Kancelarie, także te małe, już korzystają z AI. Brakuje zasad jej używania i dowodu, że ktoś ich przestrzega. Sam zakaz tego nie naprawi, bo praca przeniesie się na prywatne telefony. Pomaga co innego: bezpieczny sposób korzystania z AI musi być zarazem najszybszy, a kancelaria powinna mieć zapis, że z niego korzystano.
Liczby pochodzą z USA
Żadna z tych liczb nie pochodzi od Naczelnej Rady Adwokackiej, Krajowej Izby Radców Prawnych ani Prezesa UODO. To dane amerykańskie. Skala zjawiska w Polsce może być inna, ale obowiązki wynikają z polskiego prawa niezależnie od niej.
Clio podaje też, że wzrost przychodów dzięki AI zgłasza 60% dużych kancelarii i mniej niż jedna trzecia małych. Praca przyspieszyła, ale kancelarie rozliczają się z klientami tak samo jak wcześniej. Zysk z szybszej pracy trafił więc do klienta, a ryzyko zostało w kancelarii. Według Clio małe kancelarie sięgają przy tym głównie po ogólnodostępne asystenty zamiast narzędzi prawniczych.
Czego wymaga polskie prawo
Adwokata wiąże tajemnica adwokacka z art. 6 Prawa o adwokaturze, radcę prawnego tajemnica radcowska z art. 3 ustawy o radcach prawnych. Obie obejmują to, czego prawnik dowiedział się w związku z pomocą prawną. Naruszenie grozi odpowiedzialnością dyscyplinarną. Krajowa Izba Radców Prawnych opublikowała już wskazówki dotyczące korzystania z AI.
Akta zawierają też dane osobowe. Kancelaria jest ich administratorem, a dostawca usługi AI podmiotem przetwarzającym, co wymaga umowy powierzenia z art. 28 RODO. Najwięcej zmienia jednak art. 5 ust. 2 RODO: trzeba przestrzegać przepisów i umieć to wykazać. Prawie każda kancelaria ma jakąś regułę, ale mało która potrafi udowodnić, że ją stosowano.
Dlaczego sam zakaz nie wystarcza
Pierwszym odruchem jest zakaz. Jeśli nie ma szybszej, dozwolonej drogi, praca przenosi się na prywatne urządzenia, gdzie nikt jej nie widzi. Polityka podpisana raz i odłożona do szuflady wypada przy kontroli gorzej niż jej brak. Pokazuje bowiem, że kancelaria znała ryzyko.
Wystarczy jedna strona, która odpowiada na pięć pytań:
- Jakie narzędzia są dozwolone, z jakiego konta i na jakiej podstawie umownej?
- Jakie dane usuwa się z pliku przed wysłaniem, na przykład nazwiska, adresy, sygnatury akt, PESEL, NIP i numery rachunków?
- Kto imiennie sprawdza plik, zanim opuści kancelarię?
- Jak dokumentuje się to sprawdzenie, by dało się je wykazać po pół roku?
- Co dzieje się po naruszeniu i kto się o nim dowiaduje?
Od punktów drugiego i trzeciego zależy, czy reszta zadziała. Jeśli polityka wymaga ręcznej pracy, ktoś ją złamie przy pierwszym terminie mijającym o północy.
Bezpieczny sposób musi być najszybszy
promptShield pracuje na całych plikach. Biblioteka przyjmuje 15 formatów, w tym PDF, Word, Excel, PowerPoint, zwykły tekst i obrazy. Aplikacja na komputer wczytuje też folder, do jednego poziomu w głąb. Narzędzia nastawione na wklejony tekst słabo radzą sobie z aktami, co pokazaliśmy na przykładzie narzędzi dla programistów.
Funkcja „Wykryj” łączy kilka warstw, które można wyłączać osobno. Wzorce znajdują wartości o stałej postaci, jak PESEL czy IBAN, a Wyrażenia obejmują słownictwo konkretnej sprawy. Rozpoznawanie nazw własnych znajduje nazwiska, firmy i adresy, a opcjonalna funkcja „Analiza pogłębiona” pomaga w trudnych przypadkach. Skany i zdjęcia aplikacja odczytuje automatycznie przy otwarciu, bez osobnego kroku.
Dla każdego znaleziska wybiera się „Zaczernij”, które usuwa tekst na stałe, albo „Zakoduj”, które zastępuje wartość krótkim, odwracalnym kodem. Zaczernianie nadaje się do wszystkiego, co opuszcza kancelarię. Kodowanie przydaje się, gdy odpowiedź modelu trzeba potem przypisać do akt.
W obrębie jednego folderu ta sama wartość zawsze dostaje ten sam kod. Jeśli umowa najmu i korespondencja leżą w tym samym folderze, model rozpozna tę samą stronę bez znajomości jej nazwiska. Inny folder nada tej samej wartości inny kod, a tylko kody dodane ręcznie w Ustawieniach są wspólne dla wszystkich folderów. Dlaczego ta stałość ma znaczenie, wyjaśniamy osobno.
Domyślnie pliku z chronionymi danymi nie da się pobrać, dopóki człowiek nie zatwierdzi znalezisk w przeglądzie. Jeśli ktoś spróbuje pobrać plik wcześniej, aplikacja pokaże, czego brakuje, i przeniesie go prosto do przeglądu. Tę blokadę można wyłączyć w Ustawieniach.
„Odkoduj” przyjmuje plik lub wklejony tekst i lokalnie przywraca prawdziwe wartości z Rejestru kodów. Rejestr leży na komputerze użytkownika i celowo nie jest szyfrowany, bo obok leżą niezaszyfrowane oryginały akt.
W domyślnej konfiguracji wykrywanie, odczyt skanów i zaczernianie działają na komputerze, na którym leży plik. Funkcję „Analiza pogłębiona” można przełączyć na zewnętrzny model i wtedy tekst stron opuszcza komputer. Nasze serwery dostają tylko dane do weryfikacji licencji, statystyki, takie jak liczba stron i znalezionych wartości, oraz znaczniki czasu, nigdy treść dokumentów.
Dowód, że zasady działają
Plan Pro obejmuje dziennik audytu i monitor zgodności. Monitor pokazuje dla każdej osoby z licencją liczbę wyeksportowanych dokumentów, przetworzonych stron oraz wartości wykrytych, zakodowanych i zaczernionych, a także ostatnią aktywność. Na podstawie progu ustalonego przez właściciela liczy osoby, które spełniają politykę, i te, które jej nie spełniają. Tworzy też raport zgodności.
Dziennik audytu i monitor zgodności otwiera tylko właściciel konta. Pracownicy dostają aplikację, która chroni dokumenty, bez narzędzia do obserwowania siebie nawzajem.
Monitor ma też ograniczenia. Widzi tylko pracę wykonaną w promptShield i nie wie, czy ktoś przetwarzał dokument poza aplikacją. Komputer aktywowany offline jest oznaczany, bo jego aktywności nie da się zweryfikować.
Najczęstsze pytania
Czy mała kancelaria potrzebuje polityki AI?
Tak, bo obowiązki nie zależą od liczby osób. Rozliczalność z art. 5 ust. 2 RODO dotyczy kancelarii pięcioosobowej tak samo jak dużej, a tajemnica zawodowa wiąże każdego prawnika osobiście.
Czy można wgrać akta klienta do ChatGPT?
To zależy od konta, umowy z dostawcą i tego, czy w tekście zostały dane klienta. Co oznacza „bezpiecznie” dla dokumentu wysyłanego do modelu, opisujemy w tekście o umowach w ChatGPT.
Który plan wybrać dla dziesięcioosobowej kancelarii?
Basic to aplikacja na komputer bez narzędzi do zarządzania zespołem, odpowiednia dla jednego prawnika. Gdy z aplikacji korzysta kilka osób, lepszy jest Pro, bo zawiera menedżer licencji, dziennik audytu i monitor zgodności.
Ten tekst porządkuje stan prawny i nie zastępuje porady w konkretnej sprawie.