Kodowanie zastępuje nazwiska, numery i adresy w dokumencie kodami odwracalnymi. Odbiorca widzi same kody. Tabela, która pozwala je odczytać, zostaje na komputerze nadawcy, a po powrocie dokumentu funkcja „Odkoduj” przywraca oryginalne dane.
Usunąć czy zastąpić
Funkcja „Zaczernij” usuwa dane na stałe. Tekst znika z samego pliku, a nie tylko z ekranu. Ta metoda nadaje się do dokumentów, które opuszczają firmę i nie mają wrócić.
Wiele zadań wymaga jednak powrotu do prawdziwych danych. Aplikant przygotowuje pisma dla zewnętrznego tłumacza, analityk przekazuje plik dostawcy, a lekarz wysyła dokumentację do konsultacji. Każdy z nich chce potem zobaczyć wynik z prawdziwymi nazwiskami. Do tego służy kodowanie.
Jak wygląda kod
Kod zaczyna się nawiasem kwadratowym i literą typu danych. Dalej są znaki wypełnienia i nawias zamykający. Litera P oznacza osobę, O organizację, A adres, B numer IBAN, E adres e-mail, a T numer telefonu.
Długość kodu zależy od długości tekstu, który kod zastępuje. Każdy znak wypełnienia jest mniej więcej tak szeroki jak znak oryginału. W pliku PDF kod zajmuje więc na stronie to samo miejsce co nazwisko. Akapity się nie przesuwają, a tabele zachowują układ.
Zapis [PRKW1FJR] to tylko przykład budowy kodu osoby. Konkretne znaki nie są ustalone z góry, a ta sama osoba w innej instalacji dostanie inne znaki. Bezpłatna aplikacja w przeglądarce tworzy kody tak samo jak aplikacja na komputer.
Kod obowiązuje w obrębie folderu
Ta sama wartość dostaje ten sam kod tylko w obrębie jednego folderu. Umowa, aneks i korespondencja z jednego folderu oznaczają więc tę samą osobę tym samym kodem. Model językowy widzi, że strona umowy jest też nadawcą listu.
Foldery są od siebie oddzielone i żaden nie ma wglądu w kody pozostałych. Ta sama osoba w innym folderze dostanie inny kod, a program pilnuje, żeby te kody się różniły. Rozdzielenie działa też w drugą stronę: dwie różne osoby w dwóch folderach mogą mieć identyczny kod.
Takie ograniczenie ma swoją wadę: nie da się użyć jednego kodu dla klienta we wszystkich sprawach. Ma też zaletę: kod wyniesiony z jednego dokumentu nic nie mówi bez tabeli z jego folderu. Jedynym wyjątkiem jest kod dodany ręcznie w Ustawieniach, który obowiązuje wszędzie.
Gdzie przechowywana jest tabela kodów
Tabela kodów to lokalny plik bazy SQLite w Rejestrze kodów. Celowo nie jest szyfrowana. Dokumenty źródłowe leżą bez szyfrowania na tym samym dysku, więc szyfrowanie tabeli nie dodałoby ochrony. Odkodowanie to lokalna operacja aplikacji, bez połączenia z usługą zewnętrzną.
Najwięcej ryzyka niesie eksport tabeli. Powstaje wtedy zwykły plik JSON ze wszystkimi kodami i odpowiadającymi im oryginalnymi wartościami. Dokument z kodami wysłany razem z takim plikiem da się odczytać w całości. Eksportu nie należy dołączać do korespondencji ani do zgłoszeń serwisowych.
Co dzieje się z ukrytymi częściami pliku
Przy zapisie pliku PDF aplikacja zmienia więcej niż widoczną stronę. Plik ma też części, których czytelnik nie widzi: metadane, teksty alternatywne, zakładki, wartości pól formularzy. Wartość zakodowana zostaje tam zastąpiona swoim kodem, a w miejscu wartości zaczernionej pojawia się neutralny znacznik.
Miniatury stron utworzone przed zaczernieniem są usuwane. W obrazie nie da się podmienić tekstu, więc jedynym bezpiecznym rozwiązaniem jest usunięcie miniatury.
Kodowanie a RODO
Skoro istnieje tabela kodów, dane w zakodowanym dokumencie są spseudonimizowane w rozumieniu art. 4 pkt 5 RODO i pozostają danymi osobowymi. Granicę między pseudonimizacją a anonimizacją opisujemy w artykule o tym, kiedy dane są anonimowe według RODO.
Wykrywanie nie znajduje wszystkich danych. Wynik trzeba przejrzeć przed zakodowaniem i wysłaniem pliku. Ocena, czy przetwarzanie spełnia wymogi RODO, należy do administratora danych.
Najczęstsze pytania
Czy dwie różne osoby mogą dostać ten sam kod?
Tak, jeśli są w dwóch różnych folderach. Foldery są od siebie oddzielone, więc każdy ma własną pulę kodów. W obrębie jednego folderu każdy kod oznacza jedną wartość.
Czy odbiorca może odkodować dokument?
Nie, jeśli nie ma tabeli kodów. Tabela zostaje w Rejestrze kodów na komputerze nadawcy, chyba że ktoś wyśle jej eksport.
Czy kodowanie w przeglądarce wysyła dokument na serwer?
Nie, w bezpłatnej aplikacji w przeglądarce dokument nie opuszcza komputera. Aplikacja wysyła jedynie anonimowy sygnał uruchomienia, dlatego określenie „100% offline” dotyczy tylko aplikacji na komputer.
Czym kodowanie różni się od zaczerniania?
Zaczernianie usuwa dane na stałe. Kodowanie zastępuje je kodem, który można później odkodować. Przy dokumentach objętych tajemnicą adwokacką lub radcowską pomocny będzie tekst o tym, jak zaczerniać pliki PDF bez chmury.