De vraag komt nooit vooraf. Die komt achteraf: van een cliënt die wil weten wie zijn overnamedossier heeft gezien, van een deken die naar uw kantoorbeleid vraagt, of van de Autoriteit Persoonsgegevens na een melding. Op dat moment helpt het u niet dat u AI-gebruik nooit hebt toegestaan. Wat u helpt, is dat u kunt laten zien wat er met dat dossier is gebeurd.
Bij kantoren van vijf tot vijftien mensen is AI nooit een besluit geweest. Er is geen notitie aan voorafgegaan, geen partnervergadering, geen aanbesteding. Iemand had een conceptovereenkomst van veertig pagina's en een deadline, en het werkte. Die discussie is voorbij. Wat achterblijft, is het beheer.
Twee Nederlandse hefbomen maken dat achterblijven hier duurder dan elders: de geheimhoudingsplicht uit de Advocatenwet, die niet alleen op u rust maar op ieder die onder uw verantwoordelijkheid werkt, en het verschoningsrecht, dat op diezelfde vertrouwelijkheid rust. Daar komt de verantwoordingsplicht uit de AVG bij.
Deze cijfers zijn Noord-Amerikaans. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft ze niet gepubliceerd en de Nederlandse orde van advocaten evenmin. Het gedrag reist wel: een advocaat in Rotterdam doet met een deadline hetzelfde als een in Chicago. De verplichtingen reizen niet. Die staan in de Advocatenwet, de AVG en de Uitvoeringswet AVG.
Het verschoningsrecht is er voor de cliënt, niet voor u
In kantoorgesprekken geldt het verschoningsrecht als een voorrecht van de advocaat. Dat is het niet. Het bestaat zodat iedereen vrij met een advocaat kan praten, en het rust op één voorwaarde: dat wat de cliënt u toevertrouwt vertrouwelijk blijft. De geheimhoudingsplicht is de plicht; het verschoningsrecht is wat die plicht tegenover de rechter houdbaar maakt.
Wie een cliëntdossier in een publiek chatvenster plakt, stelt die voorwaarde zelf ter discussie. Het stuk ligt dan bij een derde, onder voorwaarden die het kantoor niet heeft onderhandeld en zelden heeft gelezen. Of dat het verschoningsrecht doorbreekt, beslist een rechter en geen blogbericht. U wilt die vraag alleen niet gesteld krijgen door de advocaat van de wederpartij.
De plicht strekt zich bovendien uit tot de advocaat-stagiaire, de secretaresse en de externe boekhouder. Clio vond dat kleine kantoren vooral naar consumenten-assistenten grijpen en niet naar juridische software, en daar zit het gat. Wat ‘veilig’ moet betekenen voor een stuk dat naar een model gaat, hebben we apart uitgewerkt.
De bewijskloof
Artikel 5 lid 2 AVG vraagt niet of u een regel hebt. Het vraagt of u naleving kunt aantonen. Daar vallen kantoren om: de regel bestaat, het bewijs niet. Noem het de bewijskloof: de afstand tussen de regel die u hebt opgeschreven en het bewijs dat iemand zich eraan hield. Vrijwel elk kantoor heeft het eerste, bijna geen enkel het tweede. Die 9% hierboven is de bewijskloof in één getal.
De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft, en dat is hier geen theorie. De toeslagenaffaire kostte de Belastingdienst 2,75 miljoen euro wegens discriminerende verwerking; in de FSV-zaak ging het om 3,7 miljoen euro, een Nederlands record. Dat zijn overheidsorganisaties, geen advocatenkantoren. Het patroon telt: de toezichthouder keek niet naar de bedoeling maar naar de administratie.
Dan de meldplicht datalekken. Een cliëntdossier dat zonder grondslag bij een derde terechtkomt is een mogelijk datalek, en u hebt 72 uur om te beoordelen of het gemeld moet worden. Daarvoor moet u weten wat erin stond en wie het verstuurde. Zonder vastlegging kunt u niet melden, en ook niet onderbouwd zwijgen.
Een verbod is het goedkoopste beleid en het duurste risico
De eerste reflex is een verbod, en daar valt iets voor te zeggen: het kost niets en het leest goed in een cliëntvragenlijst. Alleen werkt het niet, en de reden is niet dat mensen onwillig zijn. Driekwart gebruikt het al. Een verbod maakt van dat gebruik geen ander gebruik; het maakt er onzichtbaar gebruik van. En onzichtbaar gebruik kunt u nooit aantonen.
Kijk ook naar de tweede helft van dat omzetcijfer. Grote kantoren zetten AI om in groei; bij kleine kantoren blijft het onder een derde. Het werk werd sneller, het uurtarief niet lager en de factuur niet hoger. De winst ging naar de cliënt, het risico bleef op het kantoor liggen. Dat is geen softwarevraag, maar een aansprakelijkheidsvraag.
Beleid dat werkt, verlegt daarom de route in plaats van het hulpmiddel te verbieden. De beschermde manier om een dossier aan een model voor te leggen moet sneller zijn dan de onbeschermde, en er moet een spoor achterblijven dat iemand die route nam. Zo lang kopiëren-en-plakken de kortste weg is, wint kopiëren-en-plakken. Niet uit onwil, maar uit tijdsdruk.
Zulk beleid past op één A4. Vijf dingen horen erin:
- welke gegevens een extern model nooit te zien krijgen: namen van cliënten, BSN, KvK-nummer, rekeningnummers, medische gegevens;
- welke route wel is toegestaan, met de naam van het hulpmiddel erin, zodat niemand hoeft te raden wat ‘beschermd’ betekent;
- welke instellingen vastliggen en door niemand op eigen gezag worden omgezet;
- wie het nakijkt voordat een stuk het kantoor verlaat, en dat dit een mens is;
- waar het spoor wordt vastgelegd en wie dat spoor leest.
Punt vijf ontbreekt in bijna elk kantoorbeleid, en alleen punt vijf dicht de bewijskloof.
Wat de beschermde route in de praktijk is
promptShield draait op de computer waar het bestand al staat. U voegt stukken toe aan de Bibliotheek: vijftien formaten, van pdf en Word tot Excel, PowerPoint, platte tekst en afbeeldingen. Er is ook een knop om een map te uploaden; die kijkt één niveau diep en werkt alleen op de computer. Gereedschap dat een tekenreeks verwacht in plaats van een bestand laat juist de mensen zitten die dossiers beheren.
Detecteren werkt in vier lagen, en één keer Detecteren stuurt ze alle vier. Patronen vinden waarden met een vaste vorm: een BSN, een KvK-nummer, een IBAN. Onder Uitdrukkingen zet u het vocabulaire dat alleen in uw dossier bestaat. Entiteiten vinden waarden zonder vaste vorm: namen, werkgevers, adressen. Diepe analyse is de vierde, voor randgevallen. Elke laag zet u los aan en uit. Tekstherkenning start u niet apart: die gaat aan bij een te dunne tekstlaag, en altijd bij afbeeldingen.
Daarna kiest u per vondst. Zwartlakken verwijdert de tekst onomkeerbaar en is de juiste keuze voor alles wat het kantoor verlaat. Coderen vervangt de waarde door een korte code en bewaart de koppeling in het Coderegister op uw eigen machine. Met Decoderen zet u het antwoord van het model lokaal terug, op een bestand of op geplakte tekst. Klembordbeveiliging past dezelfde codes toe op tekst die u kopieert, want een dossier gaat zelden als bestand een chatvenster in. Het gaat via het klembord.
Eén detail moet u kennen voordat u het beleid opschrijft: codes gelden per map. Binnen één map houdt dezelfde waarde steeds dezelfde code, en dat houdt een gecodeerd dossier leesbaar als één zaak: het model kan volgen dat de partij in de huurovereenkomst de partij in de correspondentie is. Over mapgrenzen heen gebeurt bewust het omgekeerde. De map is dus het dossier: richt uw mappen in naar zaak en niet naar documentsoort. Alleen een code die u in Instellingen met de hand vastzet, geldt overal. Waarom die stabiliteit niet optioneel is, staat elders uitgelegd.
Het Coderegister zelf is niet versleuteld, en dat is een keuze: u hebt de onversleutelde brondocumenten al op diezelfde schijf staan.
Dan de stap die een kantoor eigenlijk koopt: standaard kunt u een beschermd bestand niet downloaden voordat een mens de vondsten in Beoordelen heeft nagekeken. Drukt u toch op downloaden, dan krijgt u te zien wat er nog openstaat, met een route naar dat venster. Die drempel kan in Instellingen uit, en dat is de eerste regel die in uw beleid thuishoort: hij blijft aan.
Detecteren, tekstherkenning en zwartlakken gebeuren op de machine zelf, en het Coderegister staat daar ook. Eén uitzondering hoort u te kennen: Diepe analyse werkt standaard met een lokaal model, maar kent een stand waarin u hem op een externe dienst richt, en dan gaat paginatekst wél de deur uit. Die stand staat uit, dus hoort hij bij punt drie van uw A4.
Wie wat ziet, en wat niemand ziet
Beheer hoort bij de kantoorhouder. In het dashboard in de browser koppelt u een licentie aan een e-mailadres en labelt u licenties op team, zaaksoort of kostenplaats, zodat een export aansluit op hoe het kantoor declareert. Trekt u een licentie in, dan is die computer bij de volgende controle online niet langer gelicentieerd. Dat is geen knop die een apparaat op afstand uitzet, en zo moet u het ook niet uitleggen. Op een betaald abonnement horen twee persoonlijke apparaten, dus wie een vaste computer en een laptop gebruikt, betaalt niet twee keer.
Wie een licentie heeft, kan het Auditlogboek en de Nalevingsmonitor niet openen; die twee horen bij de eigenaar van het account. Het dashboard staat open voor iedere ingelogde gebruiker met een bevestigd adres; de scheiding zit op die twee schermen. Medewerkers krijgen een programma dat stukken beschermt en geen console om elkaar in de gaten te houden.
De Nalevingsmonitor zet per licentie op een rij hoeveel stukken zijn geëxporteerd, hoeveel pagina's verwerkt, hoeveel waarden gevonden, gecodeerd en gezwartlakt, en wanneer de licentie het laatst actief was. Hij telt ze op in nalevend tegenover beleidsgaten, op een drempel die u zelf zet, en levert een nalevingsrapport op. Dat rapport geeft u aan een cliënt, een verzekeraar of een deken.
Hier hoort de beperking bij, en die weegt zwaarder dan de belofte. De Nalevingsmonitor laat alleen zien wat door promptShield is gegaan. Hij kan u niet vertellen of iemand buiten het hulpmiddel om een gevoelig stuk heeft behandeld, en een machine die offline is geactiveerd wordt juist gemarkeerd omdat zijn activiteit niet te verifiëren valt. Een kantoorhouder die dat vooraf weet, kan het rapport vertrouwen.
Het beleid opschrijven kost een middag. Het bewijs dat iemand het volgde, kost een keuze over welke route de snelste is. Alleen het tweede houdt stand als de vraag achteraf komt, en achteraf komt die vraag altijd.
Vragen die kantoorhouders stellen
Mag ik cliëntgegevens in ChatGPT invoeren?
Niet zoals ze in het dossier staan. De Advocatenwet kent geen algemeen verbod op AI, maar de geheimhoudingsplicht geldt onverkort en de AVG vraagt een grondslag en een doel. Zijn de naam, het BSN, het KvK-nummer en de bedragen eruit, dan gaat er geen persoonsgegeven meer de deur uit. Dat is de enige versie van ‘ja’ die u tegenover een cliënt kunt verdedigen.
Heeft een klein advocatenkantoor echt AI-beleid nodig?
Ja. De aanleiding is zelden een boete; het is de cliëntvragenlijst. Grote opdrachtgevers en verzekeraars vragen er inmiddels naar, en daarop is ‘wij gebruiken het niet’ het slechtste antwoord: het is in driekwart van de kantoren onjuist en binnen tien minuten te weerleggen.
Verlaten de documenten het kantoor?
In de standaardinstelling niet. Detecteren, tekstherkenning en zwartlakken gebeuren op de machine zelf, en het Coderegister blijft daar ook. Zet iemand Diepe analyse op een externe dienst, dan gaat paginatekst naar die dienst; die stand staat uit. Wat onze servers bereikt is altijd hetzelfde: licentiecontrole en tellingen. Pagina's, aantallen en tijdstippen, nooit de inhoud en niet de bestandsnaam.
Welk abonnement past bij een kantoor van tien personen?
Pro. Basic is de toepassing zelf, zonder de beheerlaag, en dat is prima voor één advocaat die zijn eigen stukken bewerkt. Bij tien mensen hebt u de laag eromheen nodig: het licentiebeheer, het Auditlogboek en de Nalevingsmonitor. Tien mensen hebben niet meer software nodig. Ze hebben een kantoorhouder nodig die kan aantonen wat er is gebeurd, en bij één gebruiker bent u dat bewijs zelf.