Una pratica codificata si legge solo se ogni nome conserva il suo codice. In promptShield il codice resta lo stesso in tutti i file della stessa cartella, anche quando si ripete la rilevazione. In un'altra cartella lo stesso valore riceve un codice diverso.
Perché il codice deve restare fermo
Generazioni di studenti di giurisprudenza hanno studiato con Tizio, Caio e Sempronio, e Tizio resta Tizio fino all'ultima riga. L'errore opposto è la sentenza oscurata alla buona, con attore, convenuto e terzo chiamato ridotti allo stesso «omissis». L'art. 52 del Codice privacy impone in certi casi di togliere le generalità. Che la motivazione resti chiara dipende dalla cura di chi oscura.
Con l'IA il problema torna. Il lunedì si codifica il contratto per chiederne una sintesi. Il mercoledì si aggiungono la diffida e la perizia, il venerdì arriva un nuovo allegato. Se lo strumento rinumera a ogni elaborazione, la «Persona 1» del lunedì diventa la «Persona 3» del mercoledì.
Il modello allora fonde due persone o ne sdoppia una. L'errore emerge tardi, spesso quando il parere cita la controparte sbagliata.
La coerenza conta per tre destinatari. Il modello riconosce la stessa persona dalla stessa sigla. Il professionista incrocia la risposta con gli atti. La Decodifica, davanti a un'etichetta che ha cambiato significato, restituisce comunque un nome, ma non per forza quello giusto.
Il confine è la cartella
Dentro una cartella, Mario Rossi riceve un codice nel primo documento in cui compare. Lo conserva in tutti gli altri, alla prima elaborazione come alla decima. Lo stesso vale per il suo codice fiscale, RSSMRA85T10A562S, per il numero di tessera sanitaria e per l'IBAN.
Fuori dalla cartella accade il contrario, per scelta. In un'altra pratica Mario Rossi riceve un codice diverso, e se i due codici coincidessero per caso il generatore ne estrae un altro. Il motivo è il segreto professionale: un codice condiviso permetterebbe di ricollegare due pratiche che non hanno nulla in comune.
L'unica eccezione è voluta. Un codice fissato a mano nelle impostazioni vale in tutte le cartelle, per esempio per la denominazione dello studio. Va usato sapendo che supera la separazione fra pratiche.
Per un periodo questo confine lo abbiamo taciuto anche noi. Il nostro sito ha scritto in sette lingue che un valore aveva un unico codice in tutta la Libreria, senza nominare la cartella. Chi ci avesse creduto avrebbe diviso una pratica in due cartelle, contando su un collegamento inesistente.
La regola pratica: metta i file della stessa pratica nella stessa cartella della Libreria, e apra una cartella nuova per ogni pratica. Il meccanismo completo è spiegato nell'articolo su come funziona la codifica reversibile.
Un codice della misura del nome
Un codice è formato da una parentesi quadra aperta, la lettera del tipo di dato, alcuni caratteri di riempimento e una parentesi quadra chiusa. P indica una persona, O un'organizzazione, A un indirizzo, B un IBAN, D una data, E un'e-mail, T un telefono. [P0ABCD] illustra solo la struttura: la lunghezza non è fissa e il riempimento cambia da un registro all'altro.
Il codice ha almeno sei caratteri, parentesi comprese. Se l'originale supera i dieci caratteri, il codice ne ha tre in meno. Ogni carattere di riempimento ha la larghezza visiva di quello che sostituisce, così le colonne di un prospetto non si allargano. La versione gratuita nel browser genera i codici nello stesso modo, con una chiave propria.
All'esportazione, le parti nascoste del PDF ricevono il codice se il valore è codificato, o un segnaposto neutro se è rimosso. Rimuovi è irreversibile e non lascia nulla da decodificare: serve per ciò che esce dallo studio senza tornare, come una memoria depositata.
La tabella resta in studio
Un codice stabile vale qualcosa solo con la tabella che lo collega al valore. In promptShield il Registro codici è un file SQLite sulla macchina che ha generato i codici. Non va su un server e non accompagna il documento. Anche la Decodifica è locale, eseguita dal motore installato con l'applicazione.
Il registro non è cifrato, per scelta. Chi riesce ad aprirlo ha già accesso alla macchina con i documenti originali in chiaro. La sua protezione è quella del computer: cifratura del disco, account personali, blocco dello schermo.
Per il GDPR è una pseudonimizzazione: l'art. 4, n. 5 chiede che le informazioni aggiuntive, qui la tabella, siano conservate separatamente e protette. Per il titolare il documento codificato contiene ancora dati personali. Se il servizio di IA tratta i dati per conto dello studio, vale l'art. 28 fra titolare e responsabile del trattamento.
Il contratto con il fornitore non riduce i dati che riceve: la riduzione si fa prima, in studio. Se il Garante per la protezione dei dati personali chiedesse che cosa ha visto il fornitore, la risposta sarebbe facile da documentare.
Restano due limiti. La codifica copre solo ciò che è stato rilevato o segnato a mano. Per questo un file protetto non si scarica finché una persona non ha verificato le rilevazioni nella Revisione. L'esportazione del registro è un file JSON in chiaro con tutta la corrispondenza. Allegata a un documento codificato, lo rende leggibile. Non va mai allegata a una richiesta di assistenza.
Domande frequenti
Perché lo stesso nome ha bisogno dello stesso codice?
Perché una pratica si lavora in più riprese. Se Mario Rossi ha una sigla nel contratto e un'altra nella perizia, il modello lo tratta come due persone e la Decodifica rischia di sbagliare nome.
Il codice resta lo stesso da un file all'altro?
Sì, se i file stanno nella stessa cartella. In cartelle diverse no, perché due pratiche separate non devono potersi ricollegare. Fa eccezione solo il codice fissato a mano nelle impostazioni.
Dove sta la tabella dei codici?
Sul computer che ha generato i codici, nel Registro codici: un file SQLite locale, non cifrato per scelta, che non arriva ai nostri server. La sua esportazione va custodita come il fascicolo originale.
La domanda da fare prima di scegliere
Prima di scegliere uno strumento con codici coerenti tra documenti, chieda entro quale perimetro il codice resta fermo. Può essere il documento, l'esecuzione, la cartella o l'intero archivio. Una risposta che non indica il confine si rivela parziale alla terza elaborazione. Noi abbiamo scelto la cartella, e lo scriviamo per esteso dopo averlo spiegato male una volta.