Bedrijven beschermen persoonsgegevens met vier strategieën: gegevens in kaart brengen, automatisch opsporen via een cloud-API, het zwartlakken uitbesteden of het zelf met de hand doen. Wie offertes vergelijkt, vergelijkt vaak antwoorden op verschillende vragen. Dit stuk zet de vier naast elkaar en laat zien waar promptShield past.
Vier vragen in één
In een vergadering klinkt het als één vraag: hoe beschermen wij persoonsgegevens? Wie doorvraagt, vindt er vier:
- Waar staan onze gegevens, en wie kan erbij?
- Hoe halen we persoonsgegevens uit miljoenen records zonder dat een mens meekijkt?
- Wie neemt het werk over als het ons te veel wordt?
- Hoe gaat dit ene stuk vanmiddag veilig de deur uit?
De verwarring in deze markt komt zelden door gebrek aan kennis. Ze ontstaat doordat hulpmiddelen voor de ene vraag worden beoordeeld met de maatstaf van een andere. Een governanceplatform dat slecht scoort op het zwartlakken van één contract, schiet niet tekort, want het is voor iets anders gekocht. Andersom geldt hetzelfde.
Strategie 1: weten waar de gegevens staan
Privacy- en governanceplatforms brengen in kaart welke systemen persoonsgegevens bevatten, wie er toegang toe heeft en hoe lang gegevens bewaard blijven. Ze helpen ook bij het register van verwerkingen uit artikel 30 AVG. Voor een organisatie met honderden applicaties is dat de basis. Zonder register kan een functionaris gegevensbescherming de Autoriteit Persoonsgegevens weinig laten zien.
Deze platforms werken op het niveau van systemen en gegevensverzamelingen. Een los document klaarmaken voor een externe lezer hoort meestal niet bij hun taak. Wie een inventaris nodig heeft, is met zo'n platform goed af.
Strategie 2: automatisch opsporen op grote schaal
Het bekendste voorbeeld is de dienst die Google nu Sensitive Data Protection noemt en die velen nog als Cloud DLP kennen. Google beschrijft de dienst als een manier om gevoelige gegevens te ontdekken, te classificeren en te de-identificeren, in opslag zoals databases en in gegevensstromen. Wie het zelf wil bouwen, vindt hetzelfde in open-sourcebibliotheken zoals Presidio.
Daar is de dienst voor bedoeld: een klantendatabase van acht miljoen rijen met ergens BSN's, of een logbestand waarin per ongeluk IBAN's staan. Bij acht miljoen rijen kijkt geen mens elke treffer na, en dat hoeft ook niet. De maatstaf is hoeveel er gemiddeld goed gaat. Wie stukken naar zo'n dienst stuurt, schakelt wel een verwerker in, en dan vraagt een Nederlandse jurist eerst naar de verwerkersovereenkomst.
Strategie 3: het werk uitbesteden
Een gespecialiseerde dienstverlener laat een team de stukken doorlopen en zwartlakken, vaak met eigen software en een tweede controleronde. Bij een grote overdracht van stukken in een geschil of een stapel Woo-verzoeken is dat soms de enige manier om een termijn te halen.
U krijgt een extra controle en mensen die u niet zelf hoeft aan te nemen. Uw stukken verlaten daarvoor wel het kantoor. Dan gelden de verwerkersovereenkomst uit artikel 28 AVG en, voor advocaten, notarissen en accountants, het beroepsgeheim. Wie het verschoningsrecht serieus neemt, wil weten wie er bij die leverancier meeleest.
Strategie 4: zelf, met de hand
Dit is de oudste strategie. Een advocaat-stagiaire opent het stuk in een pdf-programma en zet zwarte vlakken over alles wat weg moet. Het is goedkoop en direct, en de verantwoordelijkheid ligt bij degene die het stuk verstuurt.
De zwakke plekken zijn bekend. Een zwart vlak over tekst die in de tekstlaag blijft staan, is met kopiëren en plakken te omzeilen. En op pagina dertig ziet niemand meer dat dezelfde geboortedatum ook in een voetnoot op pagina twaalf staat.
Waar een percentage geen antwoord is
Stel dat een leverancier u een herkenningspercentage van 99,5% belooft. Dat is zijn cijfer, niet het onze. Voor een database is het een goed cijfer: van elke duizend BSN's blijven er vijf staan, en een tweede controle verderop in de keten vangt die op.
Pas hetzelfde percentage toe op één processtuk van twintig pagina's met veertig persoonsgegevens. Dan telt het gemiddelde weinig. Wat telt, is deze ene geboortedatum op pagina zeven.
Daar schieten de andere benaderingen tekort: bij documenten waarvoor iemand persoonlijk instaat. ‘Meestal goed’ is dan geen antwoord dat iemand aan een cliënt, een deken of een toezichthouder kan geven. De drie andere benaderingen zijn voor zulke stukken niet ontworpen. Waarom dat gat groter wordt zodra er AI in het spel is, leest u in een ander stuk.
Waar promptShield past
promptShield is gebouwd voor de vierde strategie, met technieken uit de tweede, en draait op de computer waar het stuk al staat. Bij Detecteren zoeken patronen eerst naar waarden met een vaste vorm, zoals een BSN. Daarna zoekt een model dat u per installatie instelt, naar namen, organisaties en adressen. Diepteanalyse, een taalmodel, staat standaard uit.
De uitkomsten worden samengevoegd, ontdubbeld, over pagina's doorgetrokken en op ruis gefilterd. Geen van die stappen vangt elk gegeven, en daarom zit er een mens tussen. Elke vondst wordt in Beoordelen nagekeken: een bestand met beschermde gebieden kunt u pas downloaden als die gebieden zijn geverifieerd.
Drukt u eerder op downloaden, dan ziet u wat nog openstaat, met een knop naar het beoordelingsvenster. Bij die verificatie worden de codes in het Coderegister vastgelegd.
Codes gelden per map. Mappen zien elkaars codes niet, en alleen een code die u met de hand vastzet, geldt in alle mappen. We hebben ooit in zeven talen beweerd dat een waarde in de hele Bibliotheek dezelfde code kreeg, en dat klopte niet. Decoderen gebeurt lokaal op uw eigen machine, zonder een dienst van ons.
Het label ‘100% offline’ hoort bij de desktoptoepassing. De gratis browserversie houdt het document op uw computer, maar verstuurt bij het opstarten een anonieme melding. Een volledig afgeschermde werkplek, zonder licentiecontrole en crashrapportage, vindt u in Pro.
De zelfgehoste API valt daar niet onder. Die controleert elke zes uur de licentie bij onze server, en de offline cache houdt het drie dagen vol. Wie voor de API kiest, kiest dus ook voor een externe afhankelijkheid.
Voor wie dit niet bedoeld is
Wie driehonderd systemen moet inventariseren, heeft aan promptShield niets en is bij een governanceplatform beter af. Wie miljoenen records in een gegevensstroom moet opschonen, heeft een cloud-API nodig, want een mens kan niet elke treffer nakijken. Wie over drie weken veertigduizend pagina's moet aanleveren zonder de mensen ervoor, besteedt het werk beter uit. Onze software maakt een beoordelaar sneller, maar vervangt hem niet.
Geen van de vier strategieën neemt de verantwoordelijkheid over, en wij doen dat ook niet. Wij geven de persoon die haar draagt een hulpmiddel dat het werk lichter maakt en bijhoudt wat is nagekeken.
De meeste organisaties hebben meer dan één strategie nodig. Een middelgroot kantoor kan een register bijhouden in een governanceplatform, een klantendatabase laten scannen door een cloud-API en de stukken die het met naam ondertekent zelf klaarmaken.
Veelgestelde vragen
Welke strategie voor gegevensbescherming heb ik nodig?
Begin bij wat u wilt beschermen. Systemen horen bij een governanceplatform, grote hoeveelheden gegevens bij een cloud-API en een grote eenmalige klus bij een uitbesteder. Stukken waarvoor iemand persoonlijk instaat, liggen bij die persoon, met of zonder promptShield.
Waarom zijn deze hulpmiddelen zo moeilijk te vergelijken?
Ze beantwoorden verschillende vragen en worden dus anders gemeten: op een percentage over miljoenen records, op doorlooptijd en prijs per pagina of op dekking van systemen. Die cijfers passen niet in één tabel.
Voor wie is promptShield niet bedoeld?
Voor wie een organisatiebrede inventaris zoekt, miljoenen records zonder menselijke controle wil opschonen of een grote lakklus volledig wil uitbesteden. Dat zeggen we liever vooraf dan na de aanschaf.