Dokumentu objętego tajemnicą nie trzeba wysyłać do chmury, żeby usunąć z niego dane osobowe. Wgranie pliku do zewnętrznej usługi jest już ujawnieniem jego treści. Dane można zaczernić na własnym komputerze. Warunek jest jeden: tekst pod czarnym polem musi zostać z pliku usunięty, a nie tylko zasłonięty.
Wgranie pliku jest już ujawnieniem
Usługi do zaczerniania online są łatwo dostępne i działają szybko. Przy aktach objętych tajemnicą problem zaczyna się jednak przed zaczernianiem. Plik trafia na serwer dostawcy w całości: z nazwiskami, numerami PESEL i opisem sprawy. Czarne pola powstają dopiero tam.
Tajemnica adwokacka wynika z art. 6 Prawa o adwokaturze, a radcowska z art. 3 ustawy o radcach prawnych. Obie obejmują to, czego prawnik dowiedział się w związku z prowadzeniem sprawy. Zmiana dostawcy chmurowego na lepszego nie cofnie tego, że treść już opuściła kancelarię. Ryzyko znika dopiero wtedy, gdy plik w ogóle nie jest wysyłany.
Kancelaria jako administrator danych
Dostawca, który przetwarza dane osobowe na zlecenie kancelarii, jest w rozumieniu RODO podmiotem przetwarzającym. Kancelaria pozostaje administratorem danych. Przetwarzanie wymaga podstawy prawnej, a art. 28 RODO wymaga zwykle umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Przed wgraniem akt warto sprawdzić, czy regulamin usługi online spełnia te wymagania. Do tego samego wniosku prowadzi zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO: danych zbędnych do zadania nie trzeba nikomu przekazywać.
Czarne pole bywa tylko warstwą na wierzchu
W styczniu 2019 r. obrońcy Paula Manaforta złożyli w amerykańskim sądzie pismo z zaczernionymi fragmentami. Zaczernienia dało się obejść: wystarczyło skopiować zakryty tekst i wkleić go do innego programu. Sprawę szeroko opisywały media, w tym BuzzFeed News.
Pismo przygotowali doświadczeni prawnicy, a zawiodło narzędzie albo sposób jego użycia. Czarny prostokąt leżał nad tekstem, który dalej był w pliku. Osoba zaczerniająca widzi czarne pole i uznaje pracę za skończoną. Na ekranie plik wygląda tak samo, czy tekst pod polem istnieje, czy nie.
Sprawdzenie zajmuje dwie sekundy. Należy zaznaczyć zaczerniony fragment, skopiować go i wkleić do edytora tekstu. Jeśli w edytorze pojawią się słowa, zaczernienie niczego nie usunęło. Ten test warto wykonać na każdym pliku, który wychodzi z kancelarii.
Zaczernianie na własnym komputerze
W promptShield przycisk „Wykryj” uruchamia kilka warstw wykrywania. Wzorce znajdują dane o stałym formacie, takie jak PESEL, NIP czy IBAN. Model rozpoznaje imiona i nazwiska, firmy oraz adresy.
Opcjonalna warstwa modelu językowego jest domyślnie wyłączona. Wyniki są łączone i oczyszczane z powtórzeń, a nazwisko znalezione na stronie 3 zostaje oznaczone także na dalszych stronach.
Funkcja „Zaczernij” usuwa treść z pliku. Eksport obejmuje też miejsca niewidoczne na stronie: teksty alternatywne, metadane XMP, nazwane miejsca docelowe i wartości pól formularzy. Wartość zaczerniona jest tam zastępowana neutralnym znacznikiem, a zakodowana swoim kodem. Miniatury stron zapisane przed zaczernieniem są usuwane.
Żaden model nie znajduje wszystkiego. Domyślnie pliku z chronionymi obszarami nie da się pobrać przed ich zatwierdzeniem w przeglądzie. Przycisk pobierania otwiera wtedy okno, które wyjaśnia przyczynę i prowadzi do przeglądu.
Akta zawierają zwykle także skany, a zaczernianie skanów wymaga rozpoznawania tekstu. W aplikacji na komputer wykrywanie, OCR i zaczernianie działają lokalnie. Bezpłatna aplikacja w przeglądarce też nie wysyła dokumentu, choć wysyła anonimowy sygnał uruchomienia.
Kody odwracalne są przypisane do folderu
Funkcja „Zakoduj” zastępuje wartość kodem odwracalnym, którego długość odpowiada długości oryginału. Funkcja „Odkoduj” przywraca oryginalną wartość. Pary złożone z kodu i oryginału są zapisane w Rejestrze kodów na komputerze użytkownika.
W jednym folderze ta sama osoba ma ten sam kod na stronie 3 i na stronie 280. Jeśli akta są rozdzielone na pliki w różnych folderach, ta sama osoba dostanie w nich różne kody. Jeśli spójność ma objąć całe akta, wszystkie pliki muszą być w jednym folderze. Globalnie działa tylko kod dodany ręcznie w Ustawieniach.
Rejestr kodów można wyeksportować do pliku JSON ze wszystkimi parami. Taki eksport nie może trafić do odbiorcy razem z zakodowanym dokumentem, bo pozwala go w całości odczytać.
Anonimizacja czy pseudonimizacja
Brytyjski organ nadzorczy ICO w wytycznych o anonimizacji oddziela ją od pseudonimizacji. Jeśli istnieje klucz pozwalający odtworzyć oryginał, dane pozostają danymi osobowymi. RODO ujmuje to podobnie w art. 4 pkt 5 i motywie 26.
Kodowanie odwracalne jest więc pseudonimizacją, i tak ma być. Przed wysłaniem akt pełnomocnikowi strony przeciwnej trzeba wiedzieć, czy dokument jest zanonimizowany, czy tylko spseudonimizowany. Wyjaśniamy to szerzej w tekście o tym, co RODO uznaje za anonimizację.
Najczęstsze pytania
Jak sprawdzić, czy zaczernienie w PDF jest skuteczne?
Należy zaznaczyć zaczerniony fragment, skopiować go i wkleić do edytora tekstu. Jeśli pojawią się słowa, tekst nadal jest w pliku.
Czy można wgrać akta sprawy do narzędzia online do zaczerniania?
Dostawca takiej usługi przetwarza dane osobowe na zlecenie kancelarii, więc RODO wymaga podstawy prawnej i zwykle umowy powierzenia. Przy aktach objętych tajemnicą zawodową samo przekazanie pliku ujawnia jego treść dostawcy.
Czy zakodowany dokument jest zanonimizowany?
Zakodowany dokument jest spseudonimizowany. Dopóki istnieje Rejestr kodów, dane w nim pozostają danymi osobowymi w rozumieniu RODO.
Czy ta sama osoba dostanie ten sam kod we wszystkich plikach?
Dostanie go tylko w plikach z jednego folderu. Pliki w różnych folderach mają różne kody, chyba że kod dodano ręcznie w Ustawieniach.