Ochrona danych osobowych w firmie może oznaczać cztery różne zadania, a narzędzia do każdego z nich budowano osobno. Większość nieporozumień bierze się z porównywania narzędzi przeznaczonych do różnych zadań. Nasz produkt obsługuje tylko jedno z nich: ochronę dokumentów, za które odpowiada konkretna osoba i które ktoś przegląda przed wysłaniem.
Cztery zadania, cztery rodzaje narzędzi
Zdanie „chronimy dane osobowe” może oznaczać cztery różne rzeczy. Można pytać, gdzie w firmie leżą dane. Można chcieć, żeby aplikacja sama usuwała je z tekstu. Można też zatrzymywać dane, zanim opuszczą firmę przez sieć, albo sprawdzać jeden dokument przed wysłaniem.
Każde z tych zadań ma własne narzędzia. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy porównuje się je w jednej tabeli funkcji. Poniżej opisujemy wszystkie cztery, także te, w których nasz produkt nie jest dobrym wyborem.
1. Wyszukiwanie danych w zasobach firmy
Pierwsze zadanie to inwentaryzacja. Firma chce wiedzieć, w których bazach, zasobnikach i plikach leżą dane osobowe i jakiego są rodzaju. Do tego służą chmurowe usługi DLP. Dokumentacja Cloud DLP w Google Cloud opisuje usługę do wykrywania, klasyfikowania i ochrony danych wrażliwych, przechowywanych i przesyłanych w strumieniach, na dużą skalę.
Takie usługi pracują na całych zasobach i oceniają wyniki statystycznie. Do inwentaryzacji danych w firmie nadają się dobrze: gdy trzeba ustalić, co gdzie leży, warto zacząć od nich.
2. Wykrywanie danych wewnątrz aplikacji
Drugie zadanie należy do programistów. System obsługi klienta albo potok danych ma sam usuwać dane osobowe z tekstu, bez udziału człowieka. Do tego służą biblioteki i interfejsy API. Przykładem jest Presidio, otwarty projekt zapoczątkowany w Microsofcie i dziś rozwijany przez społeczność.
Biblioteka daje elementy, z których zespół buduje własne rozwiązanie. Wynik zależy od konfiguracji i od tego, co zespół do niej dopisze. Przy dużym ruchu nikt nie przegląda pojedynczych wyników, więc liczy się średnia skuteczność.
3. Kontrola danych przesyłanych przez sieć
Trzecie zadanie to zatrzymywanie danych w ruchu: w poczcie, w przeglądarce albo w drodze do usługi AI. Narzędzia tej grupy sprawdzają treść w chwili wysyłania i blokują albo maskują to, co pasuje do reguł. Działają automatycznie i na wszystkich komputerach naraz.
Ich mocną stroną jest zasięg, a ograniczeniem to, że decyzję podejmuje reguła, która nic nie wie o sprawie. Ta grupa również opiera się na statystyce.
4. Dokument, pod którym ktoś się podpisuje
Czwarte zadanie dotyczy jednego pliku. Prawnik wysyła akta pełnomocnikowi drugiej strony. Księgowa przekazuje sprawozdanie doradcy, a lekarz udostępnia dokumentację do konsultacji. W każdym z tych przypadków konkretna osoba odpowiada za to, co plik zawiera.
Tu wskaźnik skuteczności przestaje wystarczać. Przyjmijmy, że jakiś dostawca deklaruje 99,5% skuteczności wykrywania. To liczba przykładowa: nie pochodzi z żadnego pomiaru, ani naszego, ani cudzego. W aktach zawierających 400 wystąpień danych osobowych 0,5% to dwie pominięte wartości.
Statystyka mówi, jak często narzędzie się myli, ale nie mówi, które dwie wartości pominęło w tym pliku. Osoba, która podpisuje się pod dokumentem, potrzebuje odpowiedzi dotyczącej tego jednego pliku, a nie średniej.
Tradycyjnie to zadanie wykonuje się ręcznie albo zleca firmie zewnętrznej. Obie metody działają, ale przy dużych aktach zajmują dużo czasu.
Miejsce promptShield
promptShield należy do czwartej grupy. Przycisk „Wykryj” uruchamia kilka warstw: wzorce dla danych o stałym formacie, model rozpoznający imiona, nazwiska, firmy i adresy oraz opcjonalny model językowy, domyślnie wyłączony. Wyniki są łączone, oczyszczane z powtórzeń i przenoszone między stronami dokumentu.
Potem człowiek przegląda każdą wykrytą wartość i ją przyjmuje albo odrzuca. Domyślnie pliku z chronionymi obszarami nie da się pobrać przed zatwierdzeniem ich w przeglądzie. Ten krok odróżnia czwartą grupę od trzech pozostałych, które opierają się na statystyce.
Funkcja „Zakoduj” zastępuje wartość kodem odwracalnym. Ta sama wartość dostaje ten sam kod w obrębie jednego folderu, a różne foldery mają osobne kody. Globalnie działa tylko kod dodany ręcznie w Ustawieniach. Funkcja „Odkoduj” działa lokalnie, wewnątrz aplikacji, bez wywołania zewnętrznej usługi.
Aplikacja na komputer przetwarza dokument lokalnie. Bezpłatna aplikacja w przeglądarce również nie wysyła dokumentu, a jedynie anonimowy sygnał uruchomienia. Jeśli któryś proces w firmie wymaga pracy bez dostępu do sieci, plan Pro aplikacji na komputer ma tryb bez sprawdzania licencji i bez raportów o awariach.
Czego nie robimy
Nie przeszukujemy zasobów całej firmy, więc do inwentaryzacji danych lepsza będzie usługa DLP. Nie filtrujemy ruchu w sieci. Oferujemy też API do uruchomienia na własnych serwerach, ale co 6 godzin sprawdza ono licencję na naszym serwerze, a bez połączenia działa najwyżej 3 dni.
Wiele firm potrzebuje więcej niż jednego z tych narzędzi. Dlaczego czwarta grupa w ogóle powstała, wyjaśniamy w tekście o tym, czym ochrona danych w czasach AI różni się od dawnej.
Najczęstsze pytania
Czym różni się DLP od anonimizacji dokumentów?
DLP wyszukuje i klasyfikuje dane w dużych zasobach albo blokuje je w ruchu. Anonimizacja dokumentu dotyczy jednego pliku, który ktoś przed wysłaniem przegląda.
Czy narzędzie z wysoką skutecznością wykrywania wystarczy do akt sprawy?
Wskaźnik opisuje średnią z wielu dokumentów. Nie wskazuje wartości pominiętych w konkretnym pliku, dlatego przy aktach potrzebny jest przegląd przez człowieka.
Czy promptShield działa bez internetu?
Aplikacja na komputer przetwarza dokumenty lokalnie. Pracę całkowicie bez połączenia z naszym serwerem umożliwia tryb dostępny w planie Pro.
Czy ta sama osoba ma ten sam kod we wszystkich dokumentach?
Ma go tylko w dokumentach z jednego folderu. Wyjątkiem jest kod dodany ręcznie w Ustawieniach, który działa wszędzie.