Un piccolo studio legale ha bisogno di una policy IA, ma la regola scritta non basta. Davanti al Garante per la protezione dei dati personali conta la prova che è stata seguita. Quasi tutti gli studi che hanno una regola non hanno questa prova. Il rimedio è rendere la via protetta anche la più rapida e affidare allo strumento la registrazione della traccia.
Nessuno di questi numeri è italiano: vengono da tre enti nordamericani. I tassi di adozione valgono anche per l'Italia, mentre gli obblighi sono locali e qui più stretti. Quanto ai ricavi, il lavoro è diventato più rapido e la parcella è rimasta uguale. L'efficienza è andata al cliente e il rischio è rimasto allo studio.
Il Garante ha già un precedente
Il Garante ha bloccato ChatGPT in Italia nel marzo 2023, primo regolatore occidentale a farlo. Il 20 dicembre 2024 ha sanzionato OpenAI per 15 milioni di euro, contestando la base giuridica dell'addestramento, l'informativa e una violazione non notificata. Nel marzo 2026 il Tribunale di Roma ha annullato la sanzione.
La vicenda mostra come ragiona il Garante, anche con uno studio di otto persone. Chiede su quale base si usa il modello, quali dati riceve e chi è stato informato. Chiede infine che cosa si può dimostrare, e a questo risponde solo una traccia creata prima.
Prima del GDPR, il segreto professionale
L'art. 622 c.p. punisce la rivelazione del segreto professionale, e l'art. 200 c.p.p. ne fa un dovere opponibile al giudice. Per il codice deontologico forense è il centro del rapporto con l'assistito. Un nome, un codice fiscale come RSSMRA85T10A562S o la partita IVA di una società in difficoltà, incollati in una chat, possono essere una rivelazione.
Il GDPR aggiunge l'art. 5, par. 2: occorre poter dimostrare la conformità. Il Codice Privacy (d.lgs. 196/2003, modificato dal d.lgs. 101/2018) completa il quadro. Un'istruttoria del Garante chiede le procedure, chi le ha seguite e quando. Per uno studio di dieci persone, quindi, la questione è anche di documentazione.
Fra la regola e la prova
Una riunione decide che i dati dei clienti non vanno nei chatbot. Poi per diciotto mesi nessuno sa dire quante volte la decisione è stata rispettata. Il 55% senza policy e il 9% con una policy applicata misurano questo divario: dove la regola esiste, manca quasi sempre la prova che un'autorità chiede per iscritto.
La prima reazione è il divieto, che si scrive in una riga ma arriva tardi: l'uso ha preceduto la regola di almeno un anno. Secondo Clio, gli studi piccoli usano soprattutto assistenti generici pensati per il grande pubblico invece di strumenti pensati per il diritto. Un divieto sposta l'uso sul telefono personale, dove non resta traccia.
La via protetta deve essere la più rapida
Una regola tiene quando la strada conforme è anche la più comoda. Nessuno aggira una procedura che fa risparmiare mezz'ora, ma tutti aggirano quella che costa dieci minuti a documento.
Per questo si lavora sui file invece che sul testo incollato. La Libreria accetta PDF, file Word, Excel e PowerPoint, testo semplice e immagini. Un avvocato ha un allegato da mandare, e gli strumenti pensati per il testo incollato gli impongono un passaggio in più.
Rileva combina più livelli, avviati da un solo comando. Gli Schemi trovano i valori con una forma fissa, come codice fiscale, partita IVA e IBAN. Il Riconoscimento di entità trova nomi, datori di lavoro e indirizzi, e le Espressioni coprono il lessico della singola pratica. L'Analisi approfondita, opzionale, gestisce i casi limite.
Ogni livello si accende e si spegne separatamente, quindi una policy può prescrivere una configurazione precisa. Il riconoscimento del testo parte da solo all'apertura, sulle pagine scansionate e sulle immagini. Così nessuno deve ricordarsi un passaggio in più sui fascicoli cartacei, spesso i più riservati.
Poi si sceglie fra due operazioni. Rimuovi cancella il testo in modo definitivo, per ciò che esce dallo studio. Codifica sostituisce il valore con un codice breve e reversibile, per i documenti che dovranno essere ripristinati.
Dentro una cartella, lo stesso valore riceve sempre lo stesso codice. Così la parte del contratto di locazione resta riconoscibile nella corrispondenza, e la pratica codificata resta leggibile. Fra cartelle diverse i codici sono volutamente diversi. Solo un codice fissato a mano nelle impostazioni vale per tutto l'archivio.
Il Registro codici conserva l'associazione fra codici e valori sul computer dell'utente, senza cifratura per scelta: chi lo apre ha già gli originali. La Decodifica ripristina i valori in locale, e la Protezione degli appunti copre il copia e incolla.
Per impostazione predefinita, un file protetto non si scarica finché una persona non ha verificato le rilevazioni nella Revisione. Chi preme Scarica troppo presto vede che cosa manca e può aprire subito la Revisione. Così si può affermare, con una data, che il documento è stato controllato. Il vincolo si disattiva nelle impostazioni, e la policy dovrebbe dire chi può farlo.
Dove nasce la prova
La prova nasce nel livello di gestione del piano Pro. Dalla dashboard nel browser il titolare assegna ogni licenza a un indirizzo e-mail e le assegna un'etichetta per gruppo, tipo di pratica o centro di costo. Così un'esportazione segue il modo in cui lo studio fattura. Una licenza revocata smette di valere alla validazione online successiva, e i piani a pagamento includono due postazioni personali.
Il Monitor di conformità elenca per ogni postazione documenti esportati, pagine lavorate, valori rilevati, codificati e rimossi, e ultima attività. Conta le postazioni conformi e quelle che si discostano da una soglia fissata dal titolare, ed esporta un rapporto. Il Monitor e il Registro di audit appartengono al titolare: chi ha solo una licenza non può aprirli. Al personale arriva un'app che protegge i documenti, non una console per sorvegliarsi a vicenda.
Il Monitor di conformità riflette solo l'attività passata da promptShield. Non può dire se qualcuno ha trattato un documento riservato fuori dallo strumento. Una macchina attivata senza connessione viene segnalata proprio perché la sua attività non è verificabile.
Questo limite rende credibile il resto. Un perimetro dichiarato regge alla domanda di un ispettore: queste postazioni, questi documenti, queste date.
Domande frequenti
Si possono inserire i dati di un cliente in ChatGPT?
Nessuna norma vieta all'avvocato l'IA generativa. È vietato rivelare informazioni coperte dal segreto, e un nome accanto a un codice fiscale lo è già. Prima di inviare un contratto a un modello conviene definire per iscritto che cosa significa "sicuro".
Uno studio legale piccolo deve avere una policy sull'IA?
Il GDPR chiede di poter dimostrare la conformità, e il codice deontologico forense chiede di proteggere il segreto. Una procedura scritta risponde a entrambi con poca spesa. Il dato del 9% ricorda però che bisogna anche poter mostrare che è stata seguita.
Cosa deve contenere la policy IA di uno studio?
Cinque decisioni, prese una volta e scritte in poche pagine.
- Quali strumenti sono ammessi, e per quali compiti.
- Quali valori non escono mai in chiaro, come nome, codice fiscale e coordinate bancarie.
- Chi verifica un file prima che esca, e come lo dimostra.
- Dove resta la traccia, e chi la consulta.
- Come si trattano i documenti scansionati.
I documenti escono dallo studio?
Con le impostazioni predefinite, no: rilevazione, riconoscimento del testo e oscuramento avvengono sul computer in cui si trova il file. Ai nostri server arrivano la validazione della licenza e conteggi di attività, mai il testo. L'Analisi approfondita ha però una modalità via API remota che invia il testo delle pagine a un servizio esterno, e la policy dovrebbe dire se resta spenta.
Quale piano serve a uno studio di dieci persone?
Il piano Basic è l'app desktop senza livello di gestione, adatta a chi risponde solo di sé. Il piano Pro aggiunge gestore delle licenze, Registro di audit e Monitor di conformità. Con dieci postazioni il titolare non ricorda più chi ha fatto che cosa, quindi serve il Pro.