§ 203 StGB erlaubt es, Mandantengeheimnisse an einen Dienstleister zu geben, aber nur unter Bedingungen. Verlangt werden sorgfältige Auswahl, ein Vertrag in Textform, eine Verschwiegenheitsverpflichtung und die Beschränkung auf das Erforderliche. Ein privates Chatkonto erfüllt keine davon. Ob Ihre Kanzlei KI nutzt, ist längst entschieden. Offen ist, ob Sie belegen können, was dabei das Haus verlassen hat.
Alle diese Zahlen stammen aus Nordamerika. Weder die Bundesrechtsanwaltskammer noch eine deutsche Aufsichtsbehörde hat Vergleichbares veröffentlicht. Die Verbreitung lässt sich übertragen, die Pflichten folgen aus deutschem Recht. Die Umsatzzahlen zeigen zudem: Die Arbeit wurde schneller, die Abrechnung blieb gleich. Den Vorteil hatte der Mandant, das Risiko die Kanzlei.
Was § 203 StGB verlangt
Kanzleien sehen das Thema meist als Datenschutzfrage. Zuerst betrifft es aber das Strafrecht. Wer ein Geheimnis offenbart, das ihm als Rechtsanwalt anvertraut wurde, wird nach § 203 Abs. 1 StGB mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bestraft. Verfolgt wird die Tat nach § 205 StGB nur auf Antrag des Verletzten, also Ihres Mandanten.
Ob schon das Hochladen in ein fremdes Rechenzentrum ein Offenbaren ist, wird bis heute diskutiert. Verboten ist die Mitwirkung Dritter jedenfalls nicht. Seit 2017 erlauben § 203 Abs. 3 StGB und § 43e BRAO ausdrücklich, Dienstleister einzubinden, auch für die IT, unter den vier genannten Bedingungen.
Ein Verbraucherkonto erfüllt keine davon. Kein Vertrag verpflichtet den Anbieter Ihnen gegenüber zur Geheimhaltung, und eine dokumentierte Auswahl gibt es nicht. Begrenzt wird auch nichts, denn im Eingabefeld steht die ganze Akte.
Haftbar ist die Kanzlei, strafbar ist der Berufsträger persönlich. Die Berufshaftpflichtversicherung ersetzt Vermögensschäden, eine Geldstrafe zahlt sie nicht. Was „sicher“ für ein Dokument heißt, das an ein Modell geht, haben wir gesondert untersucht.
Auftragsverarbeitung und Rechenschaftspflicht
Wer personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten lässt, braucht nach Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Geschäftskundenverträge großer Anbieter enthalten einen, ein kostenloses Privatkonto nicht. Hinzu kommt das Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO. Bei Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelten zudem die Art. 44 ff. DSGVO.
Entscheidend ist Art. 5 Abs. 2 DSGVO: Geschuldet sind die Einhaltung und ihr Nachweis. Im Prüffall fragt die Aufsichtsbehörde des Landes nach Rechtsgrundlage, Vertrag, Verzeichnis und Protokoll. Fast jede Kanzlei hat eine Regel aufgestellt. Fast keine kann belegen, dass sie befolgt wurde.
Warum ein Verbot nicht hält
Der erste Reflex ist ein Verbot. Ohne schnelleren erlaubten Weg verlagert es die Nutzung aber nur auf das Privatgerät, wo sie niemand sieht. Eine Richtlinie, die einmal unterschrieben und dann abgelegt wurde, steht vor einer Aufsichtsbehörde sogar schlechter da als gar keine. Sie beweist, dass Ihnen das Risiko bekannt war.
Eine brauchbare Richtlinie passt auf eine Seite und beantwortet fünf Fragen:
- Welche Dienste sind erlaubt, mit welchem Konto und auf welcher Vertragsgrundlage?
- Welche Angaben werden vor dem Hochladen aus einer Datei entfernt? Etwa Namen, Anschriften, Aktenzeichen, Steuer-Identifikationsnummer, Personalausweisnummer und Kontoverbindungen.
- Welche namentlich benannte Person prüft das, bevor eine Datei das Haus verlässt?
- Wie wird die Prüfung festgehalten, damit sie in sechs Monaten noch belegbar ist?
- Was geschieht bei einem Verstoß, und wer erfährt davon?
Die Punkte zwei und drei entscheiden, ob der Rest je angewandt wird. Verlangt die Richtlinie Handarbeit, wird sie gebrochen, sobald eine Frist um Mitternacht abläuft.
Der geschützte Weg muss der schnellste sein
promptShield arbeitet mit ganzen Dateien. Die Bibliothek nimmt PDF-, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien auf, dazu reinen Text und Bilder. Werkzeuge, die eine Zeichenkette erwarten, helfen bei einer Akte wenig, wie wir an Entwicklerwerkzeugen gezeigt haben.
Die Funktion „Erkennen“ startet vier Stufen, die sich einzeln abschalten lassen. Muster finden Werte mit fester Form wie IBAN oder Steuer-Identifikationsnummer, Ihre eigenen Ausdrücke erfassen das Vokabular der Akte, etwa einen Projektnamen. Die Entitätserkennung findet Namen, Firmen und Anschriften, die optionale Tiefenanalyse hilft bei Randfällen. Gescannte Seiten und Bilder liest die Texterkennung beim Öffnen automatisch, ohne eigenen Schritt.
Für jeden Fund wählen Sie dann eine von zwei Aktionen.
| Entfernen | Kodieren | |
|---|---|---|
| Was passiert | Der Text ist endgültig weg. | Ein kurzer, umkehrbarer Code ersetzt den Wert. |
| Zuordnung zum Original | Keine. | Im Code-Register auf Ihrem Rechner. |
| Wann sinnvoll | Für alles, was die Kanzlei verlässt. | Wenn Sie die Antwort des Modells der Akte zuordnen müssen. |
Innerhalb eines Ordners erhält derselbe Wert jedes Mal denselben Code. Liegen Mietvertrag und Schriftwechsel im selben Ordner, erkennt das Modell dieselbe Partei, ohne ihren Namen zu kennen. Zwei Ordner vergeben für denselben Namen bewusst verschiedene Codes. Nur ein in den Einstellungen festgelegter Code gilt überall. Warum es auf diese Stabilität ankommt, erklären wir hier.
Vor dem Herunterladen steht standardmäßig eine Sperre: Eine geschützte Datei gibt es erst, wenn ein Mensch die Funde im Dialog „Überprüfen“ bestätigt hat. Wer vorher klickt, sieht, was noch offen ist, und gelangt direkt in die Prüfung. Abschalten lässt sich die Sperre in den Einstellungen.
Dekodieren nimmt eine Datei oder eingefügten Text und setzt die echten Werte lokal aus dem Code-Register ein. Das Register liegt auf Ihrem Rechner und ist bewusst unverschlüsselt, denn dort liegen ohnehin die unverschlüsselten Originalakten. Für die Zwischenablage gibt es den Zwischenablage-Schutz.
In der Grundeinstellung laufen Erkennen, Texterkennung und Schwärzen auf dem Rechner, auf dem die Datei liegt. Die Tiefenanalyse nutzt ab Werk ein lokales Modell, lässt sich aber auf einen externen Dienst umstellen, der dann Seitentext erhält. Unsere Server erhalten nur Daten zur Lizenzprüfung und Tätigkeitszahlen wie Seiten- und Fundzahlen mit Zeitstempel, nie Dokumentinhalte.
Den Nachweis führen
Das Prüfprotokoll hält fest, was wann geschehen ist. Der Konformitätsmonitor listet jeden Platz mit ausgegebenen Dokumenten, verarbeiteten Seiten, erkannten, kodierten und entfernten Werten sowie der letzten Aktivität. Gemessen an einem Schwellenwert, den der Kanzleiinhaber festlegt, zählt er, wie viele Plätze die Richtlinie erfüllen und wie viele nicht. Daraus erstellt er einen Konformitätsbericht, wie ihn Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt.
Die Lizenzverwaltung im Browser weist Lizenzen E-Mail-Adressen zu und kennzeichnet sie nach Team, Mandatstyp oder Kostenstelle, passend zur Abrechnung. Wird eine Lizenz entzogen, ist das Gerät ab der nächsten Online-Prüfung nicht mehr lizenziert. Ein bezahlter Tarif enthält zwei persönliche Geräteplätze, die Testphase einen.
Prüfprotokoll und Konformitätsmonitor öffnet nur der Kontoinhaber, kein Lizenznehmer. Die Mitarbeiter bekommen eine Anwendung, die Dokumente schützt, keine Konsole zur gegenseitigen Beobachtung. Das ist wichtig: Die Hamburger Aufsichtsbehörde verhängte 2020 gegen H&M rund 35,3 Mio. € wegen der Ausforschung eigener Beschäftigter. Das war damals die höchste deutsche DSGVO-Geldbuße.
Eine Einschränkung gibt es allerdings. Der Monitor zeigt nur Tätigkeit, die durch promptShield gelaufen ist, und sieht nicht, ob jemand ein Dokument außerhalb des Programms bearbeitet hat. Ein offline freigeschaltetes Gerät wird markiert, weil sich seine Tätigkeit nicht prüfen lässt. Ein Nachweis, der mehr behauptet, als er trägt, hält der ersten Rückfrage einer Behörde nicht stand.
Häufige Fragen
Darf ich Mandantendaten in ChatGPT eingeben?
In ein Verbraucherkonto nicht: Es fehlen der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 3 StGB und oft die Grundlage für eine Drittlandübermittlung. Ein Geschäftskundenvertrag verbessert die datenschutzrechtliche Lage, die berufsrechtliche Prüfung bleibt Ihre Aufgabe. Steht kein Geheimnis und kein Personenbezug mehr im Dokument, stellen sich diese Fragen nicht, auch die nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Braucht eine kleine Kanzlei eine KI-Richtlinie?
Ja, die Pflicht hängt nicht an der Kopfzahl. Art. 5 Abs. 2 DSGVO gilt für sieben wie für siebenhundert Personen, und § 203 StGB trifft die einzelne Person. Eine Seite, die die fünf Fragen oben beantwortet, genügt.
Welcher Tarif passt zu einer Kanzlei mit zehn Personen?
Basic ist die Desktop-Anwendung ohne Verwaltungsebene und passt für einen einzelnen Berufsträger. Für mehrere Plätze ist Pro richtig, denn dort liegen Lizenzverwaltung, Prüfprotokoll und Konformitätsmonitor. Bei zehn Personen brauchen Sie genau diesen Nachweis.
Die Nutzung ist entschieden, die Steuerung nicht. Ein fehlender Nachweis fällt erst auf, wenn jemand danach fragt, und dann lässt er sich nicht mehr herstellen. Legen Sie diese Woche die eine Seite fest, machen Sie den geschützten Weg zum schnellsten und lassen Sie das Protokoll festhalten, dass er genommen wurde.
Dieser Text ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.