Sicher ist das Einfügen meist erst, wenn Sie die identifizierenden Angaben vorher entfernt haben. Klären lässt sich das mit drei Fragen in zehn Sekunden: Was steht im Text, welches Konto empfängt ihn, welche Verschwiegenheitspflicht bindet Sie? Die erste Frage erledigt die beiden anderen meist gleich mit. Gestellt wird sie oft erst nach dem Senden, spätabends unter Fristdruck.
Was nach dem Senden geschieht
Ein Chatfenster sieht aus wie ein Notizzettel. Was Sie dort einfügen, geht beim Absenden an die Server des Anbieters und wird meist als Verlauf gespeichert. Von da an liegt eine Kopie bei einem Dritten, und was mit ihr geschieht, bestimmen seine Bedingungen und Ihre Kontoeinstellungen. Auch das Löschen des Chats holt sie nicht zurück, denn rechtlich zählt der Zeitpunkt der Übermittlung.
Was der Tarif regelt und was nicht
Die Angaben von OpenAI zum Training sind eine Selbstauskunft über ein Produkt, das sich ändert. Maßgeblich ist die Fassung zum Zeitpunkt Ihrer Eingabe, und wer sich darauf beruft, sollte sie gesichert haben.
Der Tarif legt fest, wie der Anbieter Ihren Text verwenden darf: ob zum Training, wie lange gespeichert, mit welchem Zugriff. Ob der Text Ihren Rechner verlassen hat, regelt er nicht, denn das hat er bei jedem Tarif. Ein Enterprise-Konto verbessert also die Bedingungen, unter denen ein Dritter Ihre Daten aufbewahrt. Dass ein Dritter sie aufbewahrt, ändert es nicht.
Für viel Büroarbeit ist das unproblematisch. Bei einer Mandantenakte, einem Arztbrief oder einer Gehaltsliste beginnt hier die eigentliche Prüfung. Wer das Unternehmenskonto schon für die Lösung hält, lässt diese Prüfung aus.
Wer fremde Daten einfügt, ist Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist bei Angestellten meist der Arbeitgeber, bei Selbstständigen die Person selbst. Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter, und das BDSG ändert an dieser Rollenverteilung nichts. Der Verantwortliche braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Geschäftskundenverträge großer Anbieter sehen ihn vor, ein privates Verbraucherkonto meist nicht.
Zuständig sind die Landesdatenschutzbehörden, für Bundesstellen der BfDI. Sie fragen nach Rechtsgrundlage, Vertrag und Dokumentation am Tag der Übermittlung. Ein später geschlossener Vertrag hilft für diesen Tag wenig.
Berufsgeheimnis und andere Pflichten
Für Anwälte, Ärzte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und andere Berufsgeheimnisträger gilt zusätzlich § 203 StGB, unabhängig von der DSGVO. Er bestraft das unbefugte Offenbaren eines beruflich anvertrauten Geheimnisses. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag klärt nur die Datenschutzfrage, die Mitwirkung von Dienstleistern regeln Strafrecht und Berufsrecht eigenständig.
Auch ohne Berufsgeheimnis ist man selten frei. Arbeitsverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen und das Geschäftsgeheimnisgesetz ziehen eigene Grenzen. Das Gesetz schützt ein Geschäftsgeheimnis nur bei angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen, und ungeprüft kopierte Vertragsentwürfe schwächen dieses Argument.
Was der Fall Samsung zeigt
Anfang Mai 2023 wurde berichtet, dass Samsung die interne Nutzung generativer KI-Werkzeuge untersagt hatte. Im Monat davor hatte es ein internes Datenleck gegeben. Weitere Einzelheiten, die seither kursieren, belegt die Quelle nicht.
Lehrreich ist die Reaktion. Ein Konzern mit Rechtsabteilung und eigener IT-Sicherheit griff zum gröbsten Mittel. Eine Kanzlei mit acht Leuten kann ein solches Verbot aussprechen. Durchhalten wird sie es kaum, denn unter Zeitdruck weicht man auf das eigene Smartphone aus. Ansetzen muss die Lösung deshalb am Dokument.
Die Prüfung in zehn Sekunden
Bevor Sie das nächste Mal Text in ein KI-Werkzeug kopieren, stellen Sie drei Fragen in dieser Reihenfolge:
- Verweist etwas im Text auf einen Menschen? Namen, Anschriften, Geburtsdaten, IBAN, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer oder ein zuordenbares Aktenzeichen.
- Welches Konto empfängt den Text? Ein privates Verbraucherkonto oder ein Geschäftskonto mit unterzeichnetem Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Welche Verschwiegenheitspflicht bindet Sie? § 203 StGB, eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder Ihr Arbeitsvertrag.
Ist die Antwort auf die erste Frage nein, werden die anderen weitgehend gegenstandslos. Ist sie ja, klären Sie die Fragen zwei und drei und halten das Ergebnis fest, oder Sie entfernen die Angaben, bevor der Text Ihren Rechner verlässt. Der zweite Weg ist fast immer kürzer. Prüfen Sie auch den Zusammenhang: Ein Schreiben über den einzigen Geschäftsführer eines kleinen Betriebs verrät oft ohne Namen, um wen es geht.
Die Angaben vorher herausnehmen
promptShield nimmt diese Angaben auf Ihrem Rechner aus Dokumenten heraus, bevor etwas an ein KI-Modell geht. Die Funktion „Erkennen“ findet in der Bibliothek Namen, Anschriften, IBAN und ähnliche Werte, mit eigenen Ausdrücken erfassen Sie etwa einen Projektnamen. Nur eine optionale tiefere Analyse lässt sich mit einem externen Dienst verbinden, und sie ist ab Werk aus.
Pro Fund wählen Sie Entfernen, das den Wert endgültig tilgt, oder Kodieren, das ihn durch einen Code ersetzt. Ein Code besteht aus eckigen Klammern, einem Kennbuchstaben wie B für eine IBAN oder P für einen Namen und Füllzeichen. Er ist mindestens sechs Zeichen lang. Ist das Original länger als zehn Zeichen, ist der Code drei Zeichen kürzer. Jedes Füllzeichen hat etwa die Breite des ersetzten Zeichens, sodass der Code den Platz des Originals einnimmt.
Ein Name wird so etwa zu [PRKW1FJR], der genaue Code hängt von Ihrer Installation ab. Innerhalb eines Ordners erhält derselbe Wert jedes Mal denselben Code, das Modell erkennt also dieselbe Partei in Vertrag und Schriftverkehr. Jeder Ordner vergibt eigene Codes, nur von Hand festgelegte gelten ordnerübergreifend.
Dekodieren setzt die echten Werte in der Antwort lokal wieder ein, mit der mitgelieferten Software und ohne Onlinedienst. Die Zuordnung liegt im Code-Register, einer bewusst unverschlüsselten SQLite-Datei auf Ihrem Gerät, denn dort liegen ohnehin die unverschlüsselten Originale. Behandeln Sie das Register deshalb wie die Akten. Mehr dazu in unserem Beitrag zum umkehrbaren Kodieren.
Ohne Installation geht es mit der kostenlosen Browser-Anwendung. Sie erzeugt Codes nach demselben Verfahren, mit einem eigenen Schlüssel des Browsers, und übermittelt nur eine anonyme Startmeldung, nicht das Dokument. Warum sich der Schutz zum Dokument verlagert hat, beschreiben wir hier, und was nach dem Einfügen auf dem Spiel steht, hier.
Fragen aus der Praxis
Reicht ein ChatGPT-Enterprise-Konto für Mandantendaten aus?
Datenschutzrechtlich kann es ein Baustein sein, wenn ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Der Text verlässt aber auch dann Ihren Rechner, und § 203 StGB verlangt eine eigene Prüfung. Dass dort laut OpenAI (Stand 2026) standardmäßig nicht trainiert wird, betrifft die Verwendung Ihrer Daten, nicht ihre Übermittlung.
Mache ich die Offenlegung rückgängig, wenn ich den Chat lösche?
Nein, das Löschen entfernt den Verlauf und veranlasst die Löschung nach den Bedingungen des Anbieters, die Übermittlung ist trotzdem erfolgt. Ob der Vorfall etwa nach Art. 33 DSGVO zu melden ist, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Sobald der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, verlangt Art. 28 DSGVO in der Regel einen. Nehmen Sie die Angaben vorher heraus, verliert die Frage stark an Gewicht. Ob kodierte Werte für den Anbieter noch personenbezogen sind, hängt davon ab, ob er sie zuordnen kann, und das Code-Register bleibt auf Ihrem Rechner.
Wer diese Frage nach dem Absenden stellt, hat meist unter Druck zu einem hilfreichen Werkzeug gegriffen. Heikel wird es, wenn daraus eine ungeprüfte Gewohnheit wird. Gewöhnen Sie sich die drei Fragen an und nehmen Sie die Angaben bei einem Ja heraus, bevor Sie einfügen.
Dieser Beitrag erläutert, woher die Pflichten kommen, und beurteilt nicht Ihren eigenen Fall. Dafür sind Ihr Datenschutzbeauftragter, Ihre Kammer oder eine Beratung im Einzelfall zuständig.