Wer vertrauliche Dokumente wie eine Mandantenakte in einen Chatbot einfügt, übermittelt sie an einen Dritten, oft in ein Drittland. Was sich wie gewöhnliche Arbeit mit einem Programm anfühlt, ist in Wahrheit eine Offenlegung, für die in den meisten Kanzleien niemand einen Vertrag geschlossen hat. Dieser Text richtet sich an alle, die das gelegentlich tun, und ist kein Vorwurf.
Warum das Einfügen harmlos wirkt
Wer zum dritten Mal in einer Woche einen Vertragsentwurf in ein Chatfenster kopiert, hält sich meist zu Recht nicht für leichtsinnig. Der Entwurf muss bis zum Abend fertig sein, und das Modell findet die schiefe Formulierung in Sekunden. Jeder einzelne Vorgang ist vernünftig. Weil niemand hinsieht, auch nicht die Kanzleileitung, wird daraus eine Gewohnheit.
Kaum jemand würde eine Mandantenakte per Post an eine unbekannte Adresse in Kalifornien schicken, um sie zusammenfassen zu lassen. Im Eingabefeld geschieht technisch dasselbe, es fühlt sich nur an wie die Rechtschreibprüfung. Deshalb hilft Vorsicht bei „sensiblen“ Dokumenten wenig: Das Problem liegt aber nicht im Dokument, sondern im Einfügen selbst.
Ob ein einzelnes Einfügen in ChatGPT vertretbar sein kann, haben wir gesondert untersucht.
Was beim Einfügen rechtlich geschieht
Wer personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeiten lässt, braucht nach Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Aufsichtsbehörden ist dieser Vertrag der Prüfstein. Ein kostenloses Privatkonto bringt keinen mit. Ohne ihn wird der Anbieter eigenständiger Verantwortlicher, und Sie brauchen für die Übermittlung eine eigene Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.
Verarbeitet der Anbieter außerhalb des EWR, gelten zusätzlich Art. 44 ff. DSGVO. Für zertifizierte US-Unternehmen gibt es seit Juli 2023 den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Sonst verlangt Art. 46 DSGVO geeignete Garantien, meist Standardvertragsklauseln. Ohne sie fällt die Übermittlung nach Art. 83 Abs. 5 lit. c DSGVO in die obere Bußgeldstufe.
Der dort genannte Betrag ist eine Obergrenze. Die Höhe im Einzelfall richtet sich nach Art. 83 Abs. 2 DSGVO, etwa nach Schwere, Dauer und Verschulden. Zuständig sind meist die Landesdatenschutzbehörden, für die öffentlichen Stellen des Bundes der BfDI.
Für Berufsgeheimnisträger gilt zudem § 203 StGB. Er bestraft das unbefugte Offenbaren eines anvertrauten Geheimnisses mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Die Vorschrift trifft die einzelne Person, unabhängig von der DSGVO.
Seit 2017 erlaubt § 203 Abs. 3 StGB, externe Dienstleister wie Schreibbüros einzubinden, aber nur unter Bedingungen (§ 43e BRAO, § 62a StBerG). Verlangt werden sorgfältige Auswahl, ein Vertrag in Textform, eine ausdrückliche Verschwiegenheitsverpflichtung und die Beschränkung auf das Erforderliche. Ob schon das Einfügen in ein Chatfenster ein Offenbaren ist, wird unterschiedlich beurteilt. Dass ein Verbraucherkonto diese Bedingungen nicht erfüllt, zeigt dagegen das Vertragswerk selbst.
Die Klausel braucht keine Namen
Eine Warnung allein ändert wenig. Wichtiger ist: Für die Arbeit braucht das Modell die identifizierenden Angaben nicht. Ein Beispiel aus einem Bauvertrag:
„Die Hartmann Bau GmbH haftet gegenüber Frau Sabine Weidner für Schäden aus verzögerter Fertigstellung nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit; im Übrigen ist die Haftung auf 25.000 € je Schadensfall begrenzt.“
Dieselbe Klausel, nachdem promptShield die beiden Parteien kodiert hat:
„[O…] haftet gegenüber [P…] für Schäden aus verzögerter Fertigstellung nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit; im Übrigen ist die Haftung auf 25.000 € je Schadensfall begrenzt.“
Die Codes sind hier auf den Kennbuchstaben gekürzt. Ein echter Code ist etwa so lang wie der ersetzte Text, die genauen Zeichen vergibt Ihre Installation. Inhaltlich hat sich nichts geändert. Ob die Klausel einer Inhaltskontrolle standhält, hängt davon ab, ob sie in Allgemeinen Geschäftsbedingungen steht, ob die Bauherrin Verbraucherin ist und welche Pflichten die Klausel erfasst. Nichts davon ergibt sich aus dem Namen der Bauherrin.
Den Zusammenhang geben Sie in einem Satz mit: Formularvertrag, die Bauherrin ist Verbraucherin. Es zählt die Rolle der Partei, nicht ihre Identität. Die Rechtsfrage steckt im Wortlaut, und der bleibt beim Kodieren unverändert.
Kodieren ersetzt einen Wert durch einen kurzen Code und speichert das Original im Code-Register. Dekodieren stellt die echten Namen in der Antwort wieder her. Das geschieht lokal über den mitgelieferten Hintergrunddienst auf Ihrem Rechner, ohne Online-Dienst.
Ein Code gilt innerhalb seines Ordners, derselbe Name erhält in zwei Mandaten also zwei Codes. Nur ein Code, den Sie selbst festlegen, gilt in der ganzen Bibliothek. Unsere eigenen Texte behaupteten einmal in sieben Sprachen das Gegenteil, das haben wir korrigiert. Was in der Antwort niemand braucht, etwa eine IBAN im Anhang, entfernen Sie besser gleich, denn Entferntes lässt sich nicht wiederherstellen.
Die Bauherrin hat ihren Vertrag einer Kanzlei anvertraut, weil sie davon ausging, dass er dort bleibt. Ob er auf einem Server in einem anderen Rechtsraum gelesen wurde, wird sie nie erfahren. Schützen lässt sie sich mit einem Handgriff: Entfernen Sie die Namen, bevor Sie die Klausel einfügen.
Was eine Schwärzung leisten muss
Entfernen löscht den Inhalt selbst, statt nur einen Balken darüberzulegen. Beim Export ersetzt promptShield den Wert auch in Metadaten, Ersatztexten und Formularfeldern, die kein Leser sieht. Vorschaubilder aus der Zeit vor der Schwärzung entfallen, weil sich in einem Rasterbild nichts ersetzen lässt.
Die Erkennung kombiniert präzise Muster, ein lokales Modell für Namen, Firmen und Anschriften und eine optionale KI-Stufe, die standardmäßig ausgeschaltet ist. Kein lokales Modell erkennt aber jede identifizierende Angabe. Deshalb gibt promptShield eine geschützte Datei erst heraus, wenn ein Mensch die Funde im Dialog „Überprüfen“ bestätigt hat.
„100 % offline“ gilt nur für die Desktop-Anwendung. Die kostenlose Browser-Anwendung meldet ihren Start anonym, das Dokument bleibt aber auch dort auf Ihrem Gerät. Einen abgeschotteten Betrieb ohne Lizenzabfrage bietet die Desktop-Anwendung im Tarif Pro.
Häufige Fragen
Was habe ich tatsächlich hochgeladen, als ich die Akte eingefügt habe?
Alles, was im Eingabefeld stand, oft mit Namen, Anschriften, IBAN, Sozialversicherungs- oder Steuer-Identifikationsnummer. Eine hochgeladene Datei bringt zudem Metadaten und Kommentare mit. Wie lange der Anbieter das speichert und ob es ins Training einfließt, hängt von Kontoart und Einstellungen ab, die sich ändern können.
Schützt mich die Datenschutzerklärung des Anbieters?
Sie beschreibt, was der Anbieter mit Daten tut, ersetzt aber weder einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO noch die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 3 StGB. Ändern kann der Anbieter sie jederzeit, ohne Sie zu fragen.
Was sollte ich stattdessen tun?
Entfernen Sie die identifizierenden Angaben, bevor der Text das Haus verlässt. Ein Geschäftskundenvertrag mit Auftragsverarbeitungsvertrag verbessert die datenschutzrechtliche Lage, ersetzt aber nicht die Prüfung nach § 203 StGB. Eine Regel, die mehr Zeit kostet als das Chatfenster, hält der ersten knappen Frist kaum stand.
Dieser Beitrag erläutert, woher die Pflichten kommen, und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.