Incollare il documento di un cliente in un chatbot significa consegnarlo a un terzo, spesso fuori dallo Spazio economico europeo. Lo studio si espone sul fronte del GDPR e del segreto professionale. Il rimedio è togliere gli identificativi prima dell'invio.
Perché il gesto si diffonde
Nella primavera del 2023, secondo la stampa coreana, alcuni ingegneri della divisione semiconduttori di Samsung incollarono in ChatGPT codice sorgente e appunti di una riunione interna. Volevano correggere il codice e ricavarne un verbale. A maggio l'azienda vietò l'IA generativa sui dispositivi aziendali.
Non facevano nulla di insolito, e negli studi il gesto è ormai normale. Il chatbot risponde in mezzo minuto. È una scelta razionale, e nessuno se ne accorge: nessuna finestra chiede conferma e nessun registro conserva l'invio.
Una trasmissione che nessuno percepisce come tale
Quando uno studio trasmette un documento a un terzo, c'è una PEC con un oggetto e un protocollo. Incollare lo stesso testo in un chatbot ne deposita una copia sui server di un terzo. Per chi lo fa, però, sembra di usare un programma qualunque.
Per questo la cautela sui documenti "sensibili" non basta. Ci si chiede se il documento sia delicato, mentre la domanda utile è se lo si stia consegnando a qualcuno. E lo si sta consegnando sempre. In Italia, poi, quasi ogni atto porta un codice fiscale, e una fattura un IBAN come IT60 X054 2811 1010 0000 0123 456.
Chi risponde, e di che cosa
Lo studio è titolare del trattamento dei dati dei clienti. Un fornitore che li tratta per suo conto deve essere un responsabile vincolato da un contratto ai sensi dell'art. 28 GDPR: istruzioni documentate, riservatezza, sicurezza, sorte dei dati a fine servizio. Un account personale aperto con un clic di solito non produce nulla del genere. Le sue condizioni valgono solo fra il fornitore e chi si è registrato.
Se i server stanno fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento richiede una decisione di adeguatezza o le garanzie dell'art. 46, come le clausole contrattuali tipo. La violazione degli articoli da 44 a 49 rientra nella fascia più alta dell'art. 83, par. 5, lett. c), con il tetto indicato sopra. È un massimo, e nessuna autorità lo applicherebbe a un riassunto fatto in fretta.
Il Codice Privacy (d.lgs. 196/2003, modificato dal d.lgs. 101/2018) completa il quadro. La sanzione del Garante a OpenAI è stata annullata con la sentenza n. 4153/2026, depositata il 18 marzo 2026, e non dimostra più nulla. Secondo quanto riportato, era competente l'autorità irlandese, perché OpenAI ha in Irlanda il suo stabilimento europeo. Il blocco del 2023 resta un fatto, ma riguardava il fornitore: lo studio ha obblighi propri.
Per le professioni ordinistiche vale poi l'art. 622 c.p.: punisce chi rivela senza giusta causa un segreto appreso per la professione, se ne può derivare un danno. L'art. 200 c.p.p. consente di opporlo perfino al giudice, e il codice deontologico forense lo mette al centro del rapporto con l'assistito. La norma non esclude i servizi informatici. Se una situazione concreta la violi, lo valuta il professionista.
Il modello non ha bisogno dei nomi
Un divieto sposta l'uso sul telefono personale del collaboratore, dove non resta traccia. Per fare il lavoro richiesto, però, il modello non ha bisogno di sapere chi sono le parti.
Ecco una clausola di locazione commerciale dopo la sostituzione. I codici hanno la forma generata dal programma, ma lettere e cifre sono solo un esempio.
«Qualora il conduttore [P7QK] ometta il pagamento anche di una sola rata del canone, decorsi quindici giorni dalla scadenza il contratto si intenderà risolto di diritto ai sensi dell'art. 1456 c.c., mediante semplice comunicazione del locatore [P2VX] a mezzo PEC all'indirizzo indicato nel quadro anagrafico. Il canone è versato sul conto [B9TR].»
Una sola rata mancata rende la clausola sproporzionata? Il termine di quindici giorni è coerente con il resto del contratto? La PEC basta, se l'indirizzo cambia?
Nessuna risposta dipende dal nome del conduttore, dal suo codice fiscale o dalla sua banca. Il significato sta nella struttura, nei termini e nel rinvio al codice civile, che restano intatti.
Quando arriva la risposta, la Decodifica ripristina i valori reali sul computer, dove si trova anche il Registro codici. Nessun servizio esterno vede la corrispondenza fra codice e valore.
Che cosa fa il programma
promptShield cerca prima i valori a forma fissa, come il numero di tessera sanitaria, con schemi ad alta precisione. Un modello configurabile di riconoscimento delle entità trova poi nomi, società e luoghi. Un'analisi con modello linguistico è facoltativa e spenta per impostazione predefinita. I risultati vengono uniti, ripuliti dai doppioni, estesi alle altre pagine e filtrati.
Nessun modello locale trova ogni identificativo. Per impostazione predefinita, quindi, un file protetto non si scarica finché una persona non ha controllato le rilevazioni nella Revisione. Rimuovi elimina davvero il contenuto, invece di coprirlo con un rettangolo nero. L'esportazione tratta anche le parti nascoste del PDF, come metadati e campi dei moduli, e scarta le vecchie miniature.
Codifica mette al posto del valore un codice breve e reversibile. I codici valgono per cartella, e solo un codice fissato a mano vale per tutto l'archivio. L'app desktop può lavorare offline, e nel piano Pro anche senza verifiche di licenza né segnalazioni di errore.
L'app gratuita nel browser tiene il documento sul computer, ma invia un conteggio anonimo degli avvii. Se attivata, l'analisi con modello linguistico può usare un servizio remoto, e allora il testo delle pagine lascia il computer.
Domande frequenti
Che cosa ho caricato davvero, quando ho incollato il documento?
Una copia del testo con tutti i suoi identificativi, sui sistemi di un fornitore e alle condizioni del Suo account. Cancellare la conversazione non ritira l'invio né le copie conservate altrove.
L'informativa privacy del fornitore protegge il mio studio?
No. L'informativa descrive che cosa il fornitore fa con i dati degli utenti, mentre l'art. 28 chiede un contratto con cui lo studio dà istruzioni al responsabile. Un eventuale accordo sul trattamento dei dati va verificato.
Un testo codificato è ancora un dato personale?
Per lo studio, che conserva il Registro codici, sì: per il GDPR è un dato pseudonimizzato. Chi lo riceve fatica molto di più a risalire alla persona, ma una vicenda ricca di dettagli può identificarla anche senza nome.
Che cosa dovrei fare invece?
Togliere gli identificativi prima di incollare, con Rileva, la Revisione e poi Codifica o Rimuovi. Per il copia e incolla a mano c'è la Protezione degli appunti. La domanda più ristretta, se sia sicuro incollare documenti in ChatGPT, è trattata a parte.