non può dire se qualcuno ha trattato un documento riservato fuori dallo strumento, e una macchina attivata senza connessione viene segnalata proprio perché la sua attività non è verificabile.
Quel limite convince più della promessa che lo accompagna. Un rapporto che pretendesse di coprire anche ciò che accade altrove non coprirebbe niente, e il primo ispettore che domandasse come si fa a saperlo smonterebbe anche il resto. Un perimetro dichiarato, invece, si difende: queste postazioni, questi documenti, queste date.
Le domande che arrivano in studio
Si possono inserire i dati di un cliente in ChatGPT?
Posta così la domanda non ha una risposta secca. Nessuna norma vieta a un avvocato di usare uno strumento di IA generativa: è vietato rivelare informazioni coperte dal segreto senza una base che lo consenta, e un nome con un codice fiscale accanto è già un’informazione coperta. Il dato incollato in una chat è un trattamento che qualcuno dovrà giustificare e che nessuno potrà ritirare; un documento i cui valori identificativi sono stati codificati prima è un documento diverso. Su che cosa debba significare “sicuro” per un contratto che va a un modello conviene essere precisi una volta, per iscritto.
Uno studio legale piccolo deve davvero avere una policy sull’IA?
Nessuna disposizione dice «lo studio adotta una policy sull’IA». L’art. 5, par. 2 del GDPR dice che occorre poter dimostrare la conformità, e il codice deontologico forense dice che il segreto va protetto: una procedura scritta è il modo meno costoso di rispondere a entrambi. E il 9% ricorda qual è la soglia reale: averla non basta, bisogna poter mostrare che è stata seguita.
Cosa deve contenere la policy IA di uno studio legale?
Cinque decisioni, prese una volta e messe per iscritto. Quattro pagine, non quaranta: una policy che nessuno legge è l’archetipo della regola senza prova.
- Quali strumenti sono ammessi e per quali compiti. Una sintesi e un parere non sono lo stesso lavoro.
- Quali valori non escono mai in chiaro. Nome, codice fiscale, partita IVA, residenza, coordinate bancarie, importi.
- Chi verifica prima che un file esca, e come si dimostra che la verifica è avvenuta.
- Dove resta la traccia e chi la consulta.
- Che cosa si fa con i documenti scansionati, su cui una procedura pensata per il testo digitale si rompe per prima.
I documenti escono dallo studio?
Nella configurazione predefinita, no: rilevazione, riconoscimento del testo e oscuramento avvengono sulla macchina dove il file è già salvato, e il Registro codici sta lì accanto. Ai nostri server arrivano la validazione della licenza e i conteggi di attività, cioè quante pagine, quanti valori e quando. Mai il testo, mai i valori rilevati, mai un nome, e su questo non esistono eccezioni. Una va però segnalata, ed è materia da policy: l’Analisi approfondita funziona per difetto con un modello locale, ma offre anche una modalità via API remota che l’utente può puntare su un servizio esterno, e quella invia il testo delle pagine. Chi non la vuole la lascia spenta.
Quale piano serve a uno studio di dieci persone?
Il piano Basic è l’applicazione desktop senza il livello di gestione: va bene per il professionista che risponde solo di sé. Il piano Pro aggiunge il gestore delle licenze, il Registro di audit e il Monitor di conformità, cioè la metà che si può mostrare. Dieci persone con un socio che risponde per tutte vogliono il piano Pro: a dieci postazioni il titolare non può più sapere a memoria chi ha fatto che cosa.
Che cosa si risponde, quando la domanda arriva
La richiesta, se arriva, non sarà filosofica: quali strumenti sono in uso, su quali dati, con quale base giuridica, con quali istruzioni al personale, e da quando. Alle prime quattro voci si risponde in una settimana; la quinta si costruisce soltanto in anticipo, perché è una data, e le date non si scrivono dopo. Resta però una decisione alla portata di chiunque: rendere la via protetta la via predefinita, e lasciare che sia lo strumento a tenere il conto. La policy, a quel punto, descrive quello che accade davvero, ed è l’unica che valga la pena di scrivere.