Innerhalb eines Ordners erhält derselbe Wert in promptShield bei jedem Durchlauf denselben Code. In einem anderen Ordner bekommt er bewusst einen anderen. Wer eine Akte in mehreren Runden mit einer KI bearbeitet, sollte diese Grenze kennen.
Warum ein Code gleich bleiben muss
In einem Zivilprozess heißt die erste Anlage der Klägerseite K 1, vom ersten Schriftsatz bis zum Urteil. Würde man neu nummerieren, verlören Gericht und Gegenseite den Überblick. Dieselbe Ordnung braucht, wer anonymisierte Unterlagen in mehreren Runden einem Sprachmodell vorlegt.
Ein Beispiel aus dem Mietrecht: Sie lassen in Mietvertrag, Kündigung und Kontoauszug die Namen ersetzen und bitten um eine Chronologie. Am nächsten Tag kommt ein Schreiben hinzu, und das Werkzeug vergibt neue Bezeichnungen. Für das Modell sind es nun zwei Personen: eine hat unterschrieben, einer anderen wurde gekündigt.
Der Fehler fällt nicht auf, denn die Chronologie liest sich flüssig. Wer ihn bemerkt, gleicht von Hand ab oder gibt dem Modell beim nächsten Mal die echten Namen. Der zweite Weg ist kürzer und bringt Mandatsgeheimnisse in fremde Rechenzentren. § 203 StGB bindet Anwälte, Steuerberater und Ärzte unabhängig von jeder datenschutzrechtlichen Bewertung.
Das Modell erkennt eine Person in anonymisierten Unterlagen nur an ihrer Bezeichnung. Wechselt diese bei jedem Durchlauf, verschwindet auch der Zusammenhang, den das Modell sehen soll. Prüfen lässt sich das mit vier Dateien und zwei Ordnern.
Ein Code gilt nur in seinem Ordner
Legen Sie in der Bibliothek zwei Dateien eines Mandats in einen Ordner und zwei weitere mit demselben Namen in einen zweiten. Führen Sie für alle vier „Erkennen“ aus und kodieren Sie die Funde. Innerhalb jedes Ordners trägt der Name denselben Code, zwischen den Ordnern unterscheiden sich die Codes.
Das ist Absicht. Jeder Ordner vergibt eigene Codes, und in einem zweiten Ordner wird der Code desselben Werts neu ausgelost. Ein Code für die ganze Bibliothek würde verraten, dass dieselbe Person in zwei Mandaten vorkommt. Schon diese Verbindung kann ein Geheimnis sein.
Was das Modell als zusammengehörig behandeln soll, gehört deshalb vor dem Kodieren in denselben Ordner. Liegt der Nachtrag zum Mietvertrag in einem anderen Ordner, bekommt die Mieterin dort einen anderen Code. Mehr dazu steht in unserem Beitrag über umkehrbare Schwärzung.
Eine Ausnahme ist gewollt. Einen Code, den Sie in den Einstellungen von Hand festlegen, verwendet promptShield in jedem Ordner, etwa für den Namen der eigenen Kanzlei.
Auf unserer Website stand früher in sieben Sprachen, ein Code bleibe stets derselbe, als gelte er für die ganze Bibliothek. Der Satz war falsch und verschwieg die Regel, auf die es ankommt.
Wie ein Code aufgebaut ist
Ein Code besteht aus einer öffnenden Klammer, einem Typbuchstaben, Füllzeichen und einer schließenden Klammer. P steht für Person, A für Anschrift, O für Organisation, D für Datum, T für Telefonnummer und B für IBAN. Am ersten Zeichen erkennt das Modell also die Art des Werts, ohne den Wert zu erfahren.
Die Länge richtet sich nach dem ersetzten Text und beträgt mindestens sechs Zeichen. Hat das Original mehr als zehn Zeichen, ist der Code drei Zeichen kürzer. Jedes Füllzeichen ist etwa so breit wie das ersetzte Zeichen, sodass Tabellen und Briefköpfe ihr Bild behalten.
Eine Form wie [P0ABCD] zeigt nur den Aufbau, ein Format mit fester Zeichenzahl gibt es nicht. Die kostenlose Browser-Anwendung erzeugt Codes nach demselben Verfahren, mit einem eigenen Schlüssel des Browsers.
Wo die Zuordnung liegt
Art. 4 Nr. 5 DSGVO beschreibt Pseudonymisierung: Ohne zusätzliche Informationen lassen sich die Daten keiner Person mehr zuordnen. Diese Informationen müssen gesondert aufbewahrt und geschützt werden. Bei promptShield ist dies das Code-Register, eine lokale Datei auf dem Rechner, der die Codes vergeben hat.
Das Register ist bewusst nicht verschlüsselt. Wer an die Datei herankommt, hat Zugriff auf dasselbe Dateisystem wie die unverschlüsselten Originalakten. Geschützt wird es daher wie Ihre Akten: durch die Anmeldung am Gerät, die Absicherung des Geräts und klare Regeln für Backups.
Läge die Zuordnung bei einem Cloud-Anbieter, bräuchten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Als Kanzlei kämen die Vorkehrungen nach § 203 Abs. 3 StGB und § 43e BRAO hinzu. Für ein Register auf dem eigenen Rechner stellt sich diese Frage nicht, weil niemand die Zuordnung in Ihrem Auftrag verwahrt.
Den Rechner verlässt die Zuordnung nur über einen Export. Er ist eine Klartextdatei, die jeden Code neben sein Original stellt. Wer ihn mit einem kodierten Dokument weitergibt, hebt die Pseudonymisierung vollständig auf. Die Anwendung kennzeichnet ihn deshalb als sensibel.
Was Codes nicht leisten
Ein Code setzt voraus, dass der Wert erkannt wurde. Kein lokales Modell findet jeden Namen und jede Kennung, und ein übersehener Name steht im Klartext. Deshalb lässt sich eine geschützte Datei erst herunterladen, wenn jemand die Funde im Dialog „Überprüfen“ bestätigt hat.
Häufige Fragen
Bleibt der Code über mehrere Dateien gleich?
Ja, solange die Dateien im selben Ordner liegen. In einem zweiten Ordner bekommt derselbe Name bewusst einen anderen Code, außer Sie haben ihn in den Einstellungen von Hand festgelegt.
Wo liegt die Zuordnung?
Im Code-Register auf dem Rechner, der die Codes vergeben hat, und dort findet auch das Dekodieren statt. Das Register ist eine lokale, bewusst unverschlüsselte Datei.
Ist ein kodiertes Dokument im Sinne der DSGVO anonym?
Für die Kanzlei mit dem Register nicht. Es ist pseudonymisiert und bleibt personenbezogen. Für einen Empfänger ohne Register hängt es davon ab, ob ihn der übrige Text zur Person führt. Wo Sie nie dekodieren müssen, ist Entfernen die vorsichtigere Wahl.
Der Beitrag beschreibt die Rechtslage allgemein und ist keine Rechtsberatung für Ihren konkreten Fall.