Een AI-beleid op papier beschermt een advocatenkantoor pas als u kunt aantonen dat het werd gevolgd. Artikel 5 lid 2 AVG vraagt naar dat bewijs, en een cliënt, deken of de Autoriteit Persoonsgegevens vraagt er achteraf naar. Een verbod levert dat bewijs niet op. Een beschermde route die sneller is dan kopiëren en plakken en vastlegt wie hem gebruikte, levert het wel op.
Deze cijfers zijn Noord-Amerikaans en komen niet van de Autoriteit Persoonsgegevens of de Nederlandse orde van advocaten. Het gedrag is overal hetzelfde. De plichten staan hier in de Advocatenwet, de AVG en de Uitvoeringswet AVG.
Geheimhouding en verschoningsrecht
De geheimhoudingsplicht uit de Advocatenwet geldt voor u en voor ieder die onder uw verantwoordelijkheid werkt: de stagiaire, de secretaresse, de externe boekhouder. Het verschoningsrecht rust op die vertrouwelijkheid. Het bestaat voor de cliënt, zodat iedereen vrij met een advocaat kan praten.
Wie een cliëntdossier in een publiek chatvenster plakt, legt het bij een derde neer, onder voorwaarden waarover het kantoor niet heeft onderhandeld. Of dat het verschoningsrecht aantast, beslist een rechter. Clio vond dat kleine kantoren vooral hulpmiddelen voor consumenten gebruiken en geen juridische software. Wat ‘veilig’ dan moet betekenen, werken we apart uit.
Een regel is geen bewijs
Artikel 5 lid 2 AVG vraagt of u naleving kunt aantonen. Bijna elk kantoor heeft een regel, of schrijft er snel een. Bijna geen kantoor kan bewijzen dat iemand zich eraan hield. Het cijfer van 9% meet dat verschil.
De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft. In de toeslagenaffaire kreeg de Belastingdienst € 2,75 miljoen boete wegens discriminerende verwerking. De FSV-zaak leverde een Nederlandse recordboete op van € 3,7 miljoen. Het ging om overheidsorganisaties, maar ook daar toetste de toezichthouder de administratie.
Een dossier dat zonder grondslag bij een derde belandt, is mogelijk een datalek. U hebt dan 72 uur om te beoordelen of u moet melden. Zonder vastlegging weet u niet wat erin stond en wie het verstuurde.
Waarom een verbod niet werkt
De eerste reflex is een verbod. Het kost niets en het staat goed in een vragenlijst van een cliënt. Maar driekwart gebruikt AI al. Een verbod maakt dat gebruik alleen onzichtbaar, en onzichtbaar gebruik kunt u nooit aantonen.
Bij kleine kantoren werd het werk sneller, maar uurtarief en factuur bleven gelijk. De winst ging naar de cliënt en het risico bleef bij het kantoor. Het is dus een aansprakelijkheidsvraag en geen softwarevraag.
Beleid dat werkt, maakt de beschermde route sneller dan kopiëren en plakken en legt vast wie hem gebruikte. Zulk beleid past op één A4, met vijf punten:
- welke gegevens nooit naar een extern model gaan: namen van cliënten, BSN, KvK-nummer, rekeningnummers, medische gegevens;
- welke route wel mag, met de naam van het hulpmiddel;
- welke instellingen vastliggen en door niemand op eigen gezag worden gewijzigd;
- wie een stuk nakijkt voordat het het kantoor verlaat, en dat dit een mens is;
- waar het spoor wordt vastgelegd en wie het leest.
Punt vijf ontbreekt in bijna elk kantoorbeleid. Toch levert alleen dat punt het bewijs op dat de AVG vraagt.
De beschermde route in promptShield
promptShield draait op de computer waar het bestand al staat en werkt met hele bestanden (waarom dat ertoe doet). De Bibliotheek kan pdf-, Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden aan, en ook platte tekst en afbeeldingen.
Detecteren werkt in vier lagen die u elk apart aan- of uitzet, en één keer Detecteren zet ze alle vier in. Patronen vinden waarden met een vaste vorm, zoals een BSN of IBAN. Uitdrukkingen zijn de woorden die alleen in uw dossier voorkomen. Entiteiten vinden namen, werkgevers en adressen, en Diepteanalyse is er voor randgevallen.
Tekstherkenning start vanzelf bij een dunne tekstlaag en bij afbeeldingen. Daarna kiest u per vondst. Zwartlakken verwijdert de tekst onomkeerbaar en past bij alles wat het kantoor verlaat. Coderen vervangt de waarde door een korte code en bewaart de koppeling in het Coderegister op uw computer.
Dat register is bewust niet versleuteld, omdat de brondocumenten daar ook onversleuteld staan. Decoderen zet de echte waarden lokaal terug in het antwoord van het model, in een bestand of in geplakte tekst. Klembordbeveiliging codeert ook wat u kopieert, want een dossier gaat meestal via het klembord een chatvenster in.
Codes gelden per map: binnen één map krijgt dezelfde waarde steeds dezelfde code. Zo ziet het model dat de partij in de huurovereenkomst ook die in de correspondentie is (waarom dat nodig is). Een andere map krijgt bewust andere codes, dus richt uw mappen per zaak in. Alleen een code die u in Instellingen zelf vastzet, geldt in elke map.
Standaard kunt u een beschermd bestand pas downloaden als een mens de vondsten in Beoordelen heeft nagekeken. Drukt u eerder op downloaden, dan ziet u wat nog openstaat en kunt u meteen naar de controle. Die drempel kan in Instellingen uit, dus leg in uw beleid vast dat hij aan blijft.
Wie wat ziet
In het dashboard koppelt u een licentie aan een e-mailadres en geeft u licenties een label per team, zaaksoort of kostenplaats. Zo sluit een export aan op uw declaraties. Trekt u een licentie in, dan is die computer bij de volgende online controle niet meer gelicentieerd. Een betaald abonnement geeft elke persoon twee apparaten, zodat een vaste computer en een laptop niet dubbel kosten.
Het Auditlogboek en de Nalevingsmonitor zijn alleen voor de eigenaar van het account. Wie een licentie heeft, kan ze niet openen. Medewerkers krijgen een programma dat stukken beschermt, en geen scherm om elkaar te volgen.
De Nalevingsmonitor toont per licentie de geëxporteerde stukken, de verwerkte pagina's, de gevonden, gecodeerde en gezwartlakte waarden en de laatste activiteit. Met een drempel die u zelf kiest, telt hij hoeveel licenties aan het beleid voldoen en hoeveel niet. Hij levert een nalevingsrapport op voor een cliënt, verzekeraar of deken.
De monitor toont alleen wat door promptShield is gegaan. Hij ziet niet of iemand buiten het hulpmiddel om een gevoelig stuk heeft behandeld. Een computer die offline is geactiveerd, wordt gemarkeerd, omdat zijn activiteit niet te controleren is. Wie die grens kent, kan de rest van het rapport vertrouwen.
Het beleid schrijft u in een middag; voor het bewijs moet u zorgen dat de beschermde route de snelste is.
Vragen die kantoorhouders stellen
Mag ik cliëntgegevens in ChatGPT invoeren?
Niet zoals ze in het dossier staan. De Advocatenwet verbiedt AI niet, maar de geheimhoudingsplicht geldt volledig en de AVG vraagt een grondslag en een doel. Zonder naam, BSN, KvK-nummer en bedragen gaan er geen persoonsgegevens meer mee, en dat kunt u tegenover een cliënt verdedigen.
Heeft een klein advocatenkantoor AI-beleid nodig?
Ja, en de aanleiding is meestal de vragenlijst van een cliënt of verzekeraar. Daarop is ‘wij gebruiken het niet’ het slechtste antwoord. Bij driekwart van de kantoren klopt het niet, en het is snel te weerleggen.
Verlaten de documenten het kantoor?
In de standaardinstelling niet: detecteren, tekstherkenning en zwartlakken gebeuren op de computer zelf. Wie Diepteanalyse door een externe dienst laat uitvoeren, stuurt paginatekst naar die dienst. Onze servers ontvangen alleen licentiecontroles en tellingen, zoals aantallen pagina's en tijdstippen, en nooit inhoud of bestandsnamen.
Welk abonnement past bij een kantoor van tien personen?
Daarbij past Pro. Basic is de toepassing zonder beheerlaag en volstaat voor één advocaat met eigen stukken. Bij tien mensen hebt u het licentiebeheer, het Auditlogboek en de Nalevingsmonitor nodig, zodat u kunt aantonen wat er is gebeurd.